Beachten Sie, daß Darlehensbelegdaten, die noch keine zwei Jahre zurückliegen und somit noch innerhalb der Residenzzeit liegen, nicht archiviert werden können. Allerdings können Zahlungen, die sich in der Residenzzeit befinden, aber deren Soll- bzw. Habenstellungen mehr als zwei Jahre zurückliegen, bis zu einem von Ihnen vorgegebenen Stichtag (Vorgabestichtag „Zahlung"), der mindestens ein Jahr vor dem Archivierungslauf liegen sollte, archiviert werden.

Die Archivierung ist in die gesamte Funktionalität der Darlehensverwaltung eingebunden.

Sie können auch im Customizing der Darlehensverwaltung die notwendigen Einstellungen unter Werkzeuge ® Archivierung vornehmen.

Damit Darlehensbelegdaten archiviert werden können, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein. Nachdem Sie einen Archivierungslauf gestartet haben, durchlaufen die Belege der selektierten Darlehen bestimmte Prüfungen.
Das Archivierungsprogramm prüft dabei die Archivierbarkeit der Belege auf Belegkopf- und Belegpositionsebene sowie auch belegübergreifend hinsichtlich Vollausgleich durch Zahlungen, Klammerung durch Primanota oder Vorgangsklammer und Stornobeziehungen.

Ist in den Prüfungen für einen Beleg eine der Voraussetzungen nicht erfüllt, so wird der ganze Beleg nicht archiviert. In diesem Fall wird der Archivierungsstichtag für das relevante Darlehen zurückgesetzt.

Der von Ihnen eingegebene Vorgabestichtag für die Darlehensbelegdatenarchivierung wird für folgende Belegkonstellationen zurückgesetzt:

• Wenn der Archivierungsstichtag nicht einem Tilgungsverrechnungstermin eines Annuitäten- oder Ratendarlehens entspricht, dann wird der Archivierungsstichtag für alle Belege des Darlehens auf den davor liegenden Verrechnungstermin zurückgesetzt.
• Da nur Sollstellungen, die bis zu dem von Ihnen vorgegebenen Zahlungsstichtag vollständig ausgeglichen sind, archiviert werden, wird der Archivierungsstichtag für ein Darlehen auf ein Datum zurückgesetzt, zu dem alle vorherigen Sollstellungen ausgeglichen sind.
• Wenn nicht alle im Rahmen eines Kapitaltransfers, einer Rückzahlung oder auch einer Auszahlung erzeugten Belege eines Darlehens, die durch eine Vorgangsklammer bzw. Primanota gebündelt sind, in den Archivierungszeitraum fallen, dann erfolgt ebenfalls eine Rücksetzung des Archivierungsstichtags.

Folgende Belege werden im Rahmen eines Archivierungslaufs nicht archiviert:

• Wenn ein Darlehen noch offene Posten enthält, die in den Archivierungszeitraum fallen, dann werden bei Ausgabe einer Warnmeldung alle Belege dieses Darlehens, die zeitlich nach den offenen Posten liegen, nicht archiviert.
• Solange ein Darlehen noch freizugebende Stamm- oder Bewegungsdaten enthält, werden die Belege dieses Darlehens nicht archiviert.
• Ein Beleg eines Darlehens, der innerhalb des Archivierungszeitraums zwar gebucht, aber erst nach dem gültigen Archivierungsstichtag storniert wurde, wird nicht archiviert. Die anderen Belege dieses Darlehens dagegen werden archiviert.

Mit dem Einsatz der Archivierung wird eine Vielzahl von Darlehensfunktionen für den jeweiligen Archivierungszeitraum eingeschränkt, da die archivierten Originalbelegdaten der Darlehensverwaltung nicht mehr zur Verfügung stehen. Es werden Ihnen z.B. im Finanzstrom die speziell gekennzeichneten Reorganisationssätze zwar angezeigt, jedoch ohne relevante Berechnungsgrundlagen. Im Kontoauszug werden Ihnen beispielsweise ebenfalls die Reorganisationssätze, markiert durch eine Ikone, angezeigt, eine Einzelbeleg- sowie eine FI-Beleganzeige ist jedoch nicht möglich. Auch die Kapitalienberechnung innerhalb des Archivierungszeitraums ist nicht möglich.

Nicht nur innerhalb der Darlehensverwaltung, sondern auch im Zusammenspiel mit anderen Komponenten müssen Sie in der Regel mit funktionalen Einschränkungen rechnen.

Das Berechtigungsobjekt T_CML_ARCH, das Sie sich im Menü unter Werkzeuge ® Administration ® Benutzerpflege ® Infosystem ® Berechtigungsobjekte ® nach Objektname, -text anzeigen lassen können, kontrolliert die Bedienung der verschiedenen Programme der Archivierung (Archiv schreiben, löschen, zurückladen, anzeigen).

Daneben benötigen Sie folgende, allgemeine Berechtigungen:

• S_ADMI_FCD für das Ausdrucken und die Nutzung der Spool
• S_BTCH_JOB für die Batch-Verarbeitung

Legen Sie die Berechtigungen über die Transaktion PFCG an.

Sie können sich für jedes Archivierungsprogramm (archivieren, löschen, zurückladen) ein Standardprotokoll und u.U. über den Report Anwendungslog auswerten (Transaktion SLG1) ein Anwendungsprotokoll mit Detailinformationen zu jedem Darlehen anzeigen lassen.

Im Rahmen der Darlehensbelegdatenarchivierung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Wählen Sie Bestandsführung ® Periodische Arbeiten ® Reorganisation ® Archivierung.