Sélection et réservation de chambres d’hôtel dans le Gestionnaire des déplacements 

La procédure ci-dessous décrit l’opération standard de réservation d’hôtels. Les étapes individuelles de l’opération ne doivent pas nécessairement être exécutées par une seule personne. Ce sont les autorisations personnelles qui déterminent les utilisateurs habilités à les exécuter.

Conditions préalables

Vous appartenez à un groupe d’utilisateurs associé à la catégorie de prestations de déplacement « hôtel ». Reportez-vous également au Customizing de la Planification des déplacements, sous Données de base ® Planification des déplacements : paramètres de pilotage ® Définir catégories de prestations de déplacement spécifiques à un groupe d’utilisateurs.

Procédure

Dans le menu initial Gestion des déplacements professionnels, vous avez sélectionné Gestionnaire des déplacements ® Créer plan de déplacement ou Planifier déplacement. Vous avez saisi les données requises dans la zone des données générales du plan de déplacement à la vue Plan de déplacement : XXXXXXX, <prénom et nom>.

Pour plus d’informations sur le traitement des données générales, voir Création d’un plan de déplacement dans le Gestionnaire des déplacements.

Demande de données

  1. Ouvrez la zone de données Réserver Hôtel en cliquant sur .
  2. Saisissez le lieu demandé. Vous pouvez saisir le nom d’une ville ou un code d’identification de lieu IATA. Le système ne reconnaît que les villes définies dans le système d’identification IATA.
  3. Saisissez les dates de départ et d’arrivée.
  4. Vous pouvez utiliser les saisies Nom, Chaîne d’hôtels et Lieu comme critères de recherche de la demande d’hôtels disponibles. Vous pouvez saisir plusieurs noms (partiels) dans la zone Nom. Le système recherche alors tous les hôtels dont le nom contient un ou plusieurs de ces termes.
  5. Avant d’exécuter la demande d’hôtels disponibles, vous pouvez modifier vos préférences (si vous avez déjà paramétré des préférences d’hôtel standard) ou saisir celles-ci. Pour ce faire, cliquez sur Préférences.
  1. Cliquez sur Demande.
    1. Vous accédez à l’écran Disponibilité hôtel : liste des hôtels, qui présente tous les hôtels disponibles répondant aux critères de recherche (le cas échéant). Si vous n’avez pas saisi de critères de recherche, le système sélectionne au hasard environ 30 hôtels disponibles, en toute indépendance par rapport aux agences.

      2. Si vous souhaitez élargir la liste, cliquez sur Autres hôtels.

    2. L’accès à l’écran Disponibilité hôtel : liste des hôtels (Catalogue hôtels) dépend du paramétrage et de l’activation par votre entreprise d’un catalogue d’hôtels spécial contenant des hôtels déterminés.

    Pour vérifier la disponibilité des hôtels présentés dans le catalogue d’hôtels, sélectionnez Demande standard.

  2. Sélectionnez l’agence appropriée.

    3. Vous pouvez afficher les détails de l’hôtel sélectionné (adresse, lieu et conditions) en cliquant sur Informations hôtel. Pour revenir à la liste des hôtels, cliquez sur Suite.

    Le symbole à côté d’un hôtel indique que cet hôtel correspond aux préférences d’hôtel de la personne en déplacement.

  3. Sélectionnez l’hôtel choisi en cliquant sur Suite. Une liste de chambres apparaît. Les chambres sont triées par tarif.

    4.  

    Le symbole à côté d’une catégorie de chambre indique qu’elle correspond aux préférences d’hôtel de la personne en déplacement. Vous pouvez afficher des détails supplémentaires sur les catégories de chambres en cliquant sur le symbole « plus » situé au début de la ligne.

  4. Sélectionnez la catégorie de chambres demandée et cliquez sur Suite. Vous revenez à la synthèse Créer plan de déplacement pour <...>. Les hôtels demandés portent le statut Demandé pendant une période déterminée et peuvent être réservés pendant cette période.
  5. Pour traiter la demande d’hôtel ou afficher des détails, cliquez sur la demande correspondante dans la synthèse.

Réservation

Pour réserver les chambres d’hôtel sélectionnées, cliquez sur Confirmer. Lorsque la réservation a été confirmée par l’agence, le déplacement est automatiquement mis à jour. Le statut des demandes de déplacement individuelles est alors Réservé et confirmé.

 

Si vous souhaitez réserver d’autres prestations pour ce déplacement dans une catégorie identique ou différente, sélectionnez celles-ci et réservez ensuite l’ensemble du déplacement en une seule opération. Le bouton de commande Réserver permet de réserver toutes les prestations demandées pour un déplacement.

Annulation

Vous pouvez annuler une chambre d’hôtel réservée.