Wenn Sie die Komponente Reisemanagement einsetzen, können Sie im Reisemanagement die Reisen mit einer Haushaltsmanagement-Kontierung erfaßen, und so die Reisekosten der Mitarbeiter in das Haushaltsmanagement integrieren.

Die Zuordnung der Reisekosten kann hierbei entsprechend der im Reisemanagement zur Verfügung gestellten Zuordnungsvorgaben für die Gesamtreise, für Belege, für Ziele und nach Kilometeraufteilung erfolgen.

Im Haushaltsmanagement werden durch die im Reisemanagement erfaßten Reisen Obligobelege erzeugt, die Sie sich im Informationssystem (Werttyp "52") anzeigen lassen können. Die Fortschreibung erfolgt hierbei immer mit den Nettobeträgen.

Die Fortschreibungssteuerung ist davon abhängig, welche Komponenten Sie neben dem Reisemanagement integriert mit dem Haushaltsmanagement einsetzen. Insbesondere die Einstellungen für das Controlling und die Lohn- und Gehaltsabrechnung bestimmen hier, wie die Kontierungen für das Haushaltsmanagement mitgegeben werden oder abgeleitet werden. Sie bestimmen, welchen Verantwortungsbereichen (Finanzstellen) im Haushaltsmanagement die Kosten zuzuordnen sind.

Eine wesentliche Rolle spielt hier das Integrationsdatum für die Komponente HR (Human Ressources), das Sie im Customizing des Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung im Arbeitsschritt Beginn für Integration HR (ohne Personalobligo Szenario 2) festlegen müssen, wenn Sie die Personalkosten (Lohn- und Gehaltskosten) in das Haushaltsmanagement integrieren wollen. Ab diesem Datum müssen Sie in den Personalstammsätzen für den Infotyp 0001, eine Finanzstelle und ggf. einen Fonds hinterlegen. Eine Ableitung der HHM-Kontierung aus der CO-Kontierung kann bspw. in diesem Fall nicht erfolgen.

Es sind also unterschiedliche Szenarien möglich, deren Voraussetzungen im folgenden beschrieben werden.

Um die Reisen manuell kontieren zu können, müssen Sie dafür sorgen, daß die Felder Finanzposition, Finanzstelle und Fonds beim Erfassen der Reisedaten eingabebereit sein. Die hierfür notwendigen Einstellungen nehmen Sie im Customizing der Personalwirtschaft folgendermaßen vor:

• Wollen Sie die HHM-Kontierung bei der Kostenaufteilung der Gesamtreise erfassen, wählen Sie Kontierungsobjekte: Kostenzuordnungsvorgabe der Gesamtreise.
• Wollen Sie die HHM-Kontierung bei der Kostenaufteilung eines Beleges, wählen Sie Kontierungsobjekte: Kostenzuordnungsvorgabe eines Beleges.
• Wollen Sie die HHM-Kontierung bei der Kostenaufteilung der Zwischenziele erfassen, wählen Sie Kontierungsobjekte: Kostenzuordnungsvorgabe eines Zieles
• Wollen Sie die HHM-Kontierung bei der Kostenaufteilung nach Kilometern erfassen, wählen Sie Kontierungsobjekte: Kostenzuordnungsvorgabe einer km-Aufteilung.

Geben Sie für die relevanten Kontierungsblöcke jeweils folgende Variablennamen ein:

Wenn die HHM-Kontierungslemente automatisch aus der CO-Kontierung abgeleitet werden soll, müssen:

Um die Reisen manuell kontieren zu können, müssen Sie den Feldstatus wie oben beschrieben pflegen.

Falls Sie die Reisekosten für einen Mitarbeiter manuell nicht vollständig verteilen, werden die Reisekosten entsprechend der reiseübergreifenden Kostenzuordnungsvorgabe, der sogenannten Reisekostenzuordnungsvorschrift, verteilt.

Die Zuordnung der Reisekosten erfolgt entsprechend der Funktionen des Reisemanagements. Hierbei müssen Sie jedoch folgendes beachten:

• Vorschüsse werden im Haushaltsmanagement nicht berücksichtigt, ebenso keine Daten, die Sie über die Schnellerfassung erfassen.
• Beantragte Reisen werden nur statistisch fortgeschrieben.
• Solange sich die Reisedaten im Status "Reiseantrag" befinden, werden die Daten im Standardsystem nur statistisch fortgeschrieben. Erst bei der Genehmigung erfolgt eine Prüfung durch die aktive Verfügbarkeitskontrolle.

Beim Erfassen von Reisedaten geben Sie die finanzbudgetrelevanten Kontierungen an. Wenn Sie die HHM-Kontierung nicht manuell eingeben, werden die Kontierungen vom System automatisch, entsprechend der von Ihnen vorgenommenen Zuordnungen, bebucht.

Bei der Reisekostenabrechnung übernimmt dann das System die HHM-Kontierungen automatisch in die Finanzbuchhaltungsbelege, die durch die Abrechnung erzeugt werden.

Weitere Informationen zum Erfassen der Reisekosten und zur Reisekostenabrechnung finden Sie in der Dokumentation FI-Reisemanagement.