La demande de déplacement dans la Gestion des déplacements professionnels intègre le traitement assisté par le système du processus de demande et d’approbation des déplacements professionnels. Les formulaires papier sont remplacés par une demande électronique qui peut être envoyée du système R/3 au supérieur hiérarchique correspondant en vue de l’obtention d’une autorisation.

Vous pouvez appeler l’objet Demande de déplacement à tout moment à partir de la zone de synthèse du Gestionnaire des déplacements. Ainsi, il est toujours possible de suivre le statut d’autorisation ainsi que les détails du déplacement accepté, et de les afficher ultérieurement (par exemple pour comparer les données au justificatif de frais de déplacement correspondant).

Vous pouvez saisir le type et le nombre de transports et d’hébergements demandés pour le déplacement dans la demande de déplacement. Ceux-ci peuvent donc (si le déplacement n’a pas l’autorisation de réservation) être utilisés comme référence pour la réservation d’un déplacement. L’agence de voyages ou le secrétaire responsable, qui dispose de l’autorisation de réservation nécessaire, peut, sur la base de la demande de déplacement, organiser les prestations de déplacement nécessaires à l’aide de la Planification des déplacements dans la Gestion des déplacements professionnels.

La demande de déplacement comprend les saisies suivantes :

• date et heure du déplacement ;
• destination et motif ;
• autre destination au cours du déplacement professionnel (itinéraire) ;
• avances demandées ;
• centre de coûts différent du centre de coûts de base, auquel les frais de déplacement doivent être imputés ;
• remarques supplémentaires sur le déplacement professionnel ;
• nombre de prestations de déplacement demandées (vol, chambre d’hôtel, véhicule de location, déplacement en train) ;
• estimation du total des frais de déplacement.

En raison de l’intégration à la composante Frais de déplacement, les données de la demande de déplacement sont directement transférées aux Frais de déplacement. L’objet Frais de déplacement correspondant contient donc automatiquement les données générales du déplacement (telles que la date et le motif), les étapes, les avances demandées et l’affectation des coûts à un centre de coûts autre que le centre de coûts de base.

L’utilisation de la demande de déplacement est donc liée à l’utilisation de la composante Frais de déplacement. Outre la demande de déplacement, vous pouvez également utiliser la Planification des déplacements pour déterminer les vols, les hôtels, les véhicules de location et les trains disponibles, et réserver ces prestations en ligne.