Inscription (Bibliothèque R/3 - Gestion de la formation (PE))

Inscription

Utilisation

Cette fonction vous permet d'inscrire des participants à des formations et, parallèlement, de stocke les données de facturation et d'imputation d'activités significatives (type de calcul, frais, etc.).

Conditions préalables

Pour la facturation :

L'intégration entre la Gestion de la formation et l'Administration des ventes doit être active et toutes les options significatives pour la facturation doivent avoir été gérées.
L'adresse du participant doit être disponible.
La fiche client doit être dans le domaine commercial de la formation. Sinon, vous avez dû créer un client occasionnel, puis stocker les coordonnées du participant.

Pour l'imputation interne d'activités :

L'intégration entre la Gestion de la formation et la Comptabilité analytique doit être active et toutes les options significatives pour l'imputation d'activités doivent avoir été gérées.
L'affectation du participant au centre de coûts doit être gérée.
Les centres de coûts émetteur et récepteur doivent être gérés et figurer dans le même périmètre analytique.
Le type d'activité pour la participation doit être géré.

Fonctionnalités

Vous pouvez effectuer des inscriptions à des formations planifiées et fixées, internes ou externes. Toutefois, il est impossible d'effectuer des inscriptions aux formations annulées, bloquées ou comportant un code d'historisation.

Vous pouvez effectuer des inscriptions individuelles pour des participants individuels (personne, utilisateur, personne externe, candidat ou correspondant) et des inscriptions collectives pour les groupes de participants (entreprise, unité structurelle, client ou prospect).

Vous pouvez faire les inscriptions de liste. La fonction d'inscription de liste vous permet d'inscrire simultanément plusieurs participants à une seule formation ou un participant à plusieurs formations différentes.

Lors de l'inscription, vous pouvez créer des participants ou des données de participant supplémentaires.

Lorsque vous inscrivez des participants, saisissez toutes les données de facturation et d'imputation d'activités significatives, nécessaires ultérieurement pour le calcul des frais de participation.

Vous avez la possibilité de transférer automatiquement les données de calcul stockées pour le type de participant correspondant auquel le participant appartient.

Dans ce cas, les données de facturation et d'imputation, telles que l'affectation au centre de coûts, stockées pour le type de participant (dans le Customizing de la Gestion de la formation sous Spécification du contrôle du type de participant) sont transférées vers le participant en cours d'inscription.

Par ailleurs, vous pouvez modifier les spécifications définies pour le type de participant ou définir des spécifications supplémentaires, puis créer les notes pour un participant donné. Pour ce faire, utilisez la boîte de dialogue apparaissant lorsque vous sélectionnez Informations d'inscription/de paiement.

Pour calculer les frais de participation par carte de crédit, définissez différentes fonctions partenaires pour la facturation ou ventilez les coûts vers plusieurs objets d'imputation dans l'imputation d'activités. Sélectionnez Informations d'inscription/de paiement, cette fonction vous permettant de saisir ces données dans une boîte de dialogue.

Toutes les inscriptions sur liste d'attente pour ces types de formations fixées sont annulées.
Toutes les inscriptions avec option pour ce type de formation sont supprimées.
Le nombre de participants à la formation est automatiquement mis à jour.
Un statut identique est automatiquement affecté aux inscriptions et à la formation pour laquelle ils sont définis.
Si l'intégration à la Gestion des temps est active, les enregistrements de participation correspondants figurant dans ce module sont mis à jour lorsque le type de participant Personne est inscrit.

Opérations

Sélectionnez une formation en saisissant une période et un type de formation ou en sélectionnant la formation requise dans le menu dynamique Participation.

Saisissez le participant à inscrire. Lors de l'exécution de la fonction Réserver, vous pouvez créer des participants qui n'existent pas dans le système ou modifier des données du participant.

Spécifiez la priorité d'inscription. La priorité d'inscription spécifie si un participant obtient ou non une place sur la liste des participants. Lors d'une inscription, un contrôle de la capacité est effectué, afin de déterminer le nombre de participants pouvant être inscrits à la formation. Les restrictions suivantes s'appliquent :

Lorsque la capacité optimale a été atteinte, seules les inscriptions obligatoires sont possibles.
Une fois la capacité maximale atteinte, seules les inscriptions sur liste d'attente sont possibles.

Voir également : Priorités d'inscription

Sélectionnez Informations d'inscription/de paiement et, dans la boîte de dialogue Frais et affectation, saisissez les données de calcul significatives et, le cas échéant, créez des notes pour la transaction. Vous pouvez également simplement sélectionner Réserver.

Les contrôles du participant sont effectués. La disponibilité du participant est contrôlée au cours de la formation. Ce contrôle est exécuté pour tous les types de participants. D'autres contrôles spécifiques sont exécutés pour les inscriptions de groupe et les inscriptions individuelles, tels que les contrôles permettant de garantir qu'un participant n'est pas déjà inscrit à une autre formation. Selon le résultat du contrôle, le résultat est le suivant :

Le participant est automatiquement inscrit à la formation.
Vous pouvez inscrire le participant même si un message d'information ou un message d'avertissement apparaît.
Vous ne pouvez pas inscrire le participant si un message d'erreur apparaît.

Voir aussi :

Inscription de participations

Inscription de plusieurs participants à une formation

Inscription d'un participant à plusieurs formations