Integration Reisemanagement

Verwendung

Wenn Sie die Komponente Reisemanagement einsetzen, können Sie im Reisemanagement die Reisen mit einer Haushaltsmanagement-Kontierung erfassen, und so die Reisekosten der Mitarbeiter in das Haushaltsmanagement integrieren.

Die Zuordnung der Reisekosten kann hierbei entsprechend der im Reisemanagement zur Verfügung gestellten Zuordnungsvorgaben für die Gesamtreise, für Belege, für Ziele und nach Kilometeraufteilung erfolgen.

Integration

Im Haushaltsmanagement werden durch die im Reisemanagement erfassten Reisen Obligobelege erzeugt, die Sie sich im Informationssystem (Werttyp "52") anzeigen lassen können. Die Fortschreibung erfolgt hierbei immer mit den Nettobeträgen.

Die Fortschreibungssteuerung ist davon abhängig, welche Komponenten Sie neben dem Reisemanagement integriert mit dem Haushaltsmanagement einsetzen und welche Kontierungselemente Sie verwenden wollen. Insbesondere die Einstellungen für das Controlling und die Lohn- und Gehaltsabrechnung bestimmen hier, wie die Kontierungen für das Haushaltsmanagement mitgegeben werden oder abgeleitet werden. Sie bestimmen, welchen Verantwortungsbereichen im Haushaltsmanagement die Kosten zuzuordnen sind.

Eine wesentliche Rolle spielt hier auch die Integration zur Personalwirtschaft (HR). Weitere Informationen finden Sie unter Integration Personalwirtschaft . Die dort beschriebenen Voraussetzungen für die unterschiedlichen Szenarien gelten dann auch für das Reisemanagement.

Voraussetzungen

Informationen, welche prinzipiellen Voraussetzungen für die Fortschreibung der Reisekosten erfüllt sein müssen, finden Sie unter Voraussetzungen für die Fortschreibung im Haushaltsmanagement .

Darüber hinaus gelten folgende Voraussetzungen

Fonds, Funktionsbereich und Grant

Wenn Sie die Kontierungselemete Fonds, Funktionsbereich und Grant verwenden wollen, müssen Sie die Kontierungselemente im Customizing des Public Sector Managements in der IMG-Aktivität Kontierungselemente aktivieren aktivieren.

Wenn Sie auch die Personalwirtschaft im Einsatz haben,muss in dieser IMG-Aktivität außerdem für die im Reisemanagement genutzten HR-Stammdaten das Datum festgelegt sein, ab dem die aktivierten Kontierungselemente beim Anlegen oder Ändern von bereits vorhandenen Personalstammsätzen für die Infotypen hinterlegt werden müssen.

Finanzstelle

Damit Sie die Finanzstelle im Personalstammsatz hinterlegen können, muss im Customizing des Haushaltsmanagements Öffentliche Verwaltung in derIMG-Aktivität Beginn für Integration HR (ohne Personalobligo Szenario 2) das Datum festgelegt sein, ab dem dieses Kontierungselement beim Anlegen oder Ändern von bereits vorhandenen Personalstammsätzen für die Infotypen hinterlegt werden muss.

Manuelle Kontierung der Reise

Um die Reisen manuell kontieren zu können, müssen Sie dafür sorgen, dass die Felder, die Sie verwenden wollen - Grant, Fonds, Funktionsbereich, Finanzstelle und Finanzposition - beim Erfassen der Reisedaten eingabebereit sein. Die hierfür notwendigen Einstellungen nehmen Sie im Customizing des Finanzwesens folgendermaßen vor:

Wählen Sie Anfang des Navigationspfads Reisemanagement Navigationsschritt Reiseabrechnung Navigationsschritt Dialog- und Abrechnungssteuerung Navigationsschritt Dialogsteuerung Navigationsschritt Variabler Aufbau für die Kontierungsobjekte einrichten Ende des Navigationspfads und wählen Sie die für Sie relevanten Kontierungsblöcke aus:

  • Wollen Sie die HHM-Kontierung bei der Kostenaufteilung der Gesamtreise erfassen, wählen Sie K o ntierungsobjekte: Kostenzuordnungsvorgabe der Gesamtreise.

