Inhaltsversionen erstellen
Sie können wichtige Bearbeitungsstände einer Originaldatei als Inhaltsversionen in Sicherheitsbereichen ablegen. Auf diese Weise können Sie Änderungen an der Originaldatei verfolgen, was auch aus Haftungs- oder Nachweisgründen erforderlich sein kann.
Im Dokumentinfosatz haben Sie Zugriff auf die Originaldatei, die Sie dem Dokument zuerst hinzugefügt haben, sowie auf alle Versionen dieser Datei, die seitdem innerhalb eines bestimmten Status angelegt wurden.
Inhaltsversionen können Sie manuell oder automatisch anlegen. Wenn Sie festlegen, dass Inhaltsversionen automatisch angelegt werden sollen, erstellt das System immer dann, wenn Sie die Originaldatei einchecken und das Dokument sichern, eine Inhaltsversion. Das automatische Anlegen ist von den Einstellungen des Statusnetzes für die Dokumentart und die Workstation-Applikation abhängig.
Hinweis
Die abgelegte Version einer Originaldatei wurde in vorherigen Releases als Audit-Version bezeichnet.
Integration
Das Anlegen von Inhaltsversionen erfolgt in Abhängigkeit von der Workstation-Applikation. Bei der Definition der Workstation-Applikation legen Sie im Customizing für die Dokumentenverwaltung
unter 
Allgemeine Daten
Workstation-Applikation definieren
den Umfang des Originalmodells fest. Um Inhaltsversionen anzulegen, aktivieren Sie das Ankreuzfeld Inhaltsversion
.
Folgende zusätzlichen Einstellungen beeinflussen das Anlegen von Inhaltsversionen:
Bearbeitung von Inhaltsversionen | Aktivität im Customizing |
|---|---|
Für das automatische Erzeugen der Inhaltsversion müssen Sie für die Dokumentart einen Status definieren. |
Aktivieren Sie unter |
Für das manuelle Anlegen von Inhaltsversionen müssen Sie festlegen, dass die Originaldateien via Knowledge Provider (Content Repository) abgelegt werden. |
Wählen Sie das Ankreuzfeld |
Sie können Inhaltsversionen in einer vordefinieren Ablagekategorie ablegen. Die Einstellungen dafür legen Sie in einem Profil fest, das dem Benutzer zugeordnet wird. |
Geben Sie die Ablagekategorie ein. Die Einstellung wird nur für Dokumentarten berücksichtigt, deren Ablage via Knowledge Provider erfolgt. |
Funktionsumfang
Eine Inhaltsversion kann nur von einer Originaldatei erzeugt werden, die zum aktuellen Bearbeitungsstand nicht in einem Sicherheitsbereich abgelegt ist. Jeder Inhaltsversion können eine oder mehrere Zusatzdateien zugeordnet werden.
Der Sicherheitsbereich, in den die Inhaltsversionen abgelegt werden sollen, wird durch folgende Prüfungen ermittelt:
Wenn die Originaldatei bereits in einem Sicherheitsbereich abgelegt war, transportiert das System die Datei erneut in diesen Sicherheitsbereich.
Wenn die Originaldatei erstmalig in einem Sicherheitsbereich abgelegt wird, und dem Benutzer ein Profil zugeordnet wurde, legt das System die Originaldatei in der im Profil angegebenen Ablagekategorie ab.
Diese Einstellung wird nur für Dokumentarten berücksichtigt, deren Ablage via Knowledge Provider erfolgt.
Konnte das System keinen Ablageort ermitteln, erhalten Sie ein Dialogfenster, auf dem Sie einen der möglichen Sicherheitsbereiche auswählen können.