Sélection et réservation de véhicules de location dans le Gestionnaire des déplacements 

La procédure ci-dessous décrit l’opération standard de réservation d’un véhicule de location. Les différentes étapes de l’opération ne doivent pas nécessairement être exécutées par une seule personne. Ce sont les autorisations des différents utilisateurs qui déterminent les mesures qui peuvent être prises par telle ou telle personne.

Conditions préalables

Vous appartenez à un groupe d’utilisateurs associé à la catégorie de prestations de déplacement « location de véhicule ». Reportez-vous également au Customizing de la Planification des déplacements, sous Données de base ® Planification des déplacements : paramètres de pilotage ® Définir catégories de prestations de déplacement spécifiques à un groupe d’utilisateurs.

Procédure

Dans le menu initial Gestion des déplacements professionnels, vous avez sélectionné Gestionnaire des déplacements ® Créer plan de déplacement ou Planifier déplacement. Vous avez saisi les données requises dans la zone des données générales du plan de déplacement, à la vue Plan de déplacement : XXXXXXX, <prénom et nom>.

Pour plus d’informations sur le traitement des données générales, voir Création d’un plan de déplacement dans le Gestionnaire des déplacements.

Demande de données

  1. Ouvrez la zone de données Réserver véhicule de location en cliquant sur .
  2. Saisissez les lieux de prise en charge et de restitution ainsi que la date et l’heure de la location de véhicule.

    3. Vous pouvez saisir le nom d’une ville ou un code d’identification de lieu IATA. Le système ne reconnaît que les villes définies dans le système d’identification IATA.

  3. Les saisies Agence de location de véhicules, Lieu de prise en charge et Lieu de restitution sont facultatives. Elles sont utilisées comme critères de recherche pour la demande de disponibilité d’agences de location de véhicules.
  4. Avant de lancer la demande de disponibilité des véhicules de location, vous pouvez modifier les préférences de la personne en déplacement (si des préférences de véhicule de location standard ont été paramétrées dans les données de base) ou saisir celles-ci. Pour ce faire, cliquez sur Préférences.
  5. Pour afficher les véhicules de location disponibles, cliquez sur Demande.

Vous accédez à l’écran Disponibilité véhicule de location : liste des agences qui affiche la liste des agences de location de véhicules disponibles aux lieux que vous avez saisis.

Le symbole à côté d’une agence indique qu’elle correspond aux préférences de la personne en déplacement en matière de véhicule de location.
  1. Sélectionnez l’agence appropriée et appuyez sur Entrée. Vous accédez à l’écran Disponibilité véhicule de location : liste des véhicules.

Vous pouvez afficher les détails relatifs au tarif de base et aux conditions de location d’un véhicule sélectionné en cliquant sur Description tarif.

Le symbole à côté d’une catégorie de véhicule indique qu’elle correspond aux préférences de la personne en déplacement en matière de véhicule de location.
  1. Sélectionnez la catégorie de véhicule demandée et appuyez sur Entrée.
  2. Vous revenez à la synthèse Créer plan de déplacement pour <...>. Les véhicules de location demandés portent le statut Demandé pendant une période déterminée et peuvent être réservés pendant cette période.
  3. Pour traiter la demande de location de véhicule ou afficher des détails, cliquez sur la demande correspondante dans la synthèse.

Réservation

Pour réserver le véhicule de location sélectionné, cliquez sur Confirmer.

Lorsque la réservation a été confirmée par l’agence, le déplacement est automatiquement mis à jour. Le statut des demandes de déplacement individuelles est alors Réservé et confirmé.

 

Si, pour ce déplacement, vous souhaitez réserver des prestations de déplacement supplémentaires dans une catégorie identique ou différente, sélectionnez celles-ci et réservez ensuite l’ensemble du déplacement en une seule opération. Le bouton de commande Réserver permet de réserver toutes les prestations demandées pour un déplacement.

Annulation

Vous pouvez annuler un véhicule de location réservé.