Informes de excepción en el portafolio de informes 

En el portafolio de informes las excepciones desempeñan un papel importante en dos casos. En primer lugar se emplean para representar las listas de informes en color. En segundo lugar, se emplean para colorear los informes y clases de informes en el menú gráfico. El procedimiento para crear excepciones se describe en la documentación online multiaplicaciones Investigación.

Visualización de excepciones en informes del portafolio de informes

Para visualizar listas de informes deben tenerse en cuenta los siguientes puntos:

Cuando se almacena un informe como informe de datos en el portafolio de informes, simultáneamente se graba una copia del informe de investigación en el portafolio de informes. Esto significa que en el portafolio de informes los colores son exactamente los mismos. Podrá ver los colores en un momento determinado. Nunca se actualizan.

Si un informe se transfiere como informe de definición al portafolio de informes, también se transfieren las excepciones definidas en el informe de investigación. A continuación, estas excepciones se evalúan en el portafolio de informes cada vez que se seleccionan nuevos datos, al igual que en investigación.

La opción de menú Portafolio de informes ® Informes del portafolio de informes ® Modificar permite crear, modificar y borrar excepciones en el informe del portafolio de informes, igual que en la investigación (véase a continuación).

Visualización de excepciones en un gráfico de jerarquías

Los colores se asignan a informes y a clases de informes en el menú gráfico tal y como sigue:

Tanto a los informes como a las clases de informes se les asignan colores de propuesta aplicables en el caso de que no se haya definido ninguna excepción o si el status de la excepción es "normal" (no se ha excedido o quedado por debajo). El rojo y el verde no son colores por defecto válidos, ya que se reservan para valores que han excedido o no han alcanzado una excepción. Si se emplean excepciones, se recomienda utilizar el amarillo como color de propuesta. Esto significa que los informes y clases de informe cuyo status es "normal" aparecerán de color amarillo en el gráfico de jerarquías. Este efecto "semáforo" permite tener una visión rápida del status de los distintos informes y clases de informe.

Una de las diferencias importantes que existen entre visualizar excepciones en el menú gráfico o en una lista de informes es que en el primer caso las excepciones deben evaluarse antes de ejecutar el informe. En una lista de informes, las excepciones pueden evaluarse al ejecutar el informe. Cuando se visualiza un resumen gráfico de varios informes en el gráfico de jerarquías, todavía no se han ejecutado los informes. Al visualizar el menú gráfico no pueden evaluarse las excepciones en todos los informes. El motivo es el efecto que tendría sobre el rendimiento. Las excepciones pueden evaluarse mediante un job que graba los datos en la ejecución en proceso de fondo. El indicador Verificar excepciones que se encuentra en Sistema de información ® Datos de informe ® Actualizar variantes controla si las excepciones deben evaluarse en la ejecución en proceso de fondo. Véase Congelación de datos de informe e impresión de informes en proceso de fondo.

Mediante Sistema de información ® Portafolio de informes ® Información del portafolio de informes ® Modificar se pueden modificar las excepciones de un informe. Esta función también permite definir las excepciones correspondientes al menú gráfico. La ventana de diálogo en la que se procesan las excepciones contiene la función Menú gráfico. Esta función ofrece tres opciones: Visualizar rojo y verde, No utilizar y Visualizar rojo. La opción propuesta es Visualizar rojo y verde, lo que significa que la excepción se resalta en el gráfico, tanto si está en rojo como si está en verde. Si se ha definido más de una excepción, el rojo tiene prioridad sobre el verde y éste tiene prioridad sobre el normal.

Supongamos que se crea un informe con tres excepciones y que después se ejecuta en proceso de fondo. El status de la primera excepción será verde, el de la segunda normal y el de la tercera rojo. También se graba la fecha y la hora en que se evalúan las excepciones.

Si, en el ejemplo anterior, fijamos el parámetro Visualizar rojo y verde para la primera excepción y No utilizar para la segunda y tercera, el informe aparecerá en verde en el menú gráfico.

El color del informe de definición en el gráfico pasa a la clase de informe a la que pertenece el informe. Esto significa que si uno de los informes de la clase de informe es rojo, la clase de informe entera aparecerá en rojo.

Evaluación de excepciones con combinaciones diferentes de variables

La evaluación de las excepciones para un informe con variables en proceso de fondo requiere ser analizada con detenimiento. Este tipo de informes permite verificar varias combinaciones de variables, una detrás de otra, para un único grupo de variables.

Ha definido el ejercicio y la región como variables y desea verificar las excepciones de:

a.) ejercicio 1995, región norte y

b.) ejercicio 1996, región sur.

 

En el primer caso, el status del informe es "rojo" mientras que en el segundo es "verde". El color que tiene la prioridad más alta en el gráfico de jerarquías se visualiza en el portafolio de informes, en este caso "rojo". (La norma es que el rojo tiene prioridad sobre el verde y el normal).

Cuando se ejecuta el informe aparece una ventana de diálogo para la entrada variable. La función Variable (Excepción) permite fijar en los campos de entrada la combinación de variables correspondiente, responsable del coloreado del gráfico de jerarquías. En nuestro ejemplo, por consiguiente, el ejercicio 1995 y la región norte se fijan como variables.

Visualización de excepciones

Si se selecciona la opción de menú Visualizar excepciones en el informe del portafolio de informes, se visualizará información sobre la última vez que se evaluaron las excepciones en una ejecución en proceso de fondo. La lista contiene la fecha, la hora y el color de cada excepción. Es posible, por tanto, ver las excepciones que han dado pie a un determinado color en el gráfico de jerarquías.

Encontrará información más detallada acerca del estado de una excepción en Detalles ® Parámetros de informe. Puede consultar en qué hoja del informe una excepción presenta un status determinado. Si se dispone, por ejemplo, de una excepción importante para muchas de las hojas de un informe, esto permite ver que el status varía. Puede ser verde en la hoja 1, normal en la hoja 2 y rojo en la hoja 3.