Budgetverteilung von Programmpositionen an Maßnahmen 
Budgetverteilung von Programmpositionen an Maßnahmen
Verwendung
Für das Verhältnis von Maßnahmen zu Investitionsprogrammen hinsichtlich der Budgetierung stehen Ihnen im System IM verschiedene Steuerungsmöglichkeiten zur Verfügung. Diese Steuerungsmöglichkeiten legen insbesondere fest, wie streng das Budget auf Maßnahmenebene an das verfügbare Budget auf Programmebene gekoppelt ist.
Funktionsumfang
Das genehmigte Budget einer Investitionsmaßnahme können Sie mit einer aktiven Verfügbarkeitskontrolle überwachen. Diese verhindert eine zu hohe Verfügung bereits zum Zeitpunkt der Entstehung. Das System prüft beim Erfassen von bestimmten Vorgängen, ob das verfügbare Projekt-/Auftragsbudget bzw. das verfügbare und freigegebene Budget (Freigabe) noch ausreicht. Dabei werden die per Customizing eingestellten Toleranzgrenzen für die Verfügbarkeitskontrolle berücksichtigt. Wenn Sie die aktive Verfügbarkeitskontrolle auf Maßnahmenebene nutzen möchten, müssen Sie dies in den Budgetprofilen der Aufträge/PSP-Elemente festlegen.
Eine aktive Verfügbarkeitskontrolle gegen das Budget einer Investitionsprogrammposition ist in dieser Form nicht vorgesehen, da hier im allgemeinen eine geringere Budgetanbindung erwünscht ist. Wenn Sie allerdings das Kennzeichen Budgetverteilung in den Stammdaten einer Programmposition setzen, können die zugeordneten Maßnahmen ihr Budget nur noch durch eine explizite Verteilung des Budgets von der Programmposition auf die Maßnahmen erhalten (vgl. Top-down budgetieren). Eine separate Budgetierung der Maßnahmen ist dann nicht mehr möglich. Sie stellen auf diese Weise sicher, daß die Summe der Maßnahmenbudgets das Gesamtbudget der übergeordneten Programmposition nicht übersteigen kann. Dies entspricht im Prinzip einer Verfügbarkeitskontrolle auf Programmebene bezüglich der zugeordneten Maßnahmen.
Das Kennzeichen Budgetverteilung kann auch im IM-Customizing auf Ebene der Programmart gesetzt werden. Es bewirkt, daß in allen später angelegten zugehörigen Programmpositionen das Kennzeichen Budgetverteilung vorgeschlagen wird - es ist jedoch auf Ebene der Programmposition noch änderbar.
Beachten Sie bitte, daß bei der Verwendung von Budgetarten (vgl.
Die aktive Verfügbarkeitskontrolle von Auftragsverfügungen gegen das Budget einer Programmposition kann mit Hilfe eines zwischengeschalteten PSP-Elementes realisiert werden. Dieses PSP-Element steht in einer 1 zu 1 Beziehung zur Programmposition und übernimmt die Aufgabe der Budgetüberwachung.
Die Zuordnung der Aufträge zu einer Programmposition muß hier indirekt über das PSP-Element erfolgen. Durch die Zuordung zum PSP-Element können die Aufträge nicht mehr selbst budgetiert werden. Wenn im PSP-Element die Verfügbarkeitkontrolle aktiv ist, prüft das System alle Verfügungen der untergeordneten Aufträge gegen das Budget des PSP-Elementes.
Gesamtwerte/Jahreswerte
Über ein Kennzeichen in der Programmart legen Sie fest, ob die Budgetverteilung vom übergeordneten Investitionsprogramm nur die Gesamtwerte oder auch die Jahreswerte der Investitionsmaßmahmen betrifft. Das Kennzeichen hat in Kombination mit dem gesetzten Kennzeichen Budgetverteilung folgende Auswirkungen:
Separate Budgetierung der Maßnahmen
Wenn Sie das Kennzeichen Budgetverteilung nicht setzen, sind die Investitionsmaßnahmen separat budgetierbar. Dieses Vorgehen ist immer dann in Betracht zu ziehen, wenn Sie zwar periodisch per Reporting die Summe der Maßnahmenbudgets gegen die Budgets der Programmpositionen kontrollieren möchten, jedoch nicht im einzelnen voraussagen können oder möchten, auf welcher Maßnahme genau die Kosten anfallen werden, die von dem genehmigten Budget zehren. Außerdem ist bei der Verwendung von Budgetarten nur diese Variante möglich (vgl.
Budgetarten).Beachten Sie jedoch, daß bei dieser Variante keine Fortschreibung der Verteiltwerte auf Programmebene möglich ist. Dies betrifft neben der Budgetverteilung auch Budgetnachträge und -rückgaben.