Kostenumbuchung in der
Kostenrechnung 
Verwendung
Mit dieser Funktion (Report RHCCOS00) können die Kosten von Veranstaltungen ermittelt und in der Kostenrechnung (CO) umgebucht werden.
Dadurch erfolgt eine Entlastung der Kostenstelle der Ressourcen (Senderkostenstelle) und eine Belastung der angegebenen Kontierungsobjekte (Empfänger), z.B. der Kostenstelle des Veranstalters.
Dabei kann der Gesamtbetrag der Kosten prozentual auf die möglichen Kontierungsobjekte (Kostenstelle, Auftrag, PSP-Element bzw. Projekt) verteilt werden.
Ebenfalls können sog. Fund-Accounting-Objekte (Fund, Funktionsbereich und Grant) an das CO weiter gegeben werden, falls das Fund Accounting aktiv ist.
Die Angaben zur Kostenverteilung und Kontierung können Sie jeweils nur bei der Ausführung des Reports angeben. Diese Angaben werden erst bei der Durchführung der Kostenumbuchung gesichert.
Siehe auch:
Integration
Die Integration in die Kostenrechnung (CO) aktivieren Sie im Customizing des Veranstaltungsmanagements unter Kostenumbuchung.
Voraussetzungen
· Die Kosten(bestandteile) für Veranstaltung(styp) und Ressourcen(typ) (Infotyp 1036 Kosten) mit entsprechender Bezugseinheit und gültiger Kostenart sind gepflegt.
· Die Senderkostenstelle ist gepflegt.
· Die verwendeten Kontierungsobjekte (Kostenstelle/Auftrag/PSP-Element) sind gepflegt.
· Senderkostenstelle und Kontierungsobjekt/e liegen im selben Kostenrechnungskreis.
· Die Veranstaltung/en, für welche die Kostenumbuchung erfolgen soll, befinden sich im Status fixiert (aktiv).
Funktionsumfang
Selektion
Sie können über Parameter selektieren, welche Daten ausgewertet werden:
Objekte bzw. Veranstaltungsauswahl (Vorreport)
Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten, die Auswertung zu starten:
...
a. Sie geben eine oder mehrere Veranstaltungsgruppe/n ein ® das System ermittelt alle Veranstaltungen, die zu dieser/diesen Veranstaltungsgruppe/n gehören und berechnet die Kosten.
b. Sie geben einen oder mehrere Veranstaltungstyp/en ein ® das System ermittelt alle dazugehörigen Veranstaltungen und berechnet zu diesen die Kosten.
c. Sie geben direkt eine oder mehrere Veranstaltung/en ein.
Auswertungszeitraum
Hier geben Sie den genauen Zeitraum an, für den die Kostenermittlung erfolgen soll.
Belegdatum
Über einen Eintrag in dieses Feld können Sie das Datum, das für den Kostenumbuchungsvorgang verzeichnet wird, ändern. Dieses Datum hat reinen Informationscharakter. Standardmäßig wird hier das Tagesdatum ausgegeben.
Buchungsdatum
Das Datum, das hier eingegeben wird, gibt an, wann die Kostenumbuchung in der Kostenrechnung erfolgen soll, d.h. für welche Abrechnungsperiode die Werte fortgeschrieben werden. Standardmäßig gilt das Veranstaltungsbeginndatum für die Kostenumbuchung. Über eine Eingabe in dieses Feld können Sie dieses Datum verändern.
Für eine Veranstaltung, die am 2. Februar eines Jahres begonnen hat, soll eine Kostenumbuchung erfolgen. Anstatt im 1. Quartal sollen die Kosten für das 2. Quartal umgebucht werden. Als Datum wird deshalb unter Buchungsdatum der 2. April desselben Jahres eingegeben.
Währung
Diesen Parameter verwenden Sie, um die Kosten in einer bestimmten Währung ausgeben und umbuchen zu lassen.
Standardselektionsbild (nur Vorreport RHXCCOS0)
Wenn Sie diesen Parameter markieren und
wählen, wird noch vor Reportausführung auf
das umfangreichere Selektionsbild des Hauptreports RHCCOS00
verzweigt.
Auf dem Selektionsbild des
Hauptreports haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, über den Status Objekte
für die Auswertung zu selektieren. In der Regel bietet jedoch das
Selektionsbild des Vorreports ausreichende Möglichkeiten zur Datenselektion.
In diesem Fall markieren Sie diesen Parameter nicht und wählen Sie nach
Auswahl der gewünschten Selektionsparameter .
