Szenario 2: Integration Personalwirtschaft 

Verwendung

Sie verwenden dieses Szenario

Wenn die Stammdatenstrukturen nicht übereinstimmen, könnten bspw. in Abhängigkeit von den vorgenommenen Zuordnungen bei der Überleitung der Daten nur die Finanzstellen aus den CO-Kontierungen (Kostenstelle, Innenauftrag, PSP-Element), jedoch nicht die Fonds abgeleitet werden.

Um die HHM-Kontierungen korrekt in die Abrechnungsdaten übernehmen zu können, ist es in diesem Szenario daher notwendig, die HHM-Kontierungen in der Personalwirtschaft entweder in den Stammdaten der Planstelle oder der Organisationseinheit (Organsisationsmanagement) und/oder in den Stammdaten der Person zu hinterlegen.

Voraussetzungen

Informationen, welche prinzipiellen Voraussetzungen für die Fortschreibung der Personalaufwendungen erfüllt sein müssen, finden Sie unter Voraussetzungen für die Fortschreibung im Haushaltsmanagement.

Wenn Sie dieses Szenario einsetzen wollen, müssen weitere Voraussetzungen erfüllt sein:

Im Customizing des Haushaltsmanagements muß im Arbeitsschritt Datum für die Integration HR (Human Resources) festlegen pro Buchungskreis der Zeitpunkt festgelegt sein, ab dem Sie das Haushaltsmanagement und die Personalwirtschaft integriert nutzen wollen. Ab diesem Datum müssen Sie beim Anlegen von neuen oder beim Ändern von bereits vorhandenen Personalstammsätzen für den Infotyp 0001 eine Finanzstelle und ggf. einen Fonds hinterlegen.

Damit Sie die für Sie relevanten Infotypen mit HHM-Kontierungen versorgen können, müssen die Felder für die Finanzstelle und ggf. für die Finanzposition und den Fonds eingabebereit sein. Diese Einstellungen nehmen Sie im Customizing der Personaladministration und der Personalzeitwirtschaft vor. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Customizing Feldstatus.

Falls Sie die Personalwirtschaft seit längerer Zeit im Einsatz haben, werden die Infotypen der bereits vorhandenen Personalstammsätze nicht automatisch mit einer HHM-Kontierung versorgt. Sie müssen daher ab dem Integrationsdatum einen neuen Infosatz anlegen und den alten Satz abgrenzen. Ab diesem Datum wird beim Anlegen und Ändern eines Satzes der Infotypen 0001, 0027 (Subtyp 01) sowie beim Anlegen und Ändern der Kostenzuordnung in den Infotypen 0014, 0015, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 und 2010 die Eingabe einer Finanzstelle und ggf. einer Finanzposition und eines Fonds notwendig.

Weitere Informationen zum Anlegen von Personalstammsätzen und den Infotypen erhalten Sie in der Dokumentation der Komponente Personaladministration (PA-PA) und Personalabrechnung (PY).

Wenn Sie die Komponente Organisationsmanagement zusammen mit der Komponente Personaladministration einsetzen, können auch Organisationseinheiten und Planstellen an diesem Integrationsszenario bei der Kostenverteilung teilnehmen. Voraussetzung ist dann, daß Sie die HHM-Kontierungen im Infotyp 1018 an der Organisationseinheit und/oder der Planstelle hinterlegen. Weitere Informationen zum Organisationsmanagement erhalten Sie in der Dokumentation der Komponente Organisationsmanagement.

Wenn Sie nach dem Produktivstart das Szenario wechseln wollen, müssen Sie beachten, daß diese Änderungen aufwendige Abgleichaktivitäten nach sich ziehen.

Funktionsumfang

Sie haben folgende Möglichkeiten, die Personalaufwendungen eines Mitarbeiters den Finanzstellen und ggf. einer Finanzposition und einem Fonds zuzuordnen:

Wenn die gesamten Personalaufwendungen eines Mitarbeiters nur auf eine HHM-Kontierung gebucht werden sollen, müssen Sie lediglich eine Finanzstelle und ggf. einen Fonds im Infotyp Organisatorische Zuordnung (0001) hinterlegen.

Wenn Sie entsprechend der Aufgaben des Mitarbeiters eine Aufteilung der Aufwendungen benötigen, müssen Sie mehrere Finanzstellen und jeweils einen Prozentsatz für die Kostenverteilung sowie ggf. einen Fonds im Infotyp Kostenverteilung Person (0027) hinterlegen.

Falls das Organisationsmanagement aktiv ist, können Sie diese Verteilung auch im Infotyp Kostenverteilung (1018) für die Organisationseinheit oder Planstelle festlegen. Wenn für beide Infotypen (0027 und 1018) ein gültiger Satz vorhanden ist, übersteuern bei der Personalabrechnung die Angaben im Infotyp 0027 die Angaben im Infotyp 1018. Wenn keine Angaben im Infotyp 0027 gepflegt sind, wird die Kostenverteilung aus dem Infotyp 1018 (Organisationseinheit oder Planstelle) verwendet. Hierbei gilt prinzipiell, daß die Kontierungen jeweils auf untergeordnete Organisationseinheiten und Planstellen und weiter an die Personen vererbt werden, wenn dort kein gültiger Satz definiert ist.

Wenn Sie weniger als 100 % der Aufwendungen aufteilen, wird der verbleibende Prozentsatz auf die HHM-Kontierung des Infotyps 0001 gebucht. Falls eine Person mehr als eine Planstelle besetzt, müssen Sie daher die HHM-Kontierungen immer im Infotyp 0027 (Person) hinterlegen.

