Inscription de participants 

Procédure

  1. Dans le menu SAP de l'écran SAP Easy Access, sélectionnez Ressources humaines ® Gestion de la formation ® Participations ® Inscrire participant à formation. L'écran Enregistrer participation : écran initial apparaît.
  2. Dans la zone Type de formation, saisissez le type de formation requis. Dans la zone de recherche (située en haut à gauche), sélectionnez l'outil de recherche ou la variante de recherche à utiliser pour rechercher le type de formation, puis, le cas échéant, saisissez les données requises (telles qu'un critère de recherche).
  3. Dans la zone de sélection (située en bas à gauche), sélectionnez le type de formation dont vous avez besoin à partir de la liste des occurrences, puis double-cliquez sur son nom. Le type de formation est automatiquement transféré vers l'espace de travail (écran de droite) sous Type de formation.

    4. Vous avez également la possibilité de sélectionner le type de formation directement via l'aide à la saisie dans l'espace de travail (écran de droite).

    Si vous appelez la fonction du menu dynamique Participation, les données significatives sont lues simplement en positionnant le curseur sur le type de formation. La boîte de dialogue Enregistrer participation : données apparaît. La date de la formation y est déjà sélectionnée. En d'autres termes, les étapes 1 à 7 ne sont pas obligatoires.

    La boîte de dialogue correspond à l'espace de travail affiché lorsque vous appelez la transaction individuelle dans le menu Utilisateur ou Easy Access. Pour plus d'informations sur les fonctions d'affichage dans les transactions individuelles Inscription avec option et Inscription, reportez-vous à la section Utilisation du gestionnaire d'objets.

  4. Dans la zone Période, saisissez les dates de la formation.
  5. Saisissez la langue dans laquelle la formation doit se dérouler, à l'endroit approprié.
  6. Si vous avez modifié des données pour rafraîchir l'affichage sous Catalogue des formations, cliquez sur .
  7. Sous Catalogue des formations, sélectionnez, dans la liste, la date de formation. (La date de formation étant déjà sélectionnée dans ce cas, ceci ne s'applique pas si vous avez lancé la fonction du menu dynamique Participation.)
  8. Sélectionnez le type de participant de la personne à inscrire, ainsi que son nom.

    9. Si vous avez indiqué le type de groupe de participants (tel qu'une unité structurelle), saisissez le nombre d’inscriptions.

  9. Définissez la priorité d'inscription.

    10. Pour accéder à une boîte de dialogue vous permettant de saisir une valeur numérique pour la priorité d'inscription, cliquez sur . Les intervalles de priorité stockés dans le Customizing apparaissent.

  10. Il existe deux options :
    1. Pour transférer automatiquement les données de calcul spécifiées pour le type de participant et pour ne pas créer une note pour l'opération d'inscription, sélectionnez Enregistrer. Cliquez sur Résultat.
    2. Sélectionnez Informations d'inscription/de paiement pour contrôler ou modifier les données de calcul, créer une note pour l'opération d'inscription ou accepter l'une des opérations de facturation et d'affectation suivantes : facturation par carte de paiement, spécification des différentes fonctions partenaires de facturation, ventilation des coûts en pourcentage à plusieurs objets de calcul pour l'imputation interne d'activités.

Autre procédure sur Informations d'inscription/de paiement :

Lorsque vous sélectionnez Informations d'inscription/de paiement, la boîte de dialogue Frais et affectation apparaît. Toutes les données de facturation ou enregistrées pour le type de participant auquel le participant appartient apparaissent ici. Modifiez les données comme requis :

  1. Le cas échéant, modifiez le type de calcul.
  2. Le cas échéant, modifiez les frais de participation.

Le code de statut situé en regard de la zone Frais indique si la participation a déjà été imputée.

Saisissez les données relatives au type d'imputation sélectionné.

    1. Saisie de données pour le type d'imputation Facturation :
      1. Sélectionnez Fonctions partenaires ou Carte de paiement.

        2. Sous Fonction partenaire, saisissez un numéro de référence des ventes et, le cas échéant, différentes fonctions partenaires.

        Ou,

        Sous Carte de paiement, définissez le détenteur de la carte, le type de carte, son numéro, ainsi que sa date de fin de validité.

      2. Cliquez sur .

        3. Les données de la carte de paiement sont transférées vers l'Administration des ventes où un contrôle de vraisemblance est exécuté. Le résultat de ce contrôle apparaît sous Contrôle de carte. Si le contrôle valide la carte, les données apparaissent. Dans le cas contraire, un message d'erreur est affiché.

        Uniquement pour les cartes de paiement :

      3. Pour autoriser le paiement par carte, cliquez sur Carte de paiement. Lorsque vous exécutez l'état de facturation pour le participant (sous Formations ® Facturation), les frais sont automatiquement débités via la carte de paiement.

Avec le type d'imputation facturation, vous pouvez utiliser la fonction Simuler détermination du prix en cliquant sur dans cette boîte de dialogue. La simulation affiche le montant net à facturer (remises comprises). Toutes les données de facturation pertinentes doivent être gérées pour que la simulation fonctionne. Si des données sont manquantes, un message d'erreur est affiché en conséquence. Vous pouvez l'utiliser pour saisir les données manquantes. Cette fonction vous permet également de contrôler dès l'étape Inscription si la facturation fonctionne réellement.
    1. Saisie de données pour l'imputation interne d'activités :
      1. Saisissez le(s) périmètre(s) analytique(s) et le(s) centre(s) de coûts auxquels les frais de participation doivent être chargés.

Vous pouvez définir un pourcentage de ventilation des coûts vers plusieurs centres, ainsi que les objets d'imputation Commandes internes et projets.

Avant de sauvegarder les données dans la boîte de dialogue, vous pouvez cliquer sur pour déterminer la ventilation des coûts standard pour les participants des types personne et unité structurelle. Le système lit les données de ventilation des coûts stockées pour le participant, puis les saisit dans la table de ventilation des coûts. Vous pouvez utiliser cette fonction si vous avez spécifié des données de ventilation des coûts différentes pour un participant et que vous souhaitez à présent revenir aux données d'imputation d'activité originales (telles que le centre de coûts de base) stockées pour le participant.

  1. Pour créer une note pour l'opération, cliquez sur .
  2. Cliquez sur .

Résultat

La participation a été enregistrée et toutes les données de facturation et d'imputation ont été stockées pour une imputation ultérieure.

Voir aussi :

Inscription

Facturation

Imputation interne d'activités