Eröffnung eines neuen Genehmigungsjahres (SAP-Bibliothek

Eröffnung eines neuen Genehmigungsjahres

Einsatzmöglichkeiten

In der Phase des Geschäftsjahreswechsels oder -abschlusses wird im Allgemeinen ein neues Investitionsprogramm für das neue Genehmigungsgeschäftsjahr angelegt. Der IM-Jahreswechsel ermöglicht es, aus dem Investitionsprogramm des alten Genehmigungsjahres ein gleich strukturiertes Investitionsprogramm des neuen Genehmigungsjahres aufzubauen.

Das Reporting des neuen Investitionsprogramms berichtet wahlweise

nur über die Maßnahmen / Maßnahmenanforderungen des neuen Genehmigungsjahres oder

zusätzlich über die vorgetragenen noch nicht abgeschlossenen Maßnahmen / Maßnahmenanforderungen vergangener Genehmigungsjahre.

Die Funktion Eröffnung neues Genehmigungsjahr kann durch seine Vortragsfunktionen die Verbindung vom neuen Investitionsprogramm zu noch nicht abgeschlossenen Maßnahmen / Maßnahmenanforderungen des alten Investitionsprogramms und zu deren Werten für Reportingzwecke aufrecht erhalten.

Ablauf

Bei der Funktion Eröffnung neues Genehmigungsjahr haben Sie die Möglichkeit, alle noch nicht abgeschlossenen Maßnahmen / Maßnahmenanforderungen in das neue Investitionsprogramm zu übernehmen. Abgeschlossene bzw. nicht realisierte Maßnahmen übernimmt das System nicht. Nach dem Jahreswechsel können neue Maßnahmen über das Investitionsprogramm budgetiert werden.

Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt

Jahreswechsel

Nachdem die Eröffnung des neuen Genehmigungsjahres durchgeführt wurde, können Sie gegebenenfalls die Struktur des neuen Investitionsprogramms anpassen. Sie können neue Positionen anlegen und bereits vorhandene Positionen umhängen (Programmpositionen und -struktur anlegen). Die Planung und Budgetierung neuer Positionen kann wie gewohnt erfolgen (bottom-up Planen und Investitionsprogramm top-down Budgetieren).

Parameter für die Funktion Eröffnung neues Genehmigungsjahr

Beim Start der Funktion Eröffnung neues Genehmigungsjahr müssen Sie verschiedene Parameter festlegen.

Programmstruktur kopieren

Das System kopiert die Struktur des alten Investitionsprogramms und erzeugt so das neue Investitionsprogramm. Das Genehmigungsjahr wird um ein Jahr hochgezählt. Programmstruktur und Positions-IDs verändern sich nicht.

Maßnahmen / Maßnahmenanforderungen vortragen

Das System trägt alte Maßnahmen und Maßnahmenanforderungen in das Investitionsprogramm des neuen Genehmigungsjahres vor. Hiervon ausgenommen sind

Maßnahmen / Maßnahmenanforderungen mit dem Status abgeschlossen

Maßnahmenanforderungen mit dem Status abgelehnt und durch Maßnahme(n) ersetzt

Wenn Sie darüber hinaus noch weitere Maßnahmen / Maßnahmenanforderungen vom Vortrag ausschließen möchten, können Sie dies mit Hilfe eines Statusselektionsschemas (Selektion nach bestimmtem System-/Anwenderstatus) tun. Die so vorgetragenen Maßnahmen / Maßnahmenanforderungen können vom System jederzeit als solche erkannt werden und von den direkt zugeordneten Maßnahmen / Maßnahmenanforderungen des neuen Investitionsprogramms unterschieden werden. Im Einzelnen bedeutet dies:

Bei Auswertungen des neuen Investitionsprogramms können Sie entweder mit oder ohne die alten Maßnahmen / Maßnahmenanforderungen berichten. Die Standardrecherchen des IM-Informationssystems sind so definiert, dass sowohl über die alten wie auch die neuen Maßnahmen/ Maßnahmenanforderungen berichtet wird. Die allgemeine Werteliste des IM-Informationssystems (Programm RAIMINFO) berichtet hingegen standardmäßig nur über die neuen Maßnahmen/Maßnahmenanforderungen. Durch Setzen des Kennzeichens auch alte Werte und Maßnahmen/Anforderungen im Einstiegsbild des Reports kann aber auch dieser Bericht über alte und neue Maßnahmen / Maßnahmenanforderungen zusammen berichten.