Falls im Customizing des Haushaltsmanagements im Arbeitsschritt Sonstige Einstellungen vornehmen für die Kontierungszuordnung HHM-CO-Zuord. bindend festgelegt ist, müssen Sie in den Infotypen 0001 und 0027 die Finanzstellen und Fonds eingeben, die im Haushaltsmanagement den in diesen Infotypen hinterlegten CO-Kontierungen zugeordnet wurden.

Wenn Sie eine individuelle Aufteilung von einzelnen Gehaltsbestandteilen benötigen, müssen Sie in den entsprechenden Infotypen eine Finanzstelle und ggf. einen Fonds hinterlegen. Diese Kontierungsangaben übersteuern dann bei der Personalabrechnung die im Infotyp 0001 hinterlegten Angaben.

Außerdem ist es in diesen Infotypen möglich, eine Finanzposition anzugeben. Bei der Personalabrechnung wird dann diese Finanzposition bebucht statt der Finanzposition, die im Sachkonto für die einzelnen Lohnarten hinterlegt ist oder der Finanzposition, die ggf. in den Zuordnungen von HHM-Kontierungen zu CO-Kontierungen in der Kostenart hinterlegt ist.

Sie können in folgenden Infotypen eine HHM-Kontierung hinterlegen:

Buchung der Personalabrechnung

Bei der Abrechnungsbuchung werden die Finanzpositionen entsprechend der Eingaben in den Infotypen oder der vorgenommenen Zuordnungen (z.B Finanzposition aus dem Sachkonto) bebucht. Weitere Informationen zu den Zuordnungen finden Sie unter Kontierungslogik HHM-Kontierungen.

Die Finanzstellen und Fonds werden entsprechend der Angaben in den Infotypen bebucht; unabhängig davon, ob Sie bspw. im Stammsatz der Finanzpositionen eine Finanzstelle als Vorschlagswert hinterlegt haben oder im Stammsatz der Finanzstellen einen Vorschlagswert für den Fonds.

Vor der Abrechnung wird für jeden Mitarbeiter aus dem im Infotyp 0001 hinterlegten Buchungskreis zeitraumsgenau ermittelt, an welchem Szenario er teilnimmt.

Ein Mitarbeiter kann jedoch bei der Verteilung der Aufwendungen (Infotyp 0027) an Szenario 2 und Szenario 1 teilnehmen, falls Sie für unterschiedliche Buchungskreise auch unterschiedliche Szenarien für die Integration der Personalwirtschaft einsetzen. Dies ist möglich, weil Sie im Infotyp 0027 die CO-Kontierungen (für Szenario 1) und die HHM-Kontierungen (für Szenario 2) in gesonderten Zeilen hinterlegen können. Jede Zeile gehört zu einem Buchungskreis. Die Buchungskreise können vom Buchungskreis der Person im Infotyp 0001 abweichen; sie müssen jedoch demselben Finanzkreis zugeordnet sein. Für den Buchungskreis, in dem das Szenario 1 aktiv ist, wird dann die HHM-Kontierung aus der CO-Kontierung abgeleitet. Für den Buchungskreis, in dem das Szenario 2 aktiv ist, wird dann die im Infotyp 0027 hinterlegte HHM-Kontierung bebucht.

Buchung von Personalkostenvorschüssen

In Abhängigkeit davon, ob Mitarbeitervorschüsse für Sie budgetrelevant sind oder nicht, können Sie über ein Verrechnungskonto gebuchte Mitarbeitervorschüsse auf zwei Arten bearbeiten:

Was ist bei Rückrechnungen zu berücksichtigen?

Wenn Sie nach dem Integrationsbeginn Rückrechnungen durchführen, die in den Zeitraum vor der Integration (Integrationsdatum) fallen, müssen Sie folgendes beachten:

Beim Buchen der Rückrechnungsdifferenzen entstehen Buchungssätze, die keine Finanzstelle enthalten. Diese Buchungssätze werden in der Regel in die aktuelle Buchungsperiode gebucht, die jedoch die Mitgabe einer Finanzstelle verlangt. Ab dem Integrationsdatum ist bei der Buchung die Mitgabe einer Finanzstelle notwendig.

Sie müssen daher im Stammsatz der Finanzpositionen, die Sie in den Aufwandskonten für die Löhne und Gehälter hinterlegt haben, eine Finanzstelle (z.B. HR-Sammelstelle) hinterlegen. Andernfalls findet das System beim Buchen der Rückrechnung keine Finanzstelle und die Buchung wird abgelehnt.

Beim Buchen fließen die Buchungsdaten dann automatisch auf diese Finanzstelle. Die HR-Sammelstelle legen Sie innerhalb der Stammdatenpflege an. Sie sollte folgende Eigenschaften haben:

Hierzu definieren Sie im Customizing des Haushaltsmanagements im Arbeitsschritt Ausnahmetoleranzen für die Verfügbarkeitskontrolle festlegen für diese Finanzstelle eine Ausnahmetoleranz. Sie müssen bei der Definition lediglich ein Budgetprofil angeben, für das Sie folgende Festlegung getroffen haben: Für den Vorgang 30 (Istbuchung) wird bei Überschreiten der festgelegten Toleranzgrenzen nur eine Warnung ausgegeben. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen zur Verfügbarkeitskontrolle.

Siehe auch:

Oberste Finanzstelle anlegen

Zuordnung Finanzstelle zu Kostenstelle