Zahlungsabgleich

Die Online-Zahlungsfortschreibung stellt den Zahlungsabgleich zwischen FI und Haushaltsmanagement sicher. Der Zahlungsabgleich ermöglicht Ihnen, die Veränderungen Ihrer Bank- und Bankverrechnungskonten (Belege, in denen Finanzpositionen mit den Finanzvorgängen 90 oder 80 (Bank) bebucht wurden) mit den im Haushaltsmanagement fortgeschriebenen Zahlungen zu vergleichen. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungsabgleich FI - Haushaltsmanagement.

Übernahme von Zahlungen ohne Rechnungsbezug

Zahlungen ohne Rechnungsbezug können nur in das Haushaltsmanagement übernommen werden, wenn im Customizing zur Zahlungsübernahme die Übernahme von Akontozahlungen aus FI aktiv ist. Zahlungen ohne Rechnungsbezug sind Belege, die Akonto, d.h ohne Ausgleich und ohne Rechnungsbezug gebucht sind. In diesen Belegen wurden Finanzpositionen mit den Finanzvorgängen 90 und 80 (Bank) und 60 (Debitor/Kreditor) bebucht.

Die Übernahme von Zahlungen ohne Rechnungsbezug ermöglicht, auch diese Buchungen beim Zahlungsabgleich zu berücksichtigen.

Diese Buchungen werden im Haushaltsmanagement nur statistisch fortgeschrieben, d.h. es wird kein Budget verfügt. Diese statistischen Buchungen werden wieder storniert, sobald durch Buchungen im FI ein Rechnungsbezug zu diesen Zahlungen hergestellt wird.

Fortschreibung Bank-Scheckverrechnung

Bei der Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion können Sie Zahlungen von einem Bank- oder Scheckverrechnungskonto von Zahlungen eines Bankbestandkontos unterscheiden. Diese Unterscheidung wird möglich, wenn Sie den Bankverrechnungskonten eine Finanzposition mit dem Finanzvorgang 80 und den Bankbestandskonten Finanzpositionen mit dem Finanzvorgang 90 zuordnen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Fortschreibung Finanzvorgang 80 für Bank- und Scheckverrechnung.

Behandlung von Gutschriften

Wenn eine Rechnung durch eine Gutschrift ausgeglichen wird, werden im HHM für beide Belege Abbau- und Zahlungssätze in Höhe des Gutschriftbetrages fortgeschrieben.

Wenn Sie Separater Ausweis markieren, werden bei der Umsetzung von Gutschriften zwei Sätze geschrieben, wobei der Zahlsatz separat ausgewiesen wird:

Diese Zahlungssätze verfügen zwar über Budget, werden aber im kommunalen Reporting nicht angezeigt.

Behandlung von Teilzahlungen und Restposten

Wenn eine Rechnung durch Teilzahlungen bzw. Zahlungen mit Restposten gezahlt wird, werden im Haushaltsmanagement — in Höhe der gezahlten Beträge — Abbausätze für die Rechnung und Zahlungssätze erzeugt. Wenn die Rechnung mehrere Aufwands- oder Ertragspositionen mit unterschiedlichen HHM-Kontierungen besitzt, wird die Teilzahlung der Rechnung proportional zu den jeweiligen Rechnungsbeträgen im Haushaltsmanagement fortgeschrieben.

Überzahlungen

Um den Zahlungsabgleich zu gewährleisten, werden die Überzahlungen ins Haushaltsmanagement fortgeschrieben, wobei der Überzahlungsbetrag proportional den Aufwands- bzw. Erlöspositionen der Rechnung aufgeteilt wird. Die fortgeschriebenen Abbau- und Zahlungssätze beziehen sich hierbei auf die Rechnung, für die der Restposten gebildet wurde. Sobald der Zahlungsrestposten in der Finanzbuchhaltung mit einer anderen Rechnung ausgeglichen wird, wird die Überzahlung auf die entsprechende Rechnung im Haushaltsmanagement umgebucht.

Wenn Sie die Überzahlungen im HHM nicht fortschreiben möchten, können Sie dies erreichen, indem Sie die Überzahlung in der Finanzbuchhaltung nicht als Restposten mit Rechnungsbezug, sondern als einfache Differenz ausbuchen. Diese Differenz besitzt in diesem Fall keinen Rechnungsbezug und wird deshalb vom System als Akontozahlung interpretiert. Wenn Sie die Fortschreibung von Akontozahlungen im Customizing aktiviert haben, wird die Überzahlung als statistischer Merkposten im HHM fortgeschrieben (siehe oben). Ansonsten findet keine Fortschreibung der Überzahlung statt.

Datum der Fortschreibung

Die Fortschreibung der Zahlungen ins Haushaltsmanagement erfolgt grundsätzlich zum Buchungsdatum des Ausgleichsbeleges. Eine Ausnahme bei der Ermittlung des Fortschreibedatums bilden folgende Geschäftsvorfälle:

Bei diesen Geschäftsvorfällen wird das Fortschreibungsdatum folgendermaßen ermittelt:

Jahreswechselarbeiten

In der Übergangszeit während der Jahreswechselarbeiten können im Produktivbetrieb folgende Situationen auftreten:

Kritische Geschäftsvorfälle

Der Einsatz der Online-Fortschreibung der Zahlungen ins Haushaltsmanagement erfordert die Einhaltung bestimmter Regeln im Buchungsverhalten, um eine eindeutige Zuordnung zwischen einem Rechnungs- und einem Zahlungsbeleg erstellen zu können und somit eine korrekte Fortschreibung im HHM zu ermöglichen. Die kritischen Geschäftsvorfälle, die bei der Zahlungsfortschreibung beachtet werden sollen, sind im SAP-Hinweis 882379 aufgeführt.