Der Planungsmanager  

Definition

Der Planungsmanager ist eine Erfassungstransaktion zum Erstellen und Bearbeiten von Reiseplänen. In einem Reiseplan können Sie die Rahmendaten (Datum, Ziel, Grund, etc.) einer betrieblich veranlaßten Reise eingeben, die Verfügbarkeit von Reisedienstleistungen wie Flüge, Hotelzimmer und Mietwagen überprüfen und verfügbare Angebote direkt online buchen.

Verwendung

Mit dem Planungsmanager können Sie effizient Reisepläne für Reisende verwalten und systematisch die Online-Buchungen durchführen. Über den Planungsmanager können Sie den vollen Funktionsumfang der Reiseplanung nutzen:

Arbeiten mit dem Planungsmanager

Im Planungsmanager navigieren Sie von einem Übersichtsbild, das die Rahmendaten und Status zu allen bereits angelegten Reiseplänen enthält, in die einzelnen Erfassungsfunktionen. Aus dem Einstiegbild können Sie

einen Reiseplan anlegen

  

einen Reiseplan mit Vorlage anlegen

Über die Funktion QuickPlan können Sie neue Reisepläne auf Basis existierender Musterreisen anlegen.

einen Reiseplan ändern

  

einen Reiseplan anzeigen

  

einen Reiseplan kopieren

Sie können einen existierenden Reiseplan für dieselbe oder für eine andere Personalnummer kopieren.

einen Reiseplan genehmigen

Wenn Sie die Details der Reise nicht einsehen wollen, können Sie einen Reiseplan direkt in der Übersicht genehmigen. Wenn Sie die Reise zur Bearbeitung aufrufen, können Sie dort nach Überprüfung der Reisedienstleistungen den Reiseplan genehmigen.

einen Reiseplan stornieren

Haben Sie die Reiseleistungen eines Reiseplans bereits gebucht, müssen Sie den Reiseplan zuerst stornieren, bevor Sie ihn löschen können.

Sie können ebenfalls nur einzelne Reisedienstleistungen stornieren.

einen Reiseplan löschen

Wenn Sie noch keine Reisedienstleistungen in einem Reiseplan gebucht haben bzw. gebuchte Reisedienstleistungen bereits storniert haben, können Sie den gesamten Reiseplan aus dem System löschen.

Sie können ebenfalls nur einzelne Reisedienstleistungen löschen.

Ihre Stammdaten pflegen

Wählen Sie Umfeld -> Personal -> Stammdaten.

das Infocenter aufrufen:

Im Infocenter können Sie Währungsumrechnungen mit aktuellen Werten durchführen, die Spesenpauschalen pro Reiseland abfragen und die organisatorische Zuordnung des Reisenden einsehen.

 

Wenn Sie einen Reiseplan geöffnet haben, wählen Sie dort nach Eingabe der Rahmendaten die gewünschten Reisedienstleistungen (Flug, Hotel, Mietwagen, Bahnreise) über die Drucktasten aus. Auf einem Dialogfenster können Sie dann abfragen, ob und für wann die Reiseleistungen verfügbar sind und direkt im Anschluß online buchen.

Überleitung in die Reisekostenabrechnung

Zu einem angelegten Reiseplan wird vom System automatisch die zugehörige Reisekostenabrechnung angelegt. Sobald Sie eine Reisedienstleistung online im Reservierungssystem buchen und den Reiseplan sichern, wird für diese Reisedienstleistung ein entsprechender Beleg in der Reisekostenabrechnung angelegt.

Der Beleg einer gebuchten Reisedienstleistung wird nur einmal angelegt. Bei Stornierungen oder Umbuchungen müssen Sie den Beleg manuell in der Reisekostenabrechnung aktualisieren.

Sie können die Reisekostenabrechnung aus dem Planungsmanager über Umfeld ® Abrechnung ® Reisekostenmanager aufrufen. Zusammengehörende Reisepläne und Reisekostenabrechnungen tragen dieselbe Reisenummer.

 

Siehe auch:

Auswahl der Reisedienstleistungen

Buchung der Reisedienstleistungen

Anforderung des Flugtickets

 

Der Reisemanager: Prozeßübergreifende Erfassung