Dokumentenverwaltung: Erweiterungen im Customizing

Funktionsumfang

Einstellungen für die Ablage via Knowledge Provider

Ab diesem Release können Sie die Originaldateien via Knowledge Provider in einen Sicherheitsbereich transportieren. Jeder dieser Sicherheitsbereiche wird als Ablagesystem definiert, beispielsweise vom Typ HTTP-Content Server . Wenn Sie die Originaldateien ausschließlich via Knowledge Provider in den Sicherheitsbereich transportieren, entfällt für Sie im Customizing der Dokumentenverwaltung folgender Arbeitsschritt: Datenträger definieren.

Für den Einsatz des Knowledge Providers gibt es in folgenden Arbeitsschritten Erweiterungen:

• Dokumentarten definieren

Für Dokumentarten, die Sie ab diesem Release pflegen, entscheiden Sie auf dem Detailbild , ob die Originaldateien via Knowledge Provider im Sicherheitsbereich abgelegt werden sollen.

• Einstellungen für Ablagesysteme vornehmen

Der Knowledge Provider transportiert die Originaldateien in Ablagesysteme. Das Customizing der Dokumentenverwaltung wurde deshalb um zwei Arbeitsschritte für die Ablagesysteme erweitert:

• Ablagesystem pflegen

• Ablagekategorie pflegen

Wenn Sie eine Ablagekategorie definieren, ist die Eingabe eines Dokumentenverwendungsbereichs erforderlich. Für eine Ablagekategorie der Dokumentenverwaltung müssen Sie den Dokumentenverwendungsbereich DMS auswählen.

• Workstation-Applikation definieren

• Für Dokumentarten, die eine Ablage der Originaldateien via Knowledge Provider vorsehen, können Sie pro Applikation den Umfang der Originaldateien festlegen; beispielsweise für eine Textverarbeitung Inhaltsversionen und Zusatzdateien.

• Wenn Sie eine eingecheckte Originaldatei zur erneuten Bearbeitung auschecken und im Zielpfad bereits eine Datei unter dem gleichen Namen gespeichert ist, können Sie festlegen, ob die existierende Datei erst nach einer Sicherheitsabfrage überschrieben werden soll.

Einstellungen für den Viewer des R/3-Systems

Damit Sie die Originaldateien mit dem Viewer des SAP-Standardsystems anzeigen können, müssen Sie den Viewer-Aufruf erfassen. Im Arbeitsschritt Workstation-Applikation definieren, Navigationsschritt Workstation-Applikation im Netzwerk definieren ist für Frontendrechner mit der jeweiligen Workstation-Applikation einer der folgenden Viewer-Aufrufe erforderlich:

• 2D-Raster und Vektor-Formate

Für diese Formate (z.B. JPG-, TIF-, PCX-, AutoCAD-Dateien) erfassen Sie folgenden Eintrag: EAIWeb.webviewer2D.1 %SAP-CONTROL%

• 3D-Standards (VRML, STL, DirectModel)

Für diese Formate (z.B. JT-Dateien) erfassen Sie folgenden Eintrag: EAIWeb.webviewer3D.1 %SAP-CONTROL%

Einstellungen für die allgemeine Dokumentbearbeitung

In folgenden Arbeitsschritten sind ab diesem Release zusätzliche Einstellungen für die allgemeine Bearbeitung der Dokumentinfosätze und deren Originaldateien möglich:

Dokumentarten definieren

• Auf dem Detailbild können Sie folgende zusätzlichen Einstellungen erfassen:

• Workstation-Applikation , die beim Anlegen einer Originaldatei und deren Zusatzdateien vorgeschlagen wird

• Anzeigeort für Zusatzdaten , beispielsweise auf einer separaten Registerkarte

• Vorschlag für die Workstation-Applikation, deren Originaldateien bei der Dokumentenverteilung in den Verteilauftrag übernommen werden sollen

• Für ausgewählte Dokumentstatus können Sie festlegen, daß beim Sichern des Dokumentinfosatzes alle Originaldateien in einen Sicherheitsbereich importiert werden sollen.

• Welchen Ablageort das System ermittelt, ist von der aktuellen Bearbeitungssituation abhängig; z.B. das Arbeitsverzeichnis aus den benutzerspezifischen Einstellungen.

• Ab diesem Release können Sie steuern, daß Dokumente ab einem bestimmten Status mit Bezug auf eine Änderungsnummer bearbeitet werden müssen.

• Für eine Objektverknüpfung können Sie entscheiden, ob Sie die Zusatzfunktionen nutzen möchten.

Workstation-Applikation definieren

Sie können beispielsweise festlegen, daß die Originaldateien

• nicht auf ihre Existenz geprüft werden.

• lokal gelöscht werden, nachdem Sie in einem Sicherheitsbereich (Ablagekategorie) abgelegt wurden.

Profil definieren

Ab diesem Release können Sie benutzerspezifische Vorschlagswerte und Voreinstellungen für die Bearbeitung der Originaldateien in Profilen zusammenfassen.

Auswirkungen auf das Customizing

Die Einstellungen nehmen Sie im Customizing der Dokumentenverwaltung in folgenden Arbeitsschritten vor:

• Dokumentart definieren

• Detailbild

• Dokumentstatus definieren

• Objektverknüpfung festlegen

• Einstellungen für Ablagesysteme

• Ablagesystem pflegen

• Ablagekategorie pflegen

• Workstation-Applikation definieren

• Profil definieren

Weitere Hinweise

Für neue Dokumentarten sollten Sie die Originaldateien ausschließlich via Knowledge Provider in einen Sicherheitsbereich ablegen.