Reporting d’exception dans le cahier d’états 

Dans le cahier d’états, les exceptions jouent un rôle important à deux niveaux. Tout d’abord, elles sont utilisées pour représenter les listes d’états en couleur. Ensuite, elles servent à colorer les états et les classes d’états dans le menu graphique. La procédure de création des exceptions est décrite dans la documentation en ligne inter-applications Reporting drill-down.

Affichage des exceptions dans les états du cahier

Veuillez noter les points suivants lors de la présentation des listes d’états :

Si un état est enregistré en tant qu’état de données dans le cahier d’états, une copie de l’état drill-down y est sauvegardée simultanément. Ceci signifie que les couleurs sont exactement identiques dans l’état du cahier. Vous voyez les couleurs à un moment spécifique. Elles ne sont jamais mises à jour.

Lorsqu’un état fait l’objet d’une reprise en tant qu’état de définition dans le cahier d’états, les exceptions définies pour cet état drill-down sont également reprises. Ces exceptions sont ensuite analysées dans le cahier d’états à chaque sélection de nouvelles données, comme elles le seraient dans le reporting drill-down.

À l’aide de la rubrique de menu Cahier d’états ® État du cahier ® Modifier, vous pouvez créer, modifier et supprimer les exceptions dans l’état du cahier, tout comme dans le reporting drill-down (voir ci-dessous).

Affichage des exceptions dans le graphique de hiérarchie

Les couleurs sont affectées aux états et aux classes d’états dans le menu graphique de la manière suivante :

Des couleurs par défaut sont affectées aux états et aux classes d’états ; elles s’appliquent si aucune exception n’est définie, ou si le statut de l’exception est « normal » (c.-à-d. qu’aucune valeur n’est au-delà ou en deçà). Le rouge et le vert ne sont pas des couleurs par défaut valables car elles sont réservées pour les valeurs qui ont soit au-delà ou en deçà d’une exception. Si vous utilisez des exceptions, nous vous recommandons d’utiliser le jaune comme couleur par défaut. Cela signifie que les états et les classes d’états dont le statut est « normal » apparaissent en jaune dans le graphique de hiérarchie. Cet effet de feu de signalement permet une vue d’ensemble immédiate du statut des différents états et classes d’états.

Une différence importante entre l’affichage des exceptions dans le menu graphique et dans une liste d’états réside dans le fait que les exceptions doivent être analysées avant l’exécution de l’état. Dans une liste d’états, les exceptions peuvent, bien sûr, être analysées lors de l’exécution de l’état. Lors de l’affichage d’une synthèse graphique de plusieurs états dans le graphique de hiérarchie, n’exécutez pas encore les états. En effet, il n’est pas possible d’analyser les exceptions dans tous les états lors de l’affichage du menu graphique. Ceci est dû à l’effet des exceptions sur les performances. Les exceptions peuvent être analysées à l’aide d’un job qui sauvegarde les données en arrière-plan. Le code Vérifier exceptions, accessible sous Système d’information ® Données d’état ® Gérer variantes, détermine l’analyse éventuelle en arrière-plan des exceptions. Voir G el des données d’état et impression des états en arrière-plan.

À l’aide de Cahier d’états ® État du cahier ® Modifier, vous pouvez modifier les exceptions dans un état. À l’aide de cette fonction, définissez également les exceptions significatives pour le menu graphique. La boîte de dialogue dans laquelle vous traitez les exceptions contient la fonction Menu graphique. Cette fonction propose trois options : Afficher en rouge et vert, À ne pas utiliser et Afficher en rouge. L’option par défaut est Afficher en rouge et vert ; en d’autres termes, l’exception est mise en surbrillance dans le graphique si elle est en rouge ou en vert. Si plusieurs exceptions ont été définies, le rouge a la priorité sur le vert, qui a la priorité sur la couleur normale.

Supposons qu’un état a été créé avec trois exceptions et ensuite exécuté en arrière-plan. La première exception était en vert, la seconde normale et la troisième rouge. La date et l’heure auxquelles les exceptions ont été analysées sont également enregistrées.

Si, dans cet exemple, le paramètre Afficher en rouge et vert a été défini pour la première exception et le paramètre A ne pas utiliser pour la deuxième et troisième exception, l’état apparaît en vert dans le menu graphique.

La couleur de l’état de définition dans le graphique est reprise vers la classe d’états à laquelle l’état appartient. Cela signifie que, si un seul état de la classe d’états est rouge, l’ensemble de la classe d’états est coloré en rouge.

Analyse des exceptions avec plusieurs combinaisons de variables

Une plus grande attention est requise lors de l’analyse en arrière-plan des exceptions pour un état comportant des variables. Il est possible, avec ce type d’état, de vérifier plusieurs combinaisons de variables l’une après l’autre pour un groupe de variables.

Vous avez défini l’exercice comptable et la région comme variables et vous voulez vérifier les exceptions pour :

a) l’exercice comptable 1995, la région Nord et

b) l’exercice comptable 1996, la région Sud.

L’état est « rouge » dans le premier cas, et « vert » dans le deuxième cas. La couleur dont la priorité est la plus élevée dans le graphique de hiérarchie est affichée dans le cahier d’états, dans ce cas le « rouge ». (La règle veut que le rouge soit prioritaire sur le vert et la couleur normale.)

Lors de l’exécution de l’état, une boîte de dialogue apparaît pour la saisie de variable. Au moyen de la fonction Variable (exception), la combinaison de variables correspondante, responsable de la couleur du graphique de hiérarchie, est activée dans les zones de saisie. Ainsi, dans notre exemple, l’exercice comptable 1995 et la région Nord sont activés comme variables.

Affichage des exceptions

Si vous sélectionnez la rubrique de menu Afficher except. dans l’état du cahier, les informations concernant la dernière analyse en arrière-plan des exceptions sont affichées. La liste contient la date et l’heure, ainsi qu’une couleur pour chaque exception. Vous pouvez par conséquent visualiser les exceptions qui ont engendré les couleurs dans le graphique de hiérarchie.

Vous pouvez accéder à des informations plus détaillées sur le statut d’une exception sous Autres fonctions ® Paramètres d’état. Vous pouvez y voir sur quelle feuille de l’état une exception possède un statut spécifique. Si, par exemple, une exception importante figure dans plusieurs feuilles d’un état, vous pouvez voir que son statut varie. Ainsi, ce statut peut être vert dans la feuille 1, normal dans la feuille 2 et rouge dans la feuille 3.