Fakturierung 
Verwendung
Mit dem Report RHFAKT00 können Sie die Teilnahmegebühren für Teilnehmer einer Veranstaltung fakturieren, d.h. Rechnungen erzeugen.
Hierbei wird bei CPD-Kunden die Teilnehmeradresse gezogen und der Fakturapreis dem Vertrieb (SD) übergeben.
Integration
Die Integration zwischen dem Veranstaltungsmanagement und dem Vertrieb (SD) aktivieren Sie im Customizing des Veranstaltungsmanagements unter Integration ® Ab- und Verrechnung ® Fakturierung.
Für die Nutzung von Zahlungskarten für die Fakturierung müssen Sie darüber hinaus im Vertrieb die Einstellungen unter Fakturierung ® Zahlungskarten vornehmen.
Voraussetzungen
· Die Teilnahme muß als fakturarelevant gekennzeichnet sein. Diese Zuordnung nehmen Sie beim Buchen über die Funktion Buchen/Zahlungsinfo vor. Wenn Sie diese Funktionalität nicht wählen (also Teilnahme buchen ohne Gebührenzuordnung wählen), gelten die für den Teilnehmertyp im Customizing des Veranstaltungsmanagements unter Tagesgeschäft ® Buchen ® Teilnehmertypsteuerung festlegen gemachten abrechnungsrelevanten Einstellungen.
Siehe auch:
· Die Adresse des CPD-Kunden muß vorliegen.
Bei einem CPD-Kunden muß am Teilnehmer eine Adresse gepflegt sein. Deshalb empfiehlt SAP, als Teilnehmertyp für CPD-Kunden den Teilnehmertyp Externe Person (H) zu verwenden, da an diesen eine Adresse gepflegt werden muß.
· Der Kundenstammsatz muß im Vertriebsbereich der Veranstaltung vorhanden sein.
Funktionsumfang
· Über die Fakturierungsschnittstelle werden im Vertrieb (SD) Fakturen erzeugt und ggf. in die Finanzbuchhaltung (Modul FI) übergeleitet.
· Die Anschrift für die Rechnungen wird aus dem Kundenstammsatz bzw. bei einem CPD-Kunden aus der Teilnehmeradresse gezogen.
· Falls eine Faktura fehlerhaft erzeugt wurde, haben Sie die Möglichkeit, die Faktura zu stornieren und eine erneute Fakturierung anzustoßen.
· Alle Ab- und Verrechnungsvorgänge werden mittels einer Referenzbelegnummer protokolliert. In der Liste können Sie über das Menü unter Sicht zwischen Referenz- und Originalbeleg umschalten. Zusätzlich werden die Netto- und Steuerbeträge im Veranstaltungsmanagement gehalten und angezeigt.
· Sie können Gutschriften erstellen, mit denen Sie Teilbeträge dem Kunden gutschreiben können.
· Sie können beim Teilnahme buchen über Buchen/Zahlungsinfo im Dialogfenster Gebühr und Gebührenzuordnung abweichende Partnerrollen für die Fakturierung angeben, d.h. den Auftraggeber vom Rechnungsempfänger, Regulierer oder Warenempfänger getrennt angeben.
· Sie können Zahlungskarten für die Fakturierung verwenden. In diesem Fall müssen Sie im Buchendialog (zu erreichen über Buchen/Zahlungsinfo) die Kartenart und -nummer sowie die Gültigkeit eingeben. Eine Kartenprüfung wird durchgeführt. Nach erfolgreicher Prüfung müssen Sie die Karte autorisieren. Beim Durchführen des Fakturareports wird der zu fakturierende Betrag automatisch von der Zahlungskarte abgebucht.
Selektion
Sie können über Parameter selektieren, welche Daten ausgewertet werden:
Objekte bzw. Veranstaltungsauswahl (Vorreport)
Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten, die Auswertung zu starten:
...
a. Sie geben eine oder mehrere Veranstaltungsgruppe/n ein ® das System ermittelt alle Veranstaltungen, die zu dieser/diesen Veranstaltungsgruppe/n gehören und listet deren Teilnehmer auf.
b. Sie geben einen oder mehrere Veranstaltungstyp/en ein ® das System ermittelt alle dazugehörigen Veranstaltungen und Teilnehmer.
c. Sie geben direkt eine oder mehrere Veranstaltung/en ein, zu denen die Teilnehmer für die Fakturierung ermittelt werden sollen.
Auswertungszeitraum
Hier geben Sie den genauen Zeitraum an, für den die zu fakturierenden Teilnehmer ermittelt werden sollen.
Listausgabe
Hier können Sie angeben, welche Daten Sie in der Liste angezeigt bekommen möchten, z.B. noch nicht fakturierte Teilnahmen.
Über das Kennzeichen nicht relevante ausblenden können Sie dabei bestimmen, daß Veranstaltungen, die für die Auswertung gewählt wurden, aber aufgrund der hier gemachten Angaben (wie bereits fakturierte Teilnahmen) keine Auswertungsergebnisse haben, nicht in der durch die Auswertung erstellten Liste aufgeführt werden.
Fakturadatum
Das Datum, das hier eingegeben wird, gibt an, wann die Fakturierung im Vertrieb erfolgen soll, d.h. für welche Abrechnungsperiode die Werte fortgeschrieben werden. Standardmäßig wird das Tagesdatum für die Fakturierung ausgegeben. Über eine Eingabe in dieses Feld können Sie dieses Datum verändern.
