Modification en masse des données de base (Bibliothèque R/3 - Comptabilité des immobilisations (FI-AA))

Modification en masse des données de base

Applications

La composante Comptabilité des immobilisations offre une fonction de traitement en masse des modifications que vous pouvez apporter aux données de base des immobilisations. Dans une large mesure, le système exécute ces modifications automatiquement. Ce type de modification en masse des immobilisations peut s’avérer nécessaire dans les cas suivants :

Lorsque le pré-budget du centre de coûts est modifié, vous devez modifier l’affectation au centre de coût de toutes les immobilisations affectées.

Dans le cadre de la clôture d’exercice, vous devez modifier les paramètres d’amortissement.

Après la reprise d'anciennes immobilisations, vous devez effectuer, dans certaines zones des données de base des immobilisations, des saisies qui n'ont pas pu être copiées à partir de votre ancien système.

Vous avez apporté une modification au niveau de la catégorie d’immobilisations. Les modifications à ce niveau n’affectent que les immobilisations créées après la modification. Par conséquent, vous devez modifier les immobilisations qui existaient auparavant.

Pour exécuter une modification en masse, vous avez besoin de l’autorisation normale de gestion des données de base des immobilisations ainsi que de l’autorisation associée à l’objet d’autorisation A_PERI_BUK (autorisation des traitements périodiques) avec l’activité 40. Cette autorisation est comprise dans le profil standard A_ALL.

Déroulement

Le processus de modification en masse présente trois niveaux :

Définition des règles de modification

Sélection des immobilisations et saisie de celles-ci dans une réserve de travail

Vérification et correction de la réserve de travail, et validation (c’est-à-dire exécution de la modification en masse)

Définition des règles de modification

Vous devez définir les règles de modification à l’aide de la substitution (dans le Customizing de la Comptabilité des immobilisations, sous Données de base – voir aussi Validation et substitution). Les règles de modification déterminent le nouveau contenu de certaines zones des données de base. Lorsque vous créez une réserve de travail pour la modification en masse, vous devez saisir une règle de substitution. Lorsque la liste des tâches de la réserve est traitée, toutes les immobilisations listées sont modifiées conformément aux règles définies.

Pour plus d’informations sur les règles de substitution, reportez-vous au Guide d’implémentation de la Comptabilité des immobilisations, sous Données de base. La procédure de définition d’une règle de substitution y est décrite.

La figure suivante illustre la définition d’une règle de substitution dans le Customizing. Dans toutes les immobilisations du centre de coûts 4711, le centre de coûts doit être remplacé par le centre 8936.

Règle de substitution

Lorsque vous apportez une modification à des données liées à des périodes de validité (telles que l’affectation à un centre de coûts), vous devez toujours saisir l’intervalle de temps (période de validité) dans la règle de substitution. Lorsque vous saisissez une nouvelle date de début de validité dans la substitution, le système ouvre automatiquement un nouvel intervalle. Vous ne pouvez modifier qu’un intervalle dans chaque modification en masse. Il n’est pas possible d’effectuer des modifications dans plusieurs intervalles simultanément.

Il est à noter que lorsque vous apportez des modifications aux paramètres d’amortissement, vous devez également saisir le tableau d’évaluation (AFABE) dans la condition.

Définition d’une substitution

Sélection d’immobilisations

Vous devez sélectionner les immobilisations que vous souhaitez modifier à l’aide de n'importe quel programme standard du système d’information de la Comptabilité des immobilisations. Vous pouvez le sélectionner à l’aide du programme défini sous Outils ® Réserve de travail ® Générer ou utiliser un autre programme standard. Vous devez ensuite placer les immobilisations sélectionnées dans une réserve de travail (fonction Créer réserve de travail dans la liste de l’état). Il est à noter que vous ne pouvez sélectionner que les immobilisations d’une seule société.

La fonction Sélections libres de l’écran de sélection des états vous permet de restreindre davantage la sélection. En plus des critères de sélection standard, cette fonction permet d’utiliser toutes les zones de la partie des données générales de la fiche comme conditions de sélection. Ces options de sélection permettent de sélectionner les immobilisations à modifier en fonction de vos besoins spécifiques. Vous pouvez ajouter des immobilisations individuelles à une réserve de travail (sous Environnement) :

à partir de la transaction consacrée aux données de base de l’immobilisation ;

à partir de la transaction d’affichage des valeurs d’acquisition et de production ;

pendant le traitement ultérieur de la réserve de travail.

Le programme de création d’une réserve de travail n’affiche que les immobilisations associées à des montants de coûts d’acquisition et de production. Pour pouvoir sélectionner des immobilisations qui n’ont pas été enregistrées, vous devez utiliser le programme standard pour les immobilisations non enregistrées (sous Opérations journalières).

Documentation de la modification en masse

Le système documente la modification en masse des données de base à l’aide de documents, tout comme pour les modifications manuelles. Vous pouvez saisir le numéro de la réserve de travail comme condition de sélection dans l’état standard afin de consulter les modifications des données de base. L’état affiche toutes les modifications apportées au moyen d’une modification en masse. Il affiche également le nom de l’utilisateur qui a traité la modification en masse.

Procédure

Exécution d’une modification en masse

Vous pouvez également impliquer plusieurs personnes dans l’exécution d’une modification en masse des données de base des immobilisations. Cette méthode donne la possibilité à d’autres membres du personnel de l’entreprise d’effectuer des vérifications complémentaires. Pour plus d’informations, voir BC Scénarios de workflow dans les applications.

Le scénario de workflow Modifications en masse des données de base des immobilisations (impliquant plusieurs personnes) est actif dès qu’un utilisateur est affecté à l’activité standard Corriger réserve de travail (dans le Customizing de FI-AA, sous Préparation du démarrage en production ® Administration des autorisations). Par ailleurs, vous devez vous assurer que cette activité n’est pas affectée à un utilisateur si vous ne souhaitez pas utiliser le workflow, mais la procédure décrite plus haut.