1. Wählen Sie im Bild SAP Easy Acces im SAP Menü Personal ® Veranstaltungsmanagement ® Veranstaltungen ® Kostenumbuchung.
2. Wählen Sie, ob Sie den Report mit einer Veranstaltung, mit einem Veranstaltungstyp oder einer Veranstaltungsgruppe starten möchten.
3. Geben Sie im Feld Objekt-ID entsprechend Ihrer Auswahl eine Veranstaltung, einen Veranstaltungstyp oder eine Veranstaltungsgruppe ein. Sie können auch eine Mehrfachselektion vornehmen.
4. Wählen Sie den Auswertungszeitraum.
5. Ändern Sie ggf. das Belegdatum (Ausstellungsdatum des Originalbelegs). Das System schlägt Ihnen das Tagesdatum vor.
6. Ändern Sie ggf. das Buchungsdatum. Das System verwendet automatisch das Beginndatum der Veranstaltung.
7. Geben Sie die Währung ein, in der die Kosten im System dargestellt werden sollen.
8. Wählen Sie , um den Report auszuführen. Sie gelangen auf das Reportausgabebild, in dem die umzubuchenden Kosten je Veranstaltung aufgeführt sind.
9. Wählen Sie ggf. Kontierung ändern, um eine Kostenverteilung auf mehrere Kontierungsobjekte vorzunehmen bzw. die Objekte für das Fund Accounting zu bestimmen.



Die Angaben zur Kostenverteilung und Kontierung können Sie jeweils nur bei der Ausführung des Reports angeben. Diese Angaben werden erst bei der Durchführung der Kostenumbuchung gesichert.

10. Wählen Sie Beleg prüfen. Das System prüft, ob die Abrechnungsdaten vollständig sind.



Wenn Abrechnungsdaten fehlen, wird ein Fehlerprotokoll ausgegeben, anhand dessen Sie die fehlenden Daten nachpflegen können. Bis zur Fehlerbehebung können die Kosten nicht umgebucht werden.

11. Wählen Sie Umbuchung erstellen. Das Veranstaltungsmanagement übermittelt die vollständigen Abrechnungsdaten in die Kostenrechnung, wo die Veranstaltungskosten umgebucht werden. Im Veranstaltungsmanagement wird eine Referenzbelegnummer erstellt.
12. Positionieren Sie den Cursor auf die Referenznummer der Kostenumbuchung und wählen Sie Beleg abgleichen. Das System ermittelt den Status der Kostenumbuchung:
13. Wenn die Kostenumbuchung erfolgreich in der Kostenrechnung durchgeführt wurde, bekommen Sie die Beleginformationen aus der Kostenrechnung angezeigt.
14. Traten Fehler auf, können Sie sich den Belegfluss und ein Fehlerprotokoll anzeigen lassen, anhand dessen Sie die Fehler beheben und anschließend die Kostenumbuchung erneut anstoßen können.

Kostenumbuchung in der Kostenrechnung