Standardselektionsbild (nur Vorreport RHXFAKT0)
Wenn Sie diesen Parameter markieren und
wählen, wird noch vor Reportausführung auf
das umfangreichere Selektionsbild des Hauptreports RHFAKT00
verzweigt.
Auf dem Selektionsbild des
Hauptreports haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, über den Status Objekte
für die Auswertung zu selektieren. In der Regel bietet jedoch das
Selektionsbild des Vorreports ausreichende Möglichkeiten zur Datenselektion.
In diesem Fall markieren Sie diesen Parameter nicht und wählen Sie nach
Auswahl der gewünschten Selektionsparameter .
Ausgabe
Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste, auf der je Veranstaltung die selektierten Teilnehmer angezeigt werden und folgende Informationen enthält:
· Veranstaltung
· Teilnehmer
· Organisatorische Zuordnung
· Auftraggeber
· Rechnungsempfänger
· Teilnahmegebühr
· Gutschriftbetrag (im Falle einer Gutschrift)
· Rechnungsnummer (falls Faktura bereits durchgeführt wurde)
· Gutschriftsnummer (falls Gutschrift bereits erzeugt wurde)
· Kartenart (bei Fakturierung mit Zahlungskarte)
· Gültigkeitsende der Zahlungskartenautorisierung
Vom Listbild aus kann die Fakturierung ausgeführt werden:
Über Markieren der zu fakturierenden Teilnehmer und wählen der Funktion Faktura erstellen werden die abrechnungsrelevanten Daten an den Vertrieb übergeben.
Dabei findet folgender Ablauf statt:
...
1. Die Belegpositionen werden verprobt. Sind die verprobten Positionen in Ordnung, wird ein Referenzbeleg mit dem Status Überleitung vorgemerkt erzeugt.
2. Das BAPI für die Fakturierung wird aufgerufen.
3. Der Status des Referenzbelegs ändert sich in Überleitung durchgeführt (Ampel: gelb).
4. Aufgrund der möglichen Entkoppelung (Veranstaltungsmanagement und SD in verteilten Systemen) muß dieser Vorgang noch bestätigt werden, um sicherzugehen, daß die Verbuchung auch durchgeführt wurde.
Hierzu muß die Funktion Beleg abgleichen ausgeführt werden. Dabei wird über den Referenzbeleg der entsprechende SD-Beleg gesucht.
Eine Weiterbearbeitung des Teilnehmers, wie eine Stornierung, die Erstellung einer Gutschrift, etc. ist nur möglich, wenn der Vorgang der Fakturierung mittels der Funktion Beleg abgleichen bestätigt wurde.
Wird der Originalbeleg gefunden, ändert sich der Status des Referenzbelegs in Überleitung bestätigt (Ampel: grün). Über Sicht ® Ref. <-> Originalbeleg können Sie sich den Originalbeleg anzeigen lassen.
Wird der Originalbeleg nicht gefunden, ändert sich der Status dagegen in Überleitung fehlerhaft (Ampel: rot).
Für weitere Hinweise zur Vorgehensweise bei Nichtauffinden des Originalbelegs siehe Fehlerdiagnose in Hinweis 161511.
Aus dem Listbild können Sie außerdem folgende Funktionen ausführen:
· Gutschrift erstellen
· Prüfen der abrechnungsrelevanten Daten
· Belegfluß für die Veranstaltung anzeigen, d.h. alle Ab- und Verrechnungsvorgänge, die zu dieser Veranstaltung existieren (Cursor muß auf Veranstaltung positioniert sein)
· Belegfluß für den Teilnehmer anzeigen, d.h. alle Ab- und Verrechnungsvorgänge, die zu diesem Teilnehmer existieren (Cursor muß auf Teilnehmer positioniert sein)
· Beleg (Referenzbeleg) anzeigen
· Fehlerprotokoll anzeigen (bei nicht erfolgreicher Durchführung der Fakturierung)
· Beleg stornieren - falls eine Faktura oder Gutschrift fehlerhaft erzeugt wurde, haben Sie die Möglichkeit, den Beleg zu stornieren und eine erneute Fakturierung oder Gutschrifterzeugung anzustoßen. Das Vorgehen ist dabei äquivalent zur Belegerzeugung.
· Gebühr und Zuordnung des noch nicht fakturierten Teilnehmers ändern
· Teilnehmerliste
· Stornierungsliste
Wenn Sie die Fakturierung in verteilten Systemen einsetzen (HR und LO in unterschiedlichen Systemen), müssen Sie außerdem die unter folgendem Hinweis aufgeführten Informationen beachten:
Fakturierung von Veranstaltungen einstellen
Zudem sind, falls Sie die Teilnehmertypen Kunde und Ansprechpartner verwenden, folgende Hinweise für Sie von Bedeutung:
Veranstaltungsteilnehmer: Kunde einstellen
Veranstaltungsteilnehmer: Ansprechpartner einstellen
Siehe auch:
Für weitere Informationen zur Schnittstelle siehe auch:
Fakturierung von Veranstaltungen
Ablauf des Geschäftsprozesses Fakturierung von Veranstaltungen
Fakturierung von Veranstaltungen durchführen
