Les avances et acomptes constituent un type d’entrée d’immobilisation que vous devez généralement mettre en service et rapporter dans un poste du bilan séparé. C’est pourquoi, dans le système SAP R/3, les écritures d’acompte font appel à des codes mouvements spéciaux distincts.

Lors du versement d’un acompte, les transactions suivantes doivent être exécutées :

• Création d’une demande de versement d’un acompte
• Comptabilisation de l’acompte
• Comptabilisation de la facture de clôture correspondante
• Rapprochement de l’acompte avec la facture de clôture

La composante R/3 FI-AP (Comptabilité fournisseurs) comprend des transactions spécifiques permettant de passer des écritures sur les immobilisations correspondantes. Les avances et acomptes versés sont comptabilisés sur le compte collectif de la Comptabilité des immobilisations « avances et acomptes capitalisés sur immobilisations » ainsi que sur le compte collectif de la Comptabilité fournisseurs « avances et acomptes versés sur immobilisations ». Le compte de contrepartie du compte collectif en Comptabilité des immobilisations est un compte de virements internes. Afin d’éviter que les acomptes versés n’apparaissent deux fois au bilan, ce compte de virements internes doit être lié au même poste de bilan que le compte collectif de la Comptabilité des immobilisations.

Lorsque la facture de clôture est reçue, elle doit être entièrement comptabilisée et capitalisée sur le compte de l’immobilisation correspondante. Ensuite, vous devez rapprocher les acomptes versés avec la facture de clôture. À ce moment, le système contre-passe les entrées initiales (les acomptes) sur les comptes d’immobilisations.

Lorsque vous créez une demande de versement d’un acompte avec une imputation à une immobilisation, le système effectue les mêmes vérifications que pour une comptabilisation directe. Lorsque vous comptabilisez manuellement un acompte, vous pouvez utiliser la demande de versement d’un acompte comme modèle d’écriture. Le programme de paiement peut également la convertir automatiquement en écriture d’acompte.

Les avances et acomptes versés sont comptabilisés sur le compte collectif de la Comptabilité des immobilisations « avances et acomptes capitalisés sur immobilisations » ainsi que sur le compte collectif de la Comptabilité fournisseurs « avances et acomptes versés sur immobilisations ». Le compte de contrepartie du compte collectif en Comptabilité des immobilisations est un compte de virements internes.

Comme alternative à la comptabilisation en Comptabilité financière, vous pouvez enregistrer la partie à l’actif de l’opération comptable dans la Comptabilité des immobilisations sans comptabilisation intégrée en Comptabilité fournisseurs.

Vous pouvez utiliser le programme de paiement de la Comptabilité financière pour demander au système de comptabiliser automatiquement les avances et acomptes. Cette option vous est offerte en plus de la comptabilisation manuelle des avances et acomptes versés en Comptabilité des immobilisations. Le programme de paiement traite toutes les demandes de versement d’un acompte du système arrivées à échéance et correctement marquées. Pour plus d’informations sur le traitement des avances et des acomptes dans la Comptabilité financière, reportez-vous à la documentation correspondante dans la Bibliothèque R/3.

Si vous voulez mettre en service une immobilisation en cours à la clôture d’un exercice, vous devez transférer l’immobilisation en cours dans un compte d’immobilisations en service. Si l’entrée de facture pour un acompte ne se produit pas pendant le même exercice comptable que l’acompte, vous devez d’abord rapprocher l’acompte versé non encore soldé (par une écriture de provision pour facture à recevoir). Vous ne pouvez imputer l’immobilisation en cours qu’après ce rapprochement.

Pour comptabiliser des avances et acomptes sur des immobilisations dans la composante FI-AA, procédez comme suit :

• Saisissez le compte collectif des avances et acomptes versés dans les affectations de comptes appropriées. Saisissez également le compte de contrepartie de la Comptabilité des immobilisations (Customizing FI-AA : Mouvements ® Entrées). Le système passe les écritures dans les comptes généraux « avances et acomptes versés sur immobilisations » et « compte de contrepartie d’avances et acomptes versés sur immobilisations » saisis.
• Autorisez la passation d’écritures dans les catégories d’immobilisations appropriées avec le groupe de codes mouvements associé aux avances et acomptes versés. Cette option se trouve dans la transaction de gestion des catégories d’immobilisations, sous Autres fonctions.