Cuando se define este tipo de inventario para un tipo de almacén, el sistema establece el indicador de inventario para la ubicación la primera vez que se almacenan mercancías en la ubicación para el ejercicio. Cuando se confirman órdenes de transporte para la entrada en stock, se efectúa el inventario y se registra para la ubicación. En general, no se efectúa el inventario para la ubicación durante el resto del ejercicio, aunque haya un cuanto completamente diferente en la ubicación o la ubicación esté vacía al final del año. Todos los movimientos relacionados con esta ubicación deben ser individualmente identificables durante el resto del ejercicio. Para que esto suceda, es preciso archivar las órdenes de transporte cuando se reorganiza la base de datos.

Un porcentaje elevado de ubicaciones se inventaría generalmente mediante el inventario permanente basado en la entrada en stock. Sin embargo, puede darse el caso de que algunas ubicaciones no tengan entradas en stock durante un ejercicio. Si el inventario basado en la entrada en stock se determina para el tipo de almacén en el que están emplazadas estas ubicaciones, no se efectuará el inventario de las ubicaciones durante el ejercicio. En esta situación también se debería determinar el tipo de inventario en día fijado para este tipo de almacén, de manera que se pueda efectuar un inventario en día fijado para estas ubicaciones.

En el gráfico siguiente, se ilustra el proceso de la toma de un inventario según la entrada en stock:

Cuando se crea una orden de transporte, el sistema verifica si el tipo de almacén requiere el inventario en entrada en stock. El sistema lee los datos de ubicación para determinar si ya se ha efectuado un inventario durante una entrada en stock anterior en la ubicación.

Si no ha tenido lugar ningún inventario durante el ejercicio, se imprime una nota de inventario en la orden de transporte de la entrada en stock, que también se trata como la orden de transporte de inventario. El sistema le sugiere que haga el inventario y, a continuación, notificarlo.

Cuando se confirma la orden de transporte (y el inventario), el sistema establece el indicador para la ubicación. La ubicación se considera entonces inventariada. Se actualizan los correspondientes campos de inventario para la ubicación y el cuanto.

Cualquier diferencia entre la cantidad contada y el stock teórico en los libros para la ubicación debe quedar registrada en Gestión de almacenes (WM), dentro del tipo de almacén intermedio para diferencias y, a continuación, eliminarla de WM y registrarla en la Gestión de stocks (IM).