Genehmigung 
Genehmigung
Verwendung
Mit Genehmigungen können Sie bestimmte Vorschriften oder Auflagen definieren, die im Rahmen der Freischaltabwicklung zu beachten sind. Außerdem können Sie mit Genehmigungen die Durchführung bestimmter Schritte protokollieren.
Allen
Freischaltdokumenten können Sie Genehmigungen zuordnen. Eine Genehmigung ordnen Sie immer auf Kopfebene des Freischaltdokuments zu; Sie genehmigen also immer das komplette Freischaltdokument und nicht einzelne Positionen. Zusätzlich können Sie das Schalten einer Operativen Freischaltliste durch Genehmigungen blockieren.Vor Beginn des Genehmigungsprozesses können Sie einem Freischaltdokument Genehmigungen zuordnen und diese Zuordnungen wieder löschen.
Einem Freischaltdokument können Sie mehrere Genehmigungen zuordnen. Jede Genehmigung darf jedoch nur einmal pro Freischaltdokument verwendet werden. Sie können auch eine Genehmigung mehreren Freischaltdokumenten zuordnen; dies ist jedoch u. a. aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht empfehlenswert.
Während des Genehmigungsprozesses können Sie Genehmigungen erteilen und erteilte Genehmigungen wieder zurücknehmen.
Der Genehmigungsprozess beginnt, indem Sie im Freischaltdokument den
Integration
In der Freischaltabwicklung werden die Genehmigungen aus der Komponente Instandhaltung und Kundenservice genutzt. Diese Genehmigungen sind um Funktionen erweitert, die nur die Freischaltabwicklung betreffen.
Voraussetzungen
Sie haben im Customizing der Komponente Instandhaltung und Kundenservice
Genehmigungstypen und Genehmigungen definiert. Aus der gesamten Menge dieser Genehmigungen haben Sie eine Teilmenge für die Freischaltabwicklung ausgewählt.Funktionsumfang
Im Customizing der Komponente Freischaltabwicklung (PM-WCM) legen Sie fest, welche Genehmigung für welches Freischaltdokument verwendet werden darf. Sie nehmen weitere Einstellungen vor, deren Auswirkungen im folgenden beschrieben sind.
Hierarchien
Sie können Hierarchien für Genehmigungen festlegen, um den Genehmigungsprozess innerhalb eines Freischaltdokuments zu steuern.
Die Genehmigungen auf einer Hierarchieebene sind immer mit einem logischen UND verbunden, die Erteilungsreihenfolge ist unwichtig. Das bedeutet, dass die Genehmigungen auf einer Hierarchieebene immer alle komplett erteilt sein müssen, bevor eine Genehmigung der nächsten Hierarchieebene erteilt werden kann.
Um die Genehmigungen B, C oder D erteilen zu können, muss die Genehmigung A erteilt sein. Um die Genehmigungen E oder F erteilen zu können, müssen die Genehmigungen B, C und D erteilt sein. Um die Genehmigung G erteilen zu können, müssen die Genehmigungen E und F erteilt sein.
Systemstatus und Anwenderstatus
Sie können festlegen, dass durch System- oder Anwenderstatus das Erteilen von Genehmigungen blockiert werden kann.
Zuordnung eines anderen Freischaltdokuments
Sie können festlegen, dass eine Genehmigung erst dann erteilt werden kann, wenn ein Freischaltdokument einem anderen Freischaltdokument zugeordnet ist.
Damit können Sie z. B. verhindern, dass eine Operative Freischaltliste genehmigt wird, bevor sie einer Freischaltanforderung zugeordnet ist.
Automatisches Zuordnen von Genehmigungen
Sie können festlegen, dass einem Freischaltdokument automatisch Genehmigungen zugeordnet werden, wenn es angelegt wird.
Wenn Sie beispielsweise wissen, dass in der Freischaltliste immer die Genehmigungen A, B und C gebraucht werden, so können Sie im Customizing festlegen, dass immer beim Anlegen der Freischaltliste die Genehmigungen A, B und C automatisch der Freischaltliste zugeordnet werden.
Obligatorische Genehmigungen
Sie können festlegen, dass die Zuordnung einer Genehmigung zu einem Freischaltdokument nicht gelöscht werden darf. Damit wird die Genehmigung obligatorisch.
Automatisches Erteilen von Genehmigungen
Sie können festlegen, dass Genehmigungen automatisch erteilt werden. Dies ist nur dann sinnvoll, wenn Sie Voraussetzungen (z. B. Systemstatus) für das Erteilen der Genehmigung festgelegt haben.
Das Erteilen einer Genehmigung hängt von einem bestimmten Systemstatus des Freischaltdokuments ab. Sobald das Freischaltdokument den Systemstatus hat, erteilt das System automatisch die Genehmigung.
Automatisches Entziehen von Genehmigungen
Sie können festlegen, dass auf Basis der Hierarchieebene oder eines Systemstatus erteilte Genehmigungen automatisch wieder entzogen werden.
Die Genehmigungen A, B und C sowie D (siehe obige Grafik) wurden bereits erteilt. Derjenige, der die Genehmigung A erteilt hat, stellt nachträglich fest, dass die Genehmigung A nicht hätte erteilt werden dürfen und nimmt sie wieder zurück. Damit werden auch automatisch die Genehmigungen B und C sowie D entzogen.
Symbolisierung des Genehmigungsstatus
Der Fortschritt in der Genehmigungserteilung wird durch eine Ampel symbolisiert. Sie können genau festlegen, welche Genehmigung auf die Ampel einen Einfluss hat. Dadurch haben Sie z. B. in Listübersichten einen schnellen Überblick über den Fortschritt des Genehmigungsprozesses.
Die Farben der Ampel haben folgende Bedeutung:
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Keine Genehmigung ist erteilt. |
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Mindestens eine Genehmigung ist erteilt. |
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Alle Genehmigungen sind erteilt. |
Dokumentenübergreifender Genehmigungsprozess
Den Genehmigungsprozess können Sie auch dokumentenübergreifend blockieren. Damit können Genehmigungen in
hierarchisch über- oder untergeordneten Freischaltdokumenten die Genehmigungserteilung innerhalb eines Freischaltdokuments beeinflussen.
Es gelten folgende Ausnahmeregeln:
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Situation |
Ausnahmeregel |
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Das System ist so eingestellt, dass die Genehmigung A des einen Freischaltdokuments auf das Erteilen der Genehmigung B in einem anderen Freischaltdokument wartet und umgekehrt. |
In diesem Fall können die Genehmigung A und B unabhängig voneinander erteilt werden, d. h. die dokumentenübergreifende Blockierung ist aufgehoben. |
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Einem Freischaltdokument ist die Genehmigung A zugeordnet, einem anderen die Genehmigungen B. Die Genehmigung B kann erst erteilt werden, wenn A erteilt ist. Die Zuordnung der Genehmigung A zu dem Freischaltdokument wurde aber gelöscht. |
In diesem Fall interpretiert das System die fehlende Zuordnung als erteilte Genehmigung. Wollen Sie dies vermeiden, müssen Sie festlegen, dass die Genehmigung A obligatorisch ist. |
