Escenario de entrada: Gestor de viajes: Liquidación de gastos de desplazamiento 

Objetivo

El Gestor de viajes, con su manejo simple e intuitivo, está pensado para usuarios ocasionales que desean procesar sus propios viajes o aquellos viajes que tienen asignados un número reducido de viajeros.

El Gestor de viajes se puede utilizar (según las parametrizaciones Customizing específicas de la empresa) para:

La sección siguiente describe el modo de introducir gastos de desplazamiento utilizando el gestor de viajes.

Condiciones previas

Previamente se deberá haber configurado el Customizing de Liquidación gastos de viajes en la Gestión de viajes al objeto de satisfacer las necesidades específicas de la empresa.

Proceso

Las pantallas de entrada del gestor de viajes presentan exactamente la misma estructura que los formularios de papel con los que se trabaja. En otras palabras, en las áreas de entrada se trabaja del mismo modo que si de los elementos de un formulario de gastos de desplazamiento se tratara.

Las áreas de datos individuales tienen un pulsador que permite abrir y cerrar las áreas mientras éstas sean necesarias. Por ejemplo, se pueden cerrar áreas donde se hayan realizado entradas o áreas que no son necesarias con el fin de evitar que la pantalla de entrada no esté demasiado llena.

Seleccionando Detalles ® Opciones se puede determinar la forma en que debe visualizarse la pantalla de entrada cuando se abren los gastos de desplazamiento en el gestor de viajes, esto es, las áreas de datos que deben estar abiertas y las que deben permanecer cerradas.

Introducción de los gastos de desplazamiento:

  1. Puede seleccionar un viaje y modificarlo o crear uno nuevo.
  2. En una pantalla se introducen los datos siguientes en áreas de datos que se pueden abrir y cerrar
  1. Grabe sus entradas.

Funciones después de que se hayan introducido los gastos de desplazamiento:

Función

Acceso vía menús

Autorizar informes de gastos de desplazamiento individualmente

Viaje ® Autorizar

Visualizar resultados (simulación)

Pasar a ® Resultados

Fijar la liquidación y el status de autorización

Pasar a ® Status de viaje

Visualizar resumen de asignación de costes

Pasar a ® Resumen de asignación de costes

Visualizar versiones del informe de gastos de desplazamiento: Por versión, autor de la modificación, status de la autorización, liquidación y formulario

Pasar a ® Historial

Llamar el centro de información

Detalles ® Centro de información

Asignar y visualizar originales del archivo de documento óptico

Detalles ® Visualizar originales / Asignar originales

Modificar el esquema de viaje (si se han fijado varios esquemas de viaje en el Customizing del gestor de viajes)

Detalles ® Modificar esquema de viaje

Las funciones de entrada que se pueden llamar dependen del esquema de viaje y de cómo se ha definido en el Customizing de Gestión de viajes en Definir control de esquemas y de campos individuales.

Resultado

Se ha creado un nuevo informe de gastos de desplazamiento o bien se ha modificado uno existente. El sistema ha grabado el informe de gastos de desplazamiento en la base de datos. Para reembolsar los gastos de desplazamiento, se deberá autorizar el viaje liquidarlo y transferirlo a Finanzas, Cálculo de nómina o a Intercambio de soporte de datos.