Veranstaltungstermin 
Definition
Eine Veranstaltung bzw. ein Veranstaltungstermin (diese Bezeichnungen werden im Veranstaltungsmanagement synonym verwendet) ist die real stattfindende Ausprägung eines Veranstaltungstyps mit einem Beginn- und einem Endedatum, die in einer bestimmten Sprache abgehalten wird und an einem bestimmten Ort stattfindet.
Verwendung
Im Veranstaltungsmanagement werden Veranstaltungstermine angelegt oder geplant, um ein Veranstaltungsangebot zu erstellen. Sobald ein Veranstaltungstermin existiert, können Teilnehmer auf diesen Termin gebucht werden.
Beim Anlegen eines Veranstaltungstermins wählen Sie einen Veranstaltungstyp aus, zu dem eine Veranstaltung zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt stattfinden soll und hinterlegen dazu verschiedene Informationen, z.B. den Veranstaltungsort, welche Ressourcen dafür belegt werden, etc.
Die Daten zu einer Veranstaltung können Sie auch durch Kopieren einer bereits existierenden Veranstaltung anlegen (Vorlage).
Beim Planen von Veranstaltungsterminen können Sie auf Grundlage eines ermittelten Bedarfs mehrere Termine auf einmal anlegen.
Siehe auch:
Veranstaltungstermin anlegen (mit Ressourcen)
Veranstaltungstermin anlegen (ohne Ressourcen)
Struktur
Beim Anlegen und Planen von Veranstaltungsterminen können Sie alle Daten, die zur ihrer konkreten Durchführung wichtig sind, erfassen:
· intern/extern
Beim Anlegen von Veranstaltungsterminen müssen Sie unterscheiden zwischen Veranstaltungen, die Sie in eigener Verantwortung durchführen (intern) und Veranstaltungen, die durch einen anderen Veranstalter durchgeführt werden (extern). Eine externe Veranstaltung können Sie nicht planen, d.h., Sie können insbesondere keine Ressourcenbelegung vornehmen, sondern ausschließlich einen Veranstaltungstermin ohne Ressourcen anlegen. Beim Planen von Veranstaltungsterminen werden automatisch interne Veranstaltungstermine erzeugt.
· Status fixiert/geplant
Sie können Veranstaltungstermine im Status fixiert (aktiv) oder geplant anlegen. Wenn Sie die Veranstaltung im Status geplant anlegen, können Sie beim Buchen von Teilnehmern vorläufige Teilnahmebestätigungen ausgeben und beim Fixieren der Veranstaltung die endgültigen Teilnahmebestätigungen verschicken. Diese Option bietet sich an, falls Sie die Veranstaltung zu einem Zeitpunkt anlegen, der weit vor dem Veranstaltungstermin liegt. Dadurch können Sie Veranstaltungen absagen, bevor Sie die endgültigen Teilnahmezusagen gegeben haben.
Zudem können beim Fixieren von Veranstaltungen die Wartelistenbuchungen in Normal-, Mußbuchungen oder Vormerkungen umgewandelt werden.
Eine Veranstaltung, die im Status geplant angelegt wurde, muß vor Veranstaltungsbeginn fixiert werden, da sie sonst nicht mehr nachbereitet werden kann.
Sie können eine Veranstaltung aber auch sofort im Status fixiert anlegen, wenn Sie schon beim Buchen endgültige Teilnahmebestätigungen ausgeben möchten.
Siehe auch:
Nachbereiten von Veranstaltungen
· gesperrt
Sie können Veranstaltungstermine gleich als gesperrt anlegen. Das bedeutet, daß für diese Veranstaltungstermine (bis zu ihrer Entsperrung) keine Teilnahmebuchungen möglich sind.
Siehe auch:
Sperren/Entsperren von Veranstaltungen
· Veranstaltungsort
Wenn Sie mit Veranstaltungsorten arbeiten, müssen Sie den Ort angeben, an dem die Veranstaltung stattfindet.
Veranstaltungsorte definieren Sie im Customizing des Veranstaltungsmanagements unter Veranstaltungsvorbereitung ® Ort ® Ort anlegen. Unter Veranstaltungsvorbereitung ® Ort ® Verwendung von Veranstaltungsort legen Sie fest, ob Sie überhaupt Veranstaltungsorte verwenden. Wenn Sie keine Orte verwenden, ist die Eingabe optional.
· Sprache
Sie müssen die Sprache festlegen, in der die Veranstaltung abgehalten wird.