Ausgabe
Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste, die pro Veranstaltung folgende Informationen enthält:
· die einzelnen Kostenbestandteile
· die Anzahl der einzelnen Kostenbestandteile
· die Einzelkosten der Kostenbestandteile
· die Herkunft der Kosten (z.B. die Ressourcen, an denen die einzelnen Kostenbestandteile erfasst wurden)
· die Kostenstellen der Ressourcen (Sender)
· das/die Kontierungsobjekt/e (Empfänger - z.B. die Veranstalterkostenstelle)
· die Kostenart
· die Bezugseinheit (z.B. Zeit)
· die Gesamtkosten
Im Listbild haben Sie die Möglichkeit, über die Funktion Kontierung ändern ggf. eine Verteilung der Kosten auf mehrere Kontierungsobjekte vorzunehmen.
Wenn Sie diese Funktion nicht verwenden möchten, gelten automatisch die Customizing-Einstellungen unter Integration ® Ab- und Verrechnung ® Kostenumbuchung ® Organisationselemente festlegen für die Ermittlung der Empfängerkostenstelle (d.h. in der Regel die Kostenstelle des Kostenträgers der Veranstaltung).
Vom Listbild aus kann die Kostenumbuchung ausgeführt werden:
Über Markieren von Kosten umbuchen und wählen der Funktion Umbuchung anlegen werden die Kosten der markierten Veranstaltungen an die Kostenrechnung übergeben.
Dabei findet folgender Ablauf statt:
...
1. Die Belegpositionen werden verprobt. Sind die verprobten Positionen in Ordnung, wird ein Referenzbeleg mit dem Status Überleitung vorgemerkt erzeugt.
2. Das BAPI/ALE für die Kostenumbuchung wird aufgerufen.
3. Der Status des Referenzbelegs ändert sich in Überleitung durchgeführt (Ampel: gelb).
4. Aufgrund der möglichen Entkoppelung (Veranstaltungsmanagement und CO in verteilten Systemen) muss dieser Vorgang noch bestätigt werden, um sicherzugehen, dass die Verbuchung auch durchgeführt wurde.
Hierzu muss die Funktion Beleg abgleichen ausgeführt werden. Dabei wird über den Referenzbeleg der entsprechende CO-Beleg gesucht.
Eine Weiterbearbeitung der Veranstaltung, wie z.B. eine Stornierung, ist nur möglich, wenn der Vorgang der Kostenumbuchung mittels der Funktion Beleg abgleichen bestätigt wurde.
Wird der Originalbeleg gefunden, ändert sich der Status des Referenzbelegs in Überleitung bestätigt (Ampel: grün). Über Sicht ® Ref. <-> Originalbeleg können Sie sich den Originalbeleg anzeigen lassen.
Wird der Originalbeleg nicht gefunden, ändert sich der Status dagegen in Überleitung fehlerhaft (Ampel: rot).
Für weitere Hinweise zur Vorgehensweise bei Nichtauffinden des Originalbelegs siehe Fehlerdiagnose in Hinweis 161511.
Aus dem Listbild können Sie außerdem folgende Funktionen ausführen:
· Belegfluss für die Veranstaltung anzeigen, d.h. alle Ab- und Verrechnungsvorgänge, die zu dieser Veranstaltung existieren
· Beleg (Referenzbeleg) anzeigen. Von hier aus kann auch der Originalbeleg angezeigt werden.
· Fehlerprotokoll anzeigen (Rückmeldungen bei Prüfung/Durchführung der Kostenumbuchung)
· Prüfen der umbuchungsrelevanten Daten auf Buchbarkeit (über diese Funktion wird beispielsweise auch geprüft, ob die Abrechungsperiode geschlossen ist und eine Datenübermittlung in die Kostenrechnung aus diesem Grund nicht erfolgen kann)
· Beleg stornieren - falls die Kostenumbuchung fehlerhaft erzeugt wurde, haben Sie die Möglichkeit, den CO-Beleg zu stornieren und eine erneute Kostenumbuchung anzustoßen. Das Vorgehen ist dabei äquivalent zur Belegerzeugung.
· Ressourcenliste der Veranstaltung anzeigen
· Offene Ressourcenbelegung der Veranstaltung (d.h. Liste der Ressourcen, die nicht belegt wurden, obwohl sie für die Veranstaltungsdurchführung vorgesehen waren)
Wenn Sie die Kostenumbuchung in verteilten Systemen einsetzen (HR und CO in unterschiedlichen Systemen), müssen Sie außerdem die unter Istkostenumbuchung Veranstaltungsmanagement einstellen aufgeführten Hinweise beachten.
Siehe auch:
Für Informationen zur Schnittstelle siehe auch:
Istkostenumbuchung Veranstaltungsmanagement
Ablauf des Geschäftsprozesses Istkostenumbuchung von Veranstaltungskosten
