Erstellung einer Berichtsvorlage: Beispiel Betriebsanweisung 
Erstellung einer Berichtsvorlage: Beispiel Betriebsanweisung
Einsatzmöglichkeiten
Dieser Prozeß zeigt am Beispiel der
Betriebsanweisung, welche Schritte Sie durchführen müssen, um eine Berichtsvorlage sowie eine Generierungsvariante zu erstellen. Die Generierungsvariante wird für die Generierung des Berichts benötigt und muß der Vorlage zugeordnet werden.Voraussetzungen
Sie haben an Ihrem Arbeitsplatz die aktuelle Version der Windows Wordprocessor Integration
(WWI) installiert. Informationen zur Installation des WWI finden Sie im Customizing der Produktsicherheit unter WWI-Installation.
SAP liefert einige Berichtsvorlagen als Muster aus: In der Standardauslieferung ist u.a. ein Beispiel für eine Betriebsanweisung nach §20 Gefahrstoffverordnung und eine Unfallanzeige nach dem Vordruck der Berufsgenossenschaften enthalten. Sie können diese Mustervorlagen nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Sie können jedoch auch neue Vorlagen erstellen.
Alle Mustervorlagen sind mit dem Wasserzeichen MUSTER versehen, da sie vorrangig demonstrativen Charakter haben. Die Mustervorlagen stellen nur eine mögliche Zusammenstellung von Datenfeldern dar, mit denen die Generierung der jeweiligen Dokumente getestet werden kann.
Die in den Vorlagen aufgelistete Auswahl von Datenfeldern erhebt weder Anspruch auf Vollständigkeit noch auf Richtigkeit hinsichtlich der zugrundeliegenden Rechtsvorschriften. Dem Anwender wird hiermit lediglich eine erste Hilfestellung zum Aufbau seiner spezifischen Vorlagen gegeben.
Ablauf
Sie erstellen die Vorlage entweder durch Bearbeiten der Mustervorlage oder durch Neuanlage:
Mustervorlage bearbeiten
Wenn Sie mit der Mustervorlage arbeiten wollen, müssen Sie die in der WWI-Installation enthaltenen Vorlagedateien zunächst von Ihrem Arbeitsplatzrechner in das SAP-System laden. Dazu nutzen Sie in der Produktsicherheit die Funktion Datei hochladen. Sie finden diese im
Einstiegsbild der Produktsicherheit im Menü Datenübernahme.
Für eine Betriebsanweisung müssen Sie eine *.DAT-Datei im Übertragungsformat ASC und eine *.Doc-Datei im Übertragungsformat BIN in das SAP-System hochladen.
Nach dem Hochladen nehmen Sie den eigentlichen Import vor. Dazu nutzen Sie in der
Produktsicherheit im Menü Datenübernahme die Funktion Berichtsvorlage. Sie müssen die *.DAT-Datei als Importdatei angeben. Der Import verläuft in zwei Stufen:
Durch das Auslösen der ersten Stufe (Überprüfen), erscheint eine Liste mit allen in der Berichtsvorlage enthaltenen Symbolen. Gegenübergestellt ist die Liste der im System vorhandenen Symbole. Die Berichtsvorlage kann korrekt importiert werden, wenn jedem Symbol der Vorlage ein im System vorhandenes Symbol zugeordnet ist.
Für den Arbeitsschutz wird eine begrenzte Anzahl an Symbolen ausgeliefert. Wenn Sie weitere Symbole benötigen, müssen Sie diese erstellen und darüber hinaus ggf. die Defaultparameter überschreiben. Weitere Informationen finden Sie im Customizing des Arbeitsschutzes unter Symbol für ein Merkmal anlegen und Symbol für ein Tabellenfeld anlegen.
Durch das Auslösen der zweiten Stufe (Übernahme) wird die Berichtsvorlage in das SAP-System übernommen und das WWI mit der neuen Vorlage gestartet. Prüfen Sie nun das Layout und sichern Sie anschließend. Damit ist der Import abgeschlossen.
Weitere Informationen zum Import von Mustervorlagen finden Sie im Customizing der Produktsicherheit unter Mustervorlagen importieren.
Damit Sie aus der Vorlage versandfertige Berichte generieren können, müssen Sie anschließend den Status der Vorlage auf freigegeben setzen. Diese Änderung nehmen Sie in der Funktion Vorlage bearbeiten vor. Navigieren Sie dazu im
Einstiegsbild des Arbeitsschutzes in das Menü Bericht.Neuanlage einer Vorlage
Um eine Berichtsvorlage im SAP-System neu anzulegen, nutzen Sie im Arbeitsschutz die Funktion Vorlage bearbeiten im Menü Bericht.
Sie legen eine Generierungsvariante mit den erforderlichen Daten an. Für die Betriebsanweisung ordnen Sie dabei den Berichtstyp SOP und die gewünschte Berichtsvorlage zu.
Wenn Ihre Vorlage Symbole mit Belastungsbezug enthält, müssen vor der
Ergebnis
Mit diesen Einstellungen können Sie nun die gewünschten Dokumente generieren. Siehe
Generierung eines Berichts: Beispiel Betriebsanweisung.