Le système R/3 détermine toutes les demandes de document EHS générées manuellement et automatiquement lors de la création de la réserve de travail.

Les demandes de document EHS sont générées automatiquement

• si les données des substances ou les phrases types sont modifiées et sont déjà utilisées dans les documents EHS (avec le statut GR, V1, V2,..., TE ou VA) de sorte que les documents EHS existants doivent être mis à jour.

• si un document EHS établi pour une substance, une variante de génération et une langue doit être envoyé à cause d’un ordre d’envoi de document généré automatiquement et si le système R/3 ne peut pas sélectionner de document EHS validé.

Le système R/3 détermine les modifications de substance et de phrase type comme suit :

• Références à une ou plusieurs substances ;
• Énumérations de substances ;
• Compositions d’une substance.

1. Le système R/3 détermine tous les documents initiaux qui se réfèrent aux substances modifiées.
2. Les documents EHS sont contrôlés afin de déterminer si les modifications qui leur ont été apportées leur sont significatives. Seuls ces documents EHS sont placés dans la réserve de travail sous la forme de documents EHS nouveaux.

Le système R/3 modifie les données de phrase type comme suit :

1. Toutes les phrases types qui ont été modifiées dans la période en question sont sélectionnées.
2. Les documents EHS dans lesquels les données de phrase type furent créées à l’origine comme symboles de phrase type sont immédiatement placés dans la réserve de travail comme documents EHS régénérés.
3. Le système détermine ensuite les substances dans lesquelles les phrases types modifiées sont utilisées.
4. Tous les documents EHS qui se réfèrent à ces substances sont ensuite sélectionnés.
5. Le système contrôle les documents EHS afin de déterminer si les données de phrase type modifiées leur sont significatives. Seuls ces documents EHS sont placés dans la réserve de travail sous la forme de documents EHS nouveaux.

La période pour laquelle les modifications sont déterminées est spécifiée par la date de la dernière génération de réserve de travail et par la date du jour moins un jour. Comme les périodes pour lesquelles une réserve de travail a déjà été créée sont protocolées, il ne peut pas y avoir de trou. Ainsi, aucune modification n’est négligée.