Bei Nutzung der Funktion Budgetverteilung (Budgetverteilung von Programmpositionen an Maßnahmen) können entweder die neuen Maßnahmen budgetiert werden (Standard), oder es kann ein Nachtrag vom neuen Investitionsprogramm auf die alten Maßnahmen verteilt werden.
Achtung
Es kann dadurch vorkommen, dass eine Maßnahme Budget vom alten und vom neuen Investitionsprogramm trägt. Von dieser Möglichkeit sollte nur in begründeten Ausnahmefällen Gebrauch gemacht werden.
Empfehlung
Wenn alte und neue Maßnahmen innerhalb der Budgetverteilung des neuen Investitionsprogramms gleichberechtigt sein sollen, dann führen Sie einen Abschluss des alten Genehmigungsjahres durch.

Hinweis

Für Investitionsmaßnahmen (Aufträge/PSP-Elemente) gibt es die Möglichkeit, unverbrauchte Budgets und Obligos in das nächste Jahr zu übertragen. Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen möchten, sollten Sie diesen Übertrag vor Durchführung der Funktion Eröffnung neues Genehmigungsjahr des Investitionsprogamms durchführen. Hierdurch stellen Sie sicher, dass beim Vortrag der Jahresbudgets im Rahmen der Eröffnung eines neuen Genehmigungsjahres die bereits aktualisierten Jahreswerte der Investitionsmaßnahmen vorgetragen werden.

Budgetwerte vortragen

Dieses Kennzeichen sollten Sie stets setzen, wenn der Parameter Maßnahmen/Anforderungen vortragen gesetzt ist. Hierdurch stellen Sie sicher, dass die Summe der übernommenen Maßnahmenbudgets konsistent das Programmbudget des neuen Investitionsprogramms im Reporting erhöht (Budgetvortrag). Auf diese Weise wird u.a. bewirkt, dass die Differenz zwischen Programmbudget und Maßnahmenbudget im Reporting des neuen Investitionsprogramms unabhängig davon ist, ob mit oder ohne alte Maßnahmen / Maßnahmenanforderungen berichtet wird, d.h. als „freies" Programmbudget wird stets nur das freie Programmbudget des neuen Investitionsprogramms gezeigt. Auf das operative Budget des neuen Investitionsprogramms hat dies jedoch keinen Einfluss.

Das System verwaltet den Budgetvortrag getrennt vom laufenden Budget des neuen Investitionsprogramms. Nach Durchführung des Jahreswechsels fließt der Budgetvortrag beim Reporting nur dann mit ein, wenn über alte und neue Maßnahmen/ Maßnahmenanforderungen zusammen berichtet wird. In der Budgetierungsfunktion für das Originalbudget des neuen Investitionsprogramms wird der Budgetvortrag (anstatt des laufenden Budgets) sichtbar, wenn zuvor im Einstiegsbild über Einstellungen ® Genehmigungszeitraum der Genehmigungszeitraum Vortrag gesetzt wird. Dieser Budgetvortrag wird jedoch i.d.R. niemals manuell bearbeitet sondern stets im Rahmen des Jahreswechsels fortgeschrieben.

Planwerte vortragen

Die Bedeutung dieses Parameters ist analog zum Parameter Budgetwerte vortragen.

Version für Planwerte

Die Planwerte eines Investitionsprogramms können in mehreren Versionen verwaltet werden (Versionen für die Planung). Beim Jahreswechsel müssen Sie deshalb die Zielversionen angeben, unter der das System die vorgetragenen Planwerte ablegen soll. Als Quellversion verwendet das System jedoch nur die eine hierfür im Customizing für den Vortrag ausgezeichnete Version des alten Genehmigungsjahres (Siehe im Customizing für Investitionsprogramme unter Planung im Programm ® Versionen ® Version einem Genehmigungsjahr/Programmart zuordnen).Ist im Customizing keine Version ausgezeichnet, so wird die Version 0 genommen.