Flexiblen Upload durchführen

Verwendung

Diese Vorgehensweise verwenden Sie, um den flexiblen Upload im Konsolidierungsmonitor durchzuführen.

Voraussetzungen

Sie haben im Customizing der Datenübernahme die Uploadmethode definiert .

Falls Sie Daten auf Hierarchieknoten (d.h. auf Summenpositionen) erfassen wollen, haben Sie das entsprechende Kennzeichen im Customizing der Versionskombinationen gesetzt.

Vorgehensweise

Upload starten

  1. Starten Sie den Upload der Datei, indem Sie die Maßnahme zur Datenübernahme im Konsolidierungsmonitor starten.

  2. Im Bild zur Datenübernahme starten Sie die Uploadmethode.

  3. Geben Sie ggf. den Dateinamen der hochzuladenden Datei an.

    Hinweis Hinweis

    Sie können die Methode zum flexiblen Upload auch aus der Workbench starten.

    Ende des Hinweises
Daten für Kombinationen von Konsolidierungseinheiten hochladen

Wenn Sie mit der Konsolidierung eine Matrixorganisation abbilden, sorgt das System bei der Maßnahmenausführung dafür, dass die Uploadmethode für alle gültigen Kombinationen aus Konsolidierungseinheiten ausgeführt wird. Die Daten für die gerade zu verarbeitenden Kombinationen übernimmt das System jeweils der angegebenen Datei. Das bedeutet beispielsweise bei einer Kombination aus Gesellschaften und Profit Centern Folgendes:

  • Wenn Sie den Uploadmodus Alle löschen eingestellt haben und in Ihrer Datei zu einer Kombination (z.B. Gesellschaft 1/Profit Center 1) keine Daten vorhanden sind, so setzt das System die Daten zu dieser Kombination zurück.

  • In der Datei enthaltene Daten zu nicht verarbeiteten Versionen, Geschäftsjahren/Perioden, Gesellschaften bzw. Profit Centern ignoriert das System.

    D.h. beispielsweise: Sind in der hochzuladenden Datei Daten zur Kombination Gesellschaft2/Profit Center1 enthalten, so wird der Datensatz bei der Verarbeitung von Gesellschaft 1 nicht berücksichtigt.

    Auf diese Weise ist es möglich, größere Dateien (z.B. für alle Konsolidierungseinheiten oder für mehrere Perioden) zu verwenden, ohne sie nur für die Ausführung auf Konsolidierungseinheiten-Ebene splitten zu müssen. Das System sucht bei Ausführung des Upload die passenden Zeilen aus der Datei heraus.

Behandlung von Währungen beim Upload von Meldedaten

Grundsätzlich bucht das System die angelieferten Werte für alle Kennzahlen, die im Customizing der Uploadmethode einer Datenzeile zugeordnet wurden. Darüber hinaus kann das System unter bestimmten Bedingungen beim Upload von Meldedaten auch Werte für solche Kennzahlen buchen, die in der Methode nicht explizit aufgeführt sind.

Dies betrifft insbesondere die Möglichkeit, angelieferte Meldedaten nicht nur in Hauswährung, sondern auch automatisch in Kreiswährung zu buchen. Hierfür sind folgende Voraussetzungen erforderlich:

  • Haus- und Kreiswährung sind identisch.

  • Die Uploadmethode enthält eine Zuordnung für die Werte in Hauswährung, aber nicht (!) für Werte in Kreiswährung.

D.h., das System interpretiert das Fehlen von Werten in Kreiswährung bei gleichzeitiger Währungsidentität als implizite Anweisung, die Werte in Kreiswährung automatisch mit den Werten in Hauswährung zu füllen.

Beträge in Transaktionswährung werden immer gebucht.

Datenübernahmemaßnahme und -methode für flexible Währungsbehandlung einrichten

Sie können eine Datenübermaßnahme so definieren, dass sie – je nach Struktur der zu übernehmenden Daten – sowohl die automatische Fortschreibung von Meldedaten in Kreiswährung als auch die Übernahme angelieferter Werte in Kreiswährung unterstützt. Sie erreichen dies, indem Sie zwei Methoden vom Typ Flexibler Upload anlegen:

  • Die Methode zur expliziten Übernahme angelieferter Werte in Kreiswährung enthält ein Feld für Werte in Kreiswährung.

