Belegdaten archivieren (SAP-Bibliothek - Darlehensverwaltung (FS-CML))

Belegdaten archivieren

Verwendung

Ein Archivierungslauf gliedert sich in die beiden folgenden technischen Verfahrensschritte:

In einem ersten Schritt werden mit dem Schreibprogramm die zu archivierenden Darlehensbelegköpfe und Darlehensbelegpositionen in Archivdateien des Filesystems geschrieben ("kopiert"), wobei die Originalbelegdaten vorerst auf der Datenbank verbleiben. Gleichzeitig werden so genannte Reorganisationssätze (wie z.B. die kumulierten planmäßigen Tilgungen eines Darlehensvertrages bis zum gewählten Archivierungsstichtag) ermittelt und in einer eigenständigen Datenbanktabelle im Status inaktiv gesichert. Hierbei werden die Reorganisationssätze analog wie bei der SAP-Belegdatenverdichtung gewonnen.

In einem zweiten Schritt werden mit dem Löschprogramm die Originalbelegdaten aus den Datenbanktabellen gelöscht und die zugehörigen Reorganisationssätze, die die gelöschten Originalbelege für die Darlehensverwaltung nun ersetzen, für die funktionale Weiterverarbeitung auf den Status aktiv gesetzt.

Weitere Informationen finden Sie unter Archivierung.

Voraussetzungen

Im Customizing unter Werkzeuge ® Archivierung haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Einstellungen zum archivierungsobjektübergreifenden, zum archivierungsobjektspezifischen sowie zum Basis-Customizing vorzunehmen.

Im Rahmen des archivierungsobjektspezifischen Customizings sollten Sie in der Aktivität Belegdatenarchivierung ® Technische Einstellungen wegen der dringend empfohlenen Verknüpfung von Reorganisation und Archivierung für das Archivierungsobjekt CMLDOCUMNT im Bereich Löschjobs den Vorgabewert Start automatisch nicht ändern. Denn nach dem Schreibprogramm der Archivierung startet dadurch das Löschprogramm dann automatisch, d.h. die Belegdaten werden direkt im Anschluß an die erfolgreiche Archivierung von der Datenbank gelöscht.

Vorgehensweise

Wählen Sie Bestandsführung ® Periodische Arbeiten ® Reorganisation ® Archivierung ® Belegdaten archivieren.

Auf dem Bild Darlehensbelegarchivierung: Belegdaten archivieren (paketweise) legen Sie die Parameter fest, mit denen das Schreibprogramm gestartet werden soll.

Hinweis

Über Variante holen können Sie, falls bereits eine oder mehrere Varianten angelegt wurden, eine Variante auswählen. Über Springen ® Varianten ® Als Variante sichern können Sie eine neue Variante anlegen.

Über die folgenden Selektionskriterien geben Sie an, welche Belege für die Archivierung geprüft werden sollen:

Im Bereich Allgemeine Abgrenzungen müssen Sie mindestens einen Buchungskreis eintragen und können einen oder mehrere Verträge angeben, deren Belege archiviert werden sollen.

Im Bereich Weitere Abgrenzungen können Sie die zu archivierenden Belege weiter, d.h. nach Produkttyp, Produktart und Vertragswährung eingrenzen.

Markieren Sie das Feld Nur ausgezahlte Darlehen, dann werden die Belege noch nicht ausgezahlter Darlehen (wie z.B. Bearbeitungsgebühren) von der Archivierung ausgenommen.

Im Bereich Ausführungsparameter müssen Sie den Vorgabestichtag der Archivierung hinterlegen, der mindestens zwei Jahre vor dem aktuellen Tagesdatum liegen muß. Das System verwendet diesen Tag als Bezugsdatum für die Ermittlung der archivierbaren Belege.

Hinweis

Beachten Sie, daß Darlehensbelegdaten, die noch keine zwei Jahre zurückliegen und somit noch innerhalb der Residenzzeit liegen, nicht archiviert werden.

Allerdings können Zahlungen, die sich in der Residenzzeit befinden, aber deren Soll- bzw. Habenstellungen mehr als zwei Jahre zurückliegen, archiviert werden. Dazu müssen Sie den Vorgabestichtag „Zahlung" angeben, bis zu dem die Zahlungen dann archiviert werden können. Dieser Stichtag sollte mindestens ein Jahr vor dem Ausführungstag der Archivierung, d.h. vor dem aktuellen Tagesdatum, liegen.
Sie haben zudem die Möglichkeit, einen Testlauf durchzuführen, indem Sie das entsprechende Feld markieren. Wenn Sie den Archivierungsreport im Testmodus starten, dann wird der Archivierungslauf lediglich simuliert, d.h. es werden weder Archivierungsdateien geschrieben noch Daten aus der Datenbank gelöscht.

Wählen Sie Ausführen. Es erfolgt eine Ausführung in der Hintergrundverarbeitung.

Hinweis

Prüfen Sie die Jobprotokolle über die Drucktaste Jobübersicht.

Hinweis

Wenn Sie für einen Buchungskreis noch eine Hauswährungsumstellung von einer EWU-Teilnahmewährung auf Euro durchführen müssen, dann können Sie bis zu der erfolgten Hauswährungsumstellung keine Belege des betreffenden Buchungskreises archivieren, da der Archivierungslauf in diesen Fällen abgebrochen wird.

Beachten Sie, daß Sie archivierte Belege von Darlehen, deren Vertragswährung noch nicht auf Euro umgestellt wurde, nach einer Vertragswährungsumstellung nicht mehr zurückladen können.

Zudem stehen Ihnen folgende Drucktasten zur Verfügung:

Administration

Es wird Ihnen eine Übersicht der Archivierungsläufe angezeigt, wobei zwischen fehlerhaften, unvollständigen, vollständigen und ersetzten Archivierungsläufen unterschieden wird sowie zwischen solchen, die zurückgeladen werden, oder durch das Rückladen entstehen.

Per Doppelklick auf eine Archivdatei werden Ihnen zudem die Details zu der jeweiligen Archivdatei ausgewiesen. Sie haben die Möglichkeit, einen Vermerk zu der Datei zu hinterlegen sowie ggf. den Dateinamen zu ändern.

Status

Sie gelangen in die Funktion Archivierungsstatus anzeigen, über die Sie sich den Archivierungsstatus für einen bestimmten Darlehensbestand anzeigen lassen können.

Jobübersicht

Sie gelangen in den Report Einfache Jobauswahl. Entsprechend den dort hinterlegten Selektionskriterien erhalten Sie mit dem Ausführen des Reports eine Übersicht über den Status der von Ihnen erzeugten Jobs. Sie sollten sich die Protokolle anzeigen lassen.

Ergebnis

Die zu archivierenden Originalbelege sind in Archivdateien des Filesystems abgelegt. Die zugehörigen Reorganisationssätze sind auf einer eigenständigen Datenbanktabelle gespeichert.