· Ablauf
Sie haben zwei Möglichkeiten, den zeitlichen Ablauf einer Veranstaltung (operativer Ablauf) festzulegen:
– Sie können den Ablauf des zugehörigen Veranstaltungstyps (Dispositiver Ablauf) kopieren.
– Sie können einen eigenen Ablauf für die Veranstaltung anlegen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Operativen Ablauf anlegen.
Die für das Anlegen eines zeitlichen Ablaufs erforderlichen Ablaufmuster legen Sie im Customizing des Veranstaltungsmanagements unter Veranstaltungsvorbereitung ® Zeitlichen Ablauf definieren fest.
· Teilnehmerzahl
Die Informationen zur Teilnehmerzahl (Kapazität) werden, sofern vorhanden, automatisch vom Veranstaltungstyp übernommen. Sie können jedoch auch spezifische Kapazitäten für die Veranstaltung angeben.
· Preis- und Kostenzuordnung
Sie können sowohl eine Teilnahmegebühr, die für die interne Leistungsverrechnung zugrunde gelegt wird (interner Preis), als auch eine Teilnahmegebühr, die für die Fakturierung verwendet wird (externer Preis), angeben.
Sie haben hier im Datenbild über die
Möglichkeit, für die Festlegung eines Preises über 
die
Funktion Preisvorschlag
ermitteln zu verwenden.
Die Angaben zur Kostenzuordnung (Kostenrechnungskreis und Kostenstelle) benötigen Sie für die Kostenumbuchung.
· Veranstalter
Hier geben Sie den Organisator einer Veranstaltung an. Die Veranstalter des Typs Organisationseinheit und Firma legen Sie im Customizing des Veranstaltungsmanagements unter Veranstaltungsvorbereitung ® Veranstalter an.
Beim Anlegen von Veranstaltungsterminen können Sie mehr Informationen ablegen als beim Planen von Terminen (beispielsweise Teilnehmerzahl, Preis- und Kostenzuordnung, Daten zum Veranstalter). Diese Daten werden beim Planen, automatisch vom zugeordneten Veranstaltungstyp übernommen, falls sie dort gepflegt wurden. Um die Daten des Veranstaltungstyps für die geplanten Termine zu ändern, steht Ihnen nach dem Planungsvorgang die Funktion Veranstaltungstermin ändern zur Verfügung.
· Weitere Informationen
Hier können Sie die semantischen Informationen zu einer Veranstaltung ablegen, d.h. folgende Subtypen des Infotyps Verbale Beschreibung:
Allgemeine Beschreibung, Veranstaltungsinhalt, Hinweise.
Darüber hinaus können Sie über folgende Infotypen Links von der Veranstaltung auf externe Informationsobjekte anlegen:
Knowledge Link: Über den Infotyp Knowledge Link können Sie Links auf beliebige Objekte des SAP Knowledge Warehouse anlegen (z.B. Schulungsunterlagen, CBTs, Videos).
Web Link: Über den Infotyp Web Link können Sie Links auf beliebige URL-Adressen anlegen, um relevante Informationen aus dem Internet zu der betreffenden Veranstaltung anzuzeigen.
Die über die Infotypen Knowledge Link und Web Link angebundenen Infoobjekte bzw. Web-Seiten können Sie über das Datenbild der Veranstaltung und über die Self-Services anzeigen (falls die betreffende Veranstaltung dort angezeigt wird).
· Ressourcenauswahl und Planungsoptionen
Beim Anlegen eines Veranstaltungstermins können Sie die Ressourcen belegen, die für dessen Durchführung benötigt werden. Eine Ressourcenbelegung ist optional, d.h. Sie können auch Veranstaltungstermine ohne eine Ressourcenbelegung anlegen.
Beim Planen machen Sie entsprechende Planungsvorgaben, die für die Ressourcenbelegung relevant sind. Anhand dieser Vorgaben werden - nach Verfügbarkeit - die benötigten Ressourcen belegt. Fehlende Ressourcen können nach dem Planungsvorgang über die Funktion Veranstaltungstermin ändern belegt werden.
Beachten Sie, dass Sie Veranstaltungstermine nur über die dafür gedachten Transaktionen des Veranstaltungsmanagements (z.B. PV1A, PSV2) bearbeiten dürfen und nicht (im Gegensatz beispielsweise zu Veranstaltungsgruppen, Veranstaltungstypen) über die Transaktion PP01, da es dadurch zu Datenschiefständen kommen kann.
Siehe auch:
Veranstaltungstermin anlegen (mit Ressourcen)