  • Die Methode zur automatischen Fortschreibung von Werten in Kreiswährung enthält an derselben Position das Platzhalterfeld „Freies Feld“.

Sie können durch entsprechendes Customizing den Grad der Automatisierung bestimmen, mit dem das System beim Ausführen einer Datenübernahmemaßnahme die gewünschte Währungsbehandlung auswählt:

  • Manuelle Auswahl der Uploadmethode durch den Benutzer : Ordnen Sie der Datenübernahmemethode beide Uploadmethoden zu. Beim Ausführen der Maßnahme entscheidet der Benutzer, welche der beiden Methoden zum Einsatz kommen soll. Der Nachteil dieser Lösung besteht darin, dass eine falsch gewählte Uploadmethode die Kreiswährungswerte unerwünschterweise entweder auf Null setzen oder unverändert beibehalten würde. Dieses Problem ließe sich jedoch durch nachgeordnete Validierungsschritte aufdecken.

  • Automatische Auswahl der Uploadmethode : Sie ordnen die beiden Uploadmethoden jeweils einer eigenen Datenübernahmemethode zu. Im Customizing der Datenübernahmemaßnahme wählen Sie als Verfahren für die Zuordnung der Datenübernahmemethode „abhängig von Konsolidierungseinheit“. Anschließend geben Sie für jede Konsolidierungseinheit an, welche der beiden Datenübernahmemethoden zum Einsatz kommen soll. Dies erfordert zwar mehr Aufwand beim Customizing, schützt aber den Datenübernahmeprozess gegen versehentliche Auswahl einer ungeeigneten Methode.

Keine Buchung bei Auftreten von Fehlern

Das System bucht die Datensätze nur dann, wenn keine Fehler aufgetreten sind. Dies ist erforderlich, um das Auftreten von Folgefehlern zu vermeiden. (Inkonsistente Meldedaten können z.B. zu nicht sinnvollen Ergebnissen in der Währungsumrechnung und Rundung führen.)

Mögliche Fehler durch existierende Datensätze

Das System prüft nicht nur die hochgeladenen, sondern alle zu buchenden Datensätze. Das System prüft also ggf. auch Datensätze aus Vorperioden, die geändert werden sollen. Das bedeutet Folgendes:

  • Existieren Datensätze zu nicht (mehr) vorhandenen Stammdaten, so wird das System diese Daten nicht ändern bzw. löschen.

  • Existieren Datensätze, die gemäß der aktuellen Positionsaufrisse nicht (mehr) gebucht werden dürften, z.B. weil ein Mussaufriss (ohne Default) nach Bewegungsart hinzugefügt wurde, so kann das System diese nicht ändern oder löschen.

Daten im BI verbuchen

Wenn die Uploadmethode ohne Fehler im Echtlauf durchgeführt wurde, sind die Daten noch nicht im BI. Die eigentliche Verbuchung erfolgt erst, wenn Sie das Bild der Datenübernahmemaßnahme verlassen. Das System zeigt die laufende Verbuchung in der Statuszeile an.

Ergebnis

Für den Upload erzeugt das System ein Upload-Protokoll.

Empfehlung Empfehlung

Überprüfen Sie im Protokoll immer, welche Upload-Methode tatsächlich verwendet wurde. Berücksichtigen Sie dabei Folgendes:

  • Die Maßnahmenhierarchie ist zeit- und versionsabhängig.

  • Die Zuordnung der Datenübernahmemethode zur Maßnahme erfolgt zeit-, versions- und periodentypabhängig.

Ende der Empfehlung.

Nach der Verbuchung im BI können Sie die hochgeladenen Daten in der Summensatzanlistung anzeigen. Um zur Kontrolle des Upload die kumulierten Werte anzuzeigen, schränken Sie die Periode ein von Periode000 bis zur gewünschten Periode.