La solicitud de viaje de la Gestión de viajes SAP ofrece un sistema de ayuda para la tramitación del proceso de solicitud y de autorización de los viajes de negocios. Se sustituyen los formularios de papel por una solicitud electrónica que se puede enviar desde el Sistema R/3 al superior correspondiente para su autorización.

Se puede llamar el objeto solicitud de viaje desde el área de resumen del gestor de viajes en cualquier momento. De esta forma, siempre se podrá conocer el estado de la autorización y los datos del viaje autorizado y visualizarlos en fecha posterior (por ejemplo, para compararlos con la liquidación de gastos de desplazamiento correspondiente).

Como se puede introducir el tipo y el número de transporte y alojamiento requeridos en la solicitud de viaje, esto (si no está autorizada la reservación del mismo) puede servir de referencia para reservar el viaje. El responsable de la agencia de viajes o la secretaria de área pueden organizar los servicios necesarios para el viaje con la autorización necesaria de la reservación, utilizando la planificación de viajes de la Gestión de viajes SAP, según la solicitud de viaje.

La solicitud de viaje consta de las siguientes entradas:

• Fecha y hora del viaje
• Destino y motivo del viaje
• Cualquier otra población de destino durante el viaje (transcurso del viaje)
• Adelantos requeridos para el viaje
• Centro de coste diferente del centro de costes maestro, al cual deben asignarse los gastos de desplazamiento
• Notas adicionales sobre el viaje
• Número de servicios requeridos del viaje (vuelo, habitación de hotel, vehículo de alquiler, viaje en tren)
• Coste total aproximado del viaje

Debido a la integración con la liquidación de gastos de desplazamiento, los datos de la solicitud de viaje se envían directamente a dicha liquidación de gastos de desplazamiento. Así, el objeto correspondiente de la liquidación de gastos de desplazamiento consta automáticamente, por ejemplo, de los datos generales del viaje (como la fecha y el motivo del mismo), cualquier destino parcial o adelantos solicitados y la asignación de los costes a un centro de coste diferente del centro de costes maestro.

De esta forma, el uso de la solicitud de viaje está enlazado con el de la liquidación de gastos de desplazamiento. Además de la solicitud de viaje, se puede utilizar también la planificación de viajes para determinar los vuelos, los hoteles, los vehículos de alquiler y los trenes disponibles, y para la reservación online de estos servicios.