Attribution de versions aux documents EHS 
Attribution de versions aux documents EHS
Utilisation
Cette fonction organise l’attribution de numéros de version à plusieurs documents EHS créés pour la même substance, la même variante de génération et la même langue.
Conditions préalables
Pour permettre l’attribution des versions, vous devez préalablement définir le code Exigence de version dans l’en-tête de la variante de génération.
Si le code de pertinence a été défini, de nouvelles versions principales ou sous-versions de documents EHS sont créées. Il vous est possible de définir le code de pertinence :
Les valeurs de substances correspondantes apparaissent marquées dans le document final généré manuellement ou automatiquement si vous avez défini le code Générer marques de modification dans l’en-tête de la variante de génération et si un document EHS validé auquel une version a été attribuée en constitue une version précédente. Le système R/3 détermine les modifications significatives qui ont été apportées depuis la génération du document EHS précédent.
Il se peut que le document EHS ne possède pas le statut DD (demande de document EHS), VA (validé) ou HI (historique).
Fonctionnalités
Version de lancement
Si c’est la première fois que vous créez un document EHS pour une substance, une variante de génération et une langue et si vous sélectionnez Accepter lorsque le document EHS présente le statut TE (terminé), une boîte de dialogue apparaît qui vous permet de spécifier le numéro de lancement de la version principale, peu importe si vous avez défini le code Exigence de version ou non. Cette version de lancement peut servir de version de document EHS initiale après le remplacement des systèmes existants. Dans ce cas, la sous-version correspond toujours à zéro.
Numérotation
Si vous sélectionnez à nouveau Accepter pour un document EHS de statut TE (terminé), les réactions système suivantes surviennent :
Si le code Exigence de version |
alors |
n’a pas été défini, |
le document EHS se voit toujours affecté le numéro de version V1.0, que le code de pertinence ait été défini ou non. |
a été défini et que le document EHS est significatif, |
le système R/3 affecte à la version principale le nombre supérieur suivant et définit la sous-version sur zéro (V2.6 ® V3.0, par exemple).Le système R/3 n’autorise aucun vide dans la version principale. |
a été défini et que le document EHS n’est pas significatif, |
le système R/3 affecte à la sous-version le nombre supérieur suivant et ne modifie pas la version principale (V2.6 ® V2.7, par exemple). |
En ce qui concerne les documents EHS qui présentent un jour de référence ultérieur et dont l’attribution de versions et la validation doivent avoir lieu avant celui-ci, vous devez vérifier
Si le document EHS ne présente pas de jour de référence ultérieur, vous devez manuellement créer une demande de document EHS pour le jour de référence ultérieur de sorte que ce document EHS porte le numéro de version le plus élevé et qu’aucune donnée ne soit perdue au cours de l’expédition.
La version 3.2 contient les données de substances valables pour 1er août.
La version 4.0 contient les données de substances valables pour le 1er mai et des modifications significatives y ont été apportées.
Version |
Date de génération |
Date de validation |
Jour de référence |
3.2 |
1er Avril |
1er avril |
1er août |
Modification significative => 4.0 |
1er mai |
1er mai |
1er mai |
Si un ordre d’envoi de document est créé le 1er août, le système sélectionne les documents EHS qui présentent les numéros de version les plus élevés (version 4.0). Toutefois, les données valables pour le 1er août ne sont pas contenues dans cette version.
Pour créer une version qui comprend les modifications significatives ainsi que les données valables pour le 1er août, vous devez manuellement créer une demande de document EHS avec le 1er août comme jour de référence. =>
Version |
Date de génération |
Date de validation |
Jour de référence |
4.1 |
1er mai |
1er mai |
1er août |
Ce scénario est valable pour les modifications significatives et celles qui ne le sont pas.
Contournement de l’attribution de versions
Vous pouvez contourner le statut TE (terminé) en définissant VA (validé) comme statut initial dans la variante de génération.
En outre, si le code Exigence de version |
alors |
n’a pas été défini, |
l’acceptation du document EHS dans le dernier statut de validation provoque automatiquement la validation finale du document EHS. Le document EHS se voit toujours affecter la version V1.0. Au cours de ce processus, le document EHS actuellement validé est remplacé. |
a été défini, |
le système R/3 spécifie automatiquement la version de lancement V1.0 pour le premier document EHS généré. Les versions ultérieures sont fonction de la définition ou non du code de pertinence. |