Importation de documents EHS : processus 

Applications

L’importation de documents EHS dans la composante R/3 sécurité des produits vous permet d’importer des documents entrants (IBD) dans le système R/3.

De cette façon, vous pouvez importer les fiches de données de sécurité du système de gestion des documents Dok-X. Dok-X est un produit de la société S/L TechniDATA GmbH.

Vous pouvez créer des interfaces supplémentaires en copiant le module fonction Dok-X et en l’adaptant pour répondre à vos exigences dans l’activité IMG Gestion des exits utilisateur du Customizing pour la sécurité des produits.

En théorie, tous les formats de document peuvent être importés pour autant que le format ait été mis au point dans le Customizing pour le système de gestion des documents (SGD). Un fichier clé supplémentaire contient une référence au nom du fichier du document. Il peut avoir l’extension *.PDF, par exemple, ou un autre format.

Après l’importation, l’affichage dans le système d’édition des documents fonctionne uniquement si le programme d’affichage correspondant est installé pour le type de document.

Pour imprimer et expédier, vous devez vous assurer que le serveur WWI peut convertir le format significatif en PostScript.

Conditions préalables

Consultez le chapitre Conditions préalables : Importation : processus.

Un fichier clé pour le fichier de documents EHS entrants doit exister ; le système R/3 peut déterminer la substance, la langue et la variante de génération correspondante via ce fichier. La date d’importation est utilisée comme jour de référence.

Exemple d’un fichier clé :
 

Explication

CPN=DUPONT

Nom de la société

DTY=SDB

Type de document (MSDS pour l’importation Dok-X)

PRN=LITHIUM POLYSILICATE

Désignation de produit

EDN=00001513

  

CTY=GB

Pays

LAC=E

Code langue

STA=V

Statut

DAT=19.03.1996

Date de validité (correspond à la date d’importation)

SYN=CHE - LITHIUM POLYSILICATE

Désignation de synonyme (évaluée selon le profil d’échange de données)

SYN_1=LITHIUM POLYSILICATE

Désignation de synonyme 2

FNA=30.PDF

Nom du fichier (l’extension "PDF" fait partie de la désignation)

FFT=PDF

Type de fichier

La variante de génération est déterminée à partir des détails sur le pays et sur le type de document EHS (voir activité IMG Schémas de conditions pour sélection SRGV).

Processus

  1. Vous utilisez la fonction Contrôle du répertoire pour exécuter la pré-importation.

Utilisez un profil d’échange de données pour spécifier quels identificateurs du fichier clé *.KEY doivent être utilisés pour affecter une substance R/3 à un document EHS.

Le dossier *.KEY est fourni par le système Dok-X et contient toutes les informations essentielles pour le document EHS. Le véritable document EHS est un fichier *.PDF qui est également fourni par le système Dok-X.
  1. Vérifiez le protocole de contrôle créé par le système R/3 pour la pré-importation.
  2. Exécutez l’importation.

 

Pour de plus amples informations, consultez

    
 

Importation de documents EHS Dok-X-SDB

    

Résultat

Pour ce faire, sélectionnez Documents EHS ® Système d’informations de document EHS à l’écran de Sécurité des produits et saisissez IBD_MSDS comme type de document EHS ainsi que vos autres conditions de sélection.

Sélectionnez OK. Sélectionnez la saisie requise et ensuite Saut ® Info. complémentaires.

Si le document EHS dans le système R/3...

Alors

présente le statut Validé

le document EHS Dok-X-SDB est créé dans le système R/3.

ne présente pas encore le statut Validé

le document EHS Dok-X-SDB importé remplace le document EHS existant dans le système R/3.

Après l’importation du document EHS Dok-X, celui-ci présente le statut initial que vous avez spécifié dans la variante de génération.