Eröffnung eines neuen Genehmigungsjahres (SAP-Bibliothek

Eröffnung eines neuen Genehmigungsjahres

Einsatzmöglichkeiten

In der Phase des Geschäftsjahreswechsels oder -abschlusses wird im allgemeinen ein neues Investitionsprogramm für das neue Genehmigungsgeschäftsjahr angelegt. Der IM-Jahreswechsel ermöglicht es deshalb, aus dem Investitionsprogramm des alten Genehmigungsjahres ein gleich strukturiertes Investitionsprogramm des neuen Genehmigungsjahres aufzubauen.

Das Reporting des neuen Investitionsprogramms berichtet wahlweise

nur über die Maßnahmen/Maßnahmenanforderungen des neuen Genehmigungsjahres oder

zusätzlich über die noch nicht abgeschlossenen Maßnahmen/ Maßnahmenanforderungen vergangener Genehmigungsjahre.

Der IM-Jahreswechsel kann daher durch seine Vortragsfunktionen die Verbindung vom neuen Investitionsprogramm zu Maßnahmen/Maßnahmenanforderungen des alten Investitionsprogramms und zu deren Werten halten.

Ablauf

Beim Jahreswechsel haben Sie die Möglichkeit, alle gemäß Status noch nicht abgeschlossenen Maßnahmen in das neue Investitionsprogramm zu übernehmen. Abgeschlossene bzw. nicht realisierte Maßnahmen entfernt das System. Nach dem Jahreswechsel können neue Maßnahmen über das Investitionsprogramm budgetiert werden.

Jahreswechsel

Nachdem der Jahreswechsel durchgeführt wurde, können Sie gegebenenfalls die Struktur des neuen Investitionsprogramms anpassen. Sie können neue Positionen anlegen und bereits vorhandene Positionen umhängen ( Programmpositionen und -struktur anlegen). Die Planung und Budgetierung neuer Positionen kann wie gewohnt erfolgen ( Bottom-up planen und Investitionsprogramm top-down budgetieren).

Parameter für den Jahreswechsel

Beim Start des Jahreswechselprogramms müssen Sie verschiedene Parameter festlegen.

Programmstruktur kopieren

Das System kopiert die Struktur des alten Investitionsprogramms und erzeugt so das neue Investitionsprogramm. Das Genehmigungsjahr wird um ein Jahr hochgezählt. Programmstruktur und Positions-IDs verändern sich nicht.

Maßnahmen/Maßnahmenanforderungen vortragen

Das System trägt alte Maßnahmen und Maßnahmenanforderungen in das Investitionsprogramm des neuen Genehmigungsjahres vor. Hiervon ausgenommen sind

Maßnahmen mit dem Status abgeschlossen

Maßnahmenanforderungen mit dem Status abgelehnt und durch Maßnahme(n) ersetzt.

Wenn Sie darüber hinaus noch weitere Maßnahmen/Maßnahmenanforderungen vom Vortrag ausschließen möchten, können Sie dies mit Hilfe eines Statusselektionsschemas (Selektion nach bestimmtem System-/Anwenderstatus) tun. Die so vorgetragenen Maßnahmen/Maßnahmenanforderungen können vom System jederzeit als solche erkannt werden und von den direkt zugeordneten Maßnahmen/Maßnahmenanforderungen des neuen Investitionsprogramms unterschieden werden. Im einzelnen bedeutet dies:

Bei Auswertungen des neuen Investitionsprogramms können Sie entweder mit oder ohne die alten Maßnahmen/Maßnahmenanforderungen berichten. Die Standardrecherchen des IM-Informationssystems sind so definiert, daß sowohl über die alten wie auch die neuen Maßnahmen/-anforderungen berichtet wird. Die allgemeine Werteliste des IM-Informationssystems (Programm RAIMINFO) berichtet hingegen standardmäßig nur über die neuen Maßnahmen/Maßnahmenanforderungen. Durch Setzen des Kennzeichens auch alte Werte/Maßnahmen im Einstiegsbild des Reports kann aber auch dieser Bericht über alte und neue Maßnahmen zusammen berichten.

Bei Nutzung der Funktion Budgetverteilung ( Budgetverteilung von Programmpositionen an Maßnahmen) können entweder die neuen Maßnahmen budgetiert werden (Standard), oder es kann auch nachträglich Budget vom neuen Investitionsprogramm auf die alten Maßnahmen verteilt werden. Es kann dadurch vorkommen, daß eine Maßnahme Budget vom alten und vom neuen Investitionsprogramm trägt.

Für Investitionsmaßnahmen (Aufträge/PSP-Elemente) gibt es die Möglichkeit, unverbrauchte Budgets und Obligos in das nächste Jahr vorzutragen. Dies entspricht einem Vortrag innerhalb der Jahreswerte eines Auftrags/PSP-Elements. Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen möchten, müssen Sie diesen Vortrag vor dem Vortrag der Plan- und Budgetwerte des Investitionsprogamms durchführen.

Budgetwerte vortragen

Dieses Kennzeichen sollten Sie stets setzen, wenn der Parameter Maßnahmen/Maßnahmenanforderungen vortragen gesetzt ist. Hierdurch stellen Sie sicher, daß die Summe der übernommenen Maßnahmenbudgets konsistent das Programmbudget des neuen Investitionsprogramms erhöht.

Das System verwaltet den Budgetvortrag getrennt vom laufenden Budget des neuen Investitionsprogramms. Nach Durchführung des Jahreswechsels fließt der Budgetvortrag beim Reporting nur dann mit ein, wenn über alte und neue Maßnahmen/Maßnahmenanforderungen zusammen berichtet wird. In der Budgetierungsfunktion für das Originalbudget des neuen Investitionsprogramms wird der Budgetvortrag (anstatt des laufenden Budgets) sichtbar, wenn zuvor im Einstiegsbild über Einstellungen ® Genehmigungszeitraum der Genehmigungszeitraum Vortrag gesetzt wird.

Planwerte vortragen

Die Bedeutung dieses Parameters ist analog zum Parameter Budgetwerte vortragen.

Version für Planwerte

Die Planwerte eines Investitionsprogramms können in mehreren Versionen verwaltet werden ( Versionen für die Planung). Beim Jahreswechsel müssen Sie deshalb die Zielversion angeben, unter der das System die vorgetragenen Planwerte ablegen soll. Als Quellversion verwendet das System die letzte Version des alten Jahres.