Contrôle des disponibilités (Bibliothèque R/3 - Comptabilité budgétaire (FI-FM))

Contrôle des disponibilités

Applications

Ce processus permet un suivi ciblé des fonds disponibles. Un contrôle actif des disponibilités peut empêcher une attribution excessive des fonds au moment où elle survient.

Lorsque vous saisissez des opérations déterminées, telles que des commandes ou des réservations de fonds, le système vérifie si le budget disponible ou débloqué est encore suffisant. Le contrôle repose sur le profil de budget en cours. Le contrôle tient compte des limites de tolérance associées au contrôle des disponibilités et définies dans le Customizing. Vous pouvez restreindre ces limites de tolérance à des opérations particulières.

Le graphique présente le processus de contrôle des disponibilités sous une forme simplifiée.

Conditions préalables

Le contrôle des disponibilités est toujours actif, sauf si vous le désactivez pour des exercices donnés.

Pour que la fonction de suivi soit efficace, vous devez définir des limites de tolérance dans le Customizing de la Comptabilité budgétaire : le contrôle des disponibilités est effectué par rapport à ces limites. Vous pouvez définir des écarts relatifs ou absolus par rapport à des valeurs de budget comme limites de tolérance pour des combinaisons de profil de budget, de groupe d’opérations et d’action. Selon le profil de budget, vous pouvez également définir des limites de tolérance pour des centres financiers individuels, des comptes budgétaires ou des fonds.

Pour plus d’informations sur les paramètres des limites de tolérance, reportez-vous à la documentation relative à la définition de limites de tolérance pour le contrôle des disponibilités et à la définition de limites de tolérance d’exception pour le contrôle des disponibilités dans le Guide d’implémentation de la Comptabilité budgétaire.

Vous pouvez désactiver le contrôle des disponibilités pour des exercices individuels dans le Customizing et sélectionner Budgétisation et contrôle disponibilités ® Définir paramètres dépendant de l’exercice.

Déroulement

Comptabilisation avec imputation
Les vérifications effectuées par le contrôle des disponibilités commencent lorsque vous effectuez, dans le système, une comptabilisation qui implique une adresse budgétaire. Le système vérifie d’abord si le contrôle des disponibilités a été désactivé pour l’exercice saisi dans l’écriture. Si tel est le cas, le contrôle des disponibilités ne vérifie pas l’écriture. Le système ne met pas à jour pas les valeurs engagées.

Détermination de l’élément porteur de budget
S’il est actif, le contrôle des disponibilités détermine d’abord l’élément porteur de budget, si vous utilisez des objets budgétaires. La procédure suivie diffère selon que vous utilisez des objets budgétaires ou non.

Détermination du profil de budget valable
Si vous avez saisi une imputation avec un fonds, le système vérifie d’abord si un profil de budget a été défini dans le fonds. S’il n’existe pas de profil dans le fonds, le système détermine le profil de budget à partir de l’affectation au périmètre financier effectuée dans le Customizing. Si vous avez défini un profil de budget dans le fonds, celui-ci constitue le profil de budget valable. Si vous n’avez pas saisi de profil dans les fond, le système utilise le profil « normal ».
Si vous avez saisi une imputation sans fonds, c’est le profil de budget « normal » qui s’applique.

Calcul du budget disponible selon les paramètres du profil de budget
Dans le profil de budget, vous pouvez indiquer si le contrôle des disponibilités doit effectuer ses vérifications par référence au budget global, au budget annuel, au budget global débloqué ou au budget annuel débloqué.

Vérification des limites de tolérance

Le système commence par vérifier si une limite de tolérance particulière (« tolérance d’exception ») a été définie pour l’imputation spécifiée. Si tel est le cas, le système utilise le profil de budget affecté à la tolérance particulière pour vérifier les limites de tolérance. Si aucune tolérance d’exception n’a été définie, le système utilise les limites de tolérance d’un profil de budget défini précédemment à des fins de contrôle.
Le système vérifie d’abord si des tolérances ont été définies pour l’opération dans la comptabilisation (exemple : réservation de fonds). Si tel est le cas, ces tolérances s’appliquent. Dans le cas contraire, le système vérifie ensuite s’il existe une limite de tolérance définie qui s’applique à toutes les opérations.
Si aucune limite de tolérance n’est trouvée, la comptabilisation est autorisée. Sinon, le système calcule si la limite de tolérance sera dépassée.

Détermination de l’entrée de statut
Si le statut est « aucun contrôle des disponibilités », la comptabilisation est autorisée.

Action conforme aux limites de tolérance

Résultat

Le non-respect de n’importe quelle limite de tolérance déclenche l’action définie dans cette limite de tolérance. Les actions possibles sont :

un avertissement ;
un avertissement avec message au responsable du centre financier ;
un message d’erreur.

Voir aussi :

Détermination de l’élément d’objet budgétaire : procédure sans objets budgétaires

Détermination de l’élément d’objet budgétaire : procédure avec objets budgétaires