Massenänderung Stammdaten (SAP-Bibliothek - Anlagenbuchhaltung (FI-AA))

Massenänderung Stammdaten

Einsatzmöglichkeiten

Im System FI-AA steht ein Massenverarbeitungsverfahren zur Verfügung, das frei definierbare Stammsatzänderungen weitgehend automatisiert durchführt. Folgende Einsatzfälle sind für dieses Verfahren beispielsweise denkbar:

Bei einer Änderung des Kostenstellenplanes muß die Kostenstellenzuordnung der betroffenen Anlagen geändert werden.

Im Rahmen der Jahresabschlußarbeiten müssen Abschreibungsparameter geändert werden.

Nach der Altdatenübernahme sollen Felder mit Werten versorgt werden, die nicht aus dem Altsystem übernommen werden konnten.

Änderungen auf Anlagenklassenebene wirken sich nur auf neu angelegte Anlagen aus. Deshalb muß eine Änderung auf Klassenebene in den bereits vorhandenen Anlagen nachvollzogen werden.

Für das Durchführen einer Massenänderung benötigen Sie die "normalen" Berechtigung für die Anlagen-Stammdatenpflege sowie eine Berechtigung für das Berechtigungsobjekt A_PERI_BUK (Berechtigung für periodische Arbeiten) mit der Aktivität 40. Im Standardprofil A_ALL ist diese Berechtigung enthalten.

Ablauf

Der Prozeß einer Massenänderung erfolgt in folgenden Stufen:

Definieren der Änderungsregel

Selektion der betroffenen Anlagen und Aufnahme in einen Arbeitsvorrat

Prüfen/Korrigieren des Arbeitsvorrates und Freigabe (= Durchführung der Massenänderung)

Definieren der Änderungsregel

Die Regeln, unter welchen Umständen welches Stammsatzfeld welchen neuen Inhalt bekommen soll, definieren Sie mit Hilfe der Substitutionstechnik (im FI-AA-Customizing unter Stammdaten - vgl. auch Validierung und Substitution). Beim Anlegen eines Arbeitsvorrates für eine Massenänderung müssen Sie eine Substitutionregel angeben. Beim Ausführen des Arbeitsvorrates werden dann alle Anlagen des Arbeitsvorrates nach den definierten Regeln geändert.

Vergleichen Sie zur Definition von Substitutionsregeln bitte auch die Ausführungen im FI-AA-Einführungsleitfaden unter Stammdaten. Dort ist die Vorgehensweise bei der Definition einer Substitutionsregel beschrieben.

Die folgende Abbildung zeigt die Customizing-Definition einer Substitutionsregel. In allen Anlagen mit der Kostenstelle 4711 wird die Kostenstelle 8936 gesetzt:

Substitutionsregel

Beachten Sie bitte, daß Sie bei der Änderung zeitabhängiger Anlagendaten (z.B. Zuordnung Kostenstelle) in der Substitutionsregel immer auch das betroffene Zeitintervall (Gültig ab/bis) angeben müssen. Bei Angabe eines neuen Gültig-ab-Datums in der Substitution eröffnet das System automatisch ein neues Zeitintervall. Je Massenänderung kann eine zeitabhängige Zuordnung immer nur in einem Zeitintervall geändert werden. Das parallele Ändern in mehreren Zeitintervallen ist nicht möglich.

Beachten Sie bitte außerdem, daß Sie bei Änderungen der Abschreibungsparameter in der Voraussetzung auch den betroffenen Bewertungsbereich (AFABE) angeben müssen.

Definition einer Substitution

Anlagen selektieren

Die Selektion der zu ändernden Anlagen erfolgt mit Hilfe der Standardreports des FI-AA-Informationssystems. Selektieren Sie mit dem Report unter Werkzeuge ® Arbeitsvorrat ® Erzeugen oder einem anderen, beliebigen FI-AA-Standardreport die betroffenen Anlagen und nehmen Sie sie in einen Arbeitsvorrat auf (Funktion Arbeitsvorrat anlegen in der Reportlistanzeige). Beachten Sie bitte, daß Sie nur Anlagen eines Buchungskreises selektieren können.

Über die Funktion Freie Abgrenzung im Reportselektionsbild ist es möglich, neben den Standardselektionskriterien alle Felder des allgemeinen Stammsatzteils als Selektionsparameter zu verwenden. Auf diese Weise lassen sich die von der Massenänderung betroffenen Anlagen nach spezifischen Kriterien selektieren. Einzelne Anlagen können Sie

mit der Anlagenstammsatztransaktion

der Anlagenwertanzeigetransaktion oder

bei der späteren Bearbeitung des Arbeitsvorrates

in einen Arbeitsvorrat aufnehmen (unter: Umfeld).

Beachten Sie bitte, daß der Report für das Erzeugen eines Arbeitsvorrates nur Anlagen mit AHK-Bestand ausweist. Für die Selektion unbebuchter Anlagen müssen Sie den Standardreport "Unbebuchte Anlagen" (unter "Tagesgeschäft") verwenden.

Dokumentation der Massenänderung

Das System dokumentiert die Stammsatzänderungen wie manuelle Änderungen durch entsprechende Änderungsbelege. Der Standardreport zum Nachweis von Stammdatenänderungen kann mit der Nummer eines Arbeitsvorrates als Selektionskriterium gestartet werden. Der Report zeigt dann alle Änderungen, die durch eine Massenänderung vorgenommen wurden und den Bearbeiter der Massenänderung.

Vorgehensweise

Massenänderung durchführen

Die Durchführung der Massenänderung von Anlagenstammdaten kann auch unter Einbeziehung mehrerer Personen durchgeführt werden. Auf diese Weise können Sie beispielsweise ein Vier-Augen-Prinzip realisieren. Vergleichen Sie hierzu bitte die Ausführungen im Dokument BC - Workflow-Szenarios in den Anwendungen.

Das Workflowszenario "Massenänderung Anlagenstammdaten" (unter Einbeziehung mehrerer Personen) ist aktiv, sobald der Standardaktivität "Arbeitsvorrat korrigieren" ein Bearbeiter zugeordnet ist (FI-AA-Customizing unter Produktionsvorbereitung ® Berechtigungsverwaltung). Umgekehrt müssen Sie sicherstellen, daß dieser Aktivität kein Bearbeiter zugeordnet ist, wenn Sie auf die Workflowsteuerung verzichten möchten und die hier beschriebene Vorgehensweise bevorzugen.