  • Wollen Sie die HHM-Kontierung bei der Kostenaufteilung eines Beleges, wählen Sie K o ntierungsobjekte: Kostenzuordnungsvorgabe eines Beleges.

  • Wollen Sie die HHM-Kontierung bei der Kostenaufteilung der Zwischenziele erfassen, wählen Sie K ontierungsobjekte: Kostenzuordnungsvorgabe eines Zieles

  • Wollen Sie die HHM-Kontierung bei der Kostenaufteilung nach Kilometern erfassen, wählen Sie Kontierungsobjekte: Kostenzuordnungsvorgabe einer km-Aufteilung.

Geben Sie für die relevanten Kontierungsblöcke jeweils Variablennamen für die Kontierungselemente ein, die Sie verwenden wollen, bspw. COBL-FIPOS, COBL-FISTL, COBL-GEBER.

Ableitung der HHM-Kontierungselemente aus CO-Kontierung

Wenn Sie das Controlling im Einsatz haben und die HHM-Kontierungslemente automatisch aus der CO-Kontierung abgeleitet werden soll, müssen:

  • in Ihrer Ableitungsstrategie ein entsprechender Ableitungsschritt definiert sein, in dem die HHM-Kontierungselemente den CO-Kontierungen zugeordnet sind. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Ableitung der HHM-Kontierungselemente aus CO-Kontierungen .

  • die Felder für die HHM-Kontierungselemente ausgeblendet sein

    Sie dürfen daher den Feldstatus, wie oben beschrieben, nicht pflegen.

Ableitung der HHM-Kontierungselemente bei Integration mit Personalwirtschaft

Um die Reisen manuell kontieren zu können, müssen Sie den Feldstatus wie oben beschrieben pflegen.

Falls Sie die Reisekosten für einen Mitarbeiter manuell nicht vollständig verteilen, werden die Reisekosten entsprechend der reiseübergreifenden Kostenzuordnungsvorgabe, der sogenannten Reisekostenzuordnungsvorschrift, verteilt.

Voraussetzung hierzu ist, dass Sie Ihren Anforderungen entsprechend die Infotypen in den Personalstammsätzen entsprechend pflegen.

Hinweis Hinweis

Falls Sie bei der Abrechnung der Reise die Reisekosten auf mehrere Grants, Fonds, Funktionsbereiche oder Finanzstellen verteilen wollen, müssen Sie in der Stammdatenpflege der Personalstammsätze für den Infotyp 0027 (Kostenverteilung) Subtyp 02 (Reisekosten) mehrere Kontierungen hinterlegen sowie die gewünschten Prozentsätze für die Verteilung.

Ende des Hinweises

Funktionsumfang

Die Zuordnung der Reisekosten erfolgt entsprechend der Funktionen des Reisemanagements. Hierbei müssen Sie jedoch folgendes beachten:

  • Vorschüsse werden im Haushaltsmanagement nicht berücksichtigt, ebenso keine Daten, die Sie über die Schnellerfassung erfassen.

  • Beantragte Reisen werden nur statistisch fortgeschrieben.

  • Solange sich die Reisedaten im Status "Reiseantrag" befinden, werden die Daten im Standardsystem nur statistisch fortgeschrieben. Erst bei der Genehmigung erfolgt eine Prüfung durch die aktive Verfügbarkeitskontrolle.

Aktivitäten

Beim Erfassen von Reisedaten geben Sie die finanzbudgetrelevanten Kontierungen an. Wenn Sie die HHM-Kontierung nicht manuell eingeben, werden die Kontierungen vom System automatisch, entsprechend der von Ihnen vorgenommenen Zuordnungen, bebucht.

Bei der Reisekostenabrechnung übernimmt dann das System die HHM-Kontierungen automatisch in die Finanzbuchhaltungsbelege, die durch die Abrechnung erzeugt werden.

Weitere Informationen zum Erfassen der Reisekosten und zur Reisekostenabrechnung finden Sie in der Dokumentation FI-Reisemanagement.

Siehe auch:

Kontierungsableitung