Sie verwenden diese Funktion, wenn Sie sich zusätzlich zu den Rollen, die SAP ausliefert, weitere Rollen definieren möchten.

Bevor Sie mit der Definition von Rollen beginnen, müssen Sie den Workflow-Prozeß starten.

1. Entscheiden Sie, was Sie mit dem Workflow leisten möchten und gliedern Sie diesen in die kleinsten sinnvollen Arbeitseinheiten auf. Diese Arbeitseinheiten werden zu Einzelschrittaufgaben Ihres Workflows.
2. Wählen Sie die Objekte aus, die Sie benötigen. Dazu legen Sie ein Business Objekt an oder verwenden Sie eines der bereits vorhandenen Objekte. Im Business Object Repository sollten Sie ein hilfreiches Objekt finden können.
3. Jede Aufgabe ruft eine Objektmethode auf. Stellen Sie sicher, daß die Methoden, die Sie benötigen, bereits vorhanden sind.
4. Legen Sie die Aufgaben an oder benutzen Sie die vorhandenen Aufgaben. Definieren Sie in der Aufgabendefinition die möglichen Bearbeiter der Aufgabe.
5. Fassen Sie die Aufgaben im Workflow zusammen.
6. Ordnen Sie den Workitems in der Workflow-Definition Bearbeiter zu. Diese müssen eine Untermenge der möglichen Bearbeiter der Aufgabe sein. Ist dies nicht der Fall, wird das Workitem nicht ausgeführt.

Sie können dies manuell, als 1:1-Zuordnung, oder über den Einsatz der Rollenauflösung vornehmen.

Bei der Definition einer Rolle legen Sie fest,

• welche Informationen bekannt sein müssen, damit die Rollenauflösung zur Ausführungszeit des Workflows durchgeführt werden kann.

• nach welchen Regeln oder Vorschriften in der Rollenauflösung die entsprechenden Mitarbeiter ermittelt werden.

Zur Rollenauflösung wird eine Zuordnungstabelle auswertet, in der den verschiedenen Ausprägungen der Rollenparameter jeweils Objekte des Organisationsmanagements (Stellen, Planstellen, Benutzer, Organisationseinheiten) zugeordnet werden. Diese Zuordnungstabelle wurde bei der Rollendefinition explizit aufgebaut.

Zur Rollenauflösung werden SAP Organisationsobjekte, wie Materialdisponent, Planergruppe, Versandstelle oder Verkaufsbüro, die in den Stammdaten eines Anwendungsobjektes gepflegt sind, ausgewertet.

Für diese Art der Rollenauflösung müssen die Zuordnungen zwischen den SAP Organisationsobjekte und den mit ihnen verknüpften Organisationsobjekten des Organisationsmanagements (Stellen, Planstellen, Benutzer, Organisationseinheiten) außerhalb der Rollendefinition mit einer separaten Pflegetransaktion hergestellt werden.

Zur Rollenauflösung wird ein Funktionsbaustein aufgerufen, der dann beliebige Auswertungen ermöglicht. Durch den Funktionsbaustein wird eine im Customizing gepflegte Tabelle ausgewertet. Der Funktionsbaustein muß eine vorgegebene Schnittstelle einhalten und wird bei der Rollendefinition angegeben.

Zur Rollenauflösung werden Informationen verwendet, die im Organisationsmanagement aufgrund der in einer Aufbauorganisation gepflegten Verknüpfungen zwischen den einzelnen Objekten verfügbar sind.

Diese Informationen können beispielsweise dann genutzt werden, wenn, ausgehend vom Initiator des Workflows, der Leiter der Organisationseinheit oder die übrigen Mitglieder der Organisationseinheit ermittelt werden soll.

Wenn Sie die Rollenauflösung für die Einschränkung der Anzahl möglicher Bearbeiter für ein Workitem in einem Workflow benutzen wollen, müssen Sie:

1. über SAP Menü ® Werkzeuge ® Business Workflow ® Entwicklung Definitionswerkzeuge ® Standardrollen die Werkzeuge zur Definition von Rollen wählen
2. entscheiden, wie Sie die Bearbeiter im System finden wollen, d.h. über Funktionsbausteine, Organisationsdaten oder Zuständigkeiten
3. eine Container-Definition anlegen (nicht für den Rollentyp Organisationsdaten)
4. Der Workflow wird automatisch einen Datenfluß vorschlagen, in dem Sie bestätigen, daß die Felder im Rollencontainer mit den Feldern im Workflow-Container übereinstimmen.
5. Starten Sie den Workflow.

Die Rollenauflösung liefert zur Laufzeit eine Tabelle mit der Menge möglicher Bearbeiter. Diese Bearbeiter werden zur Laufzeit über die Werte bestimmt, die den Elementen des Rollencontainers zugeordnet sind.