Migration der Zahlungsfortschreibung

Verwendung

Bei der Migration auf die Online-Zahlungsfortschreibung im Haushaltsmanagement (HHM) werden die bereits angezahlten Rechnungen durch die konventionelle Zahlungsabgrenzung abgeschlossen, wobei die neu gebuchten Rechnungen und Zahlungen in der Online-Zahlungsfortschreibung prozessiert werden.

Dieses Migrationsverfahren bezieht sich nur auf die erweiterte Funktion der Zahlungsabgrenzung. Eine Migration der Zahlungsfortschreibung im HHM im Falle der herkömmlichen Funktion der Zahlungsabgrenzung ist nur möglich, wenn alle offenen Posten im Finanzwesen (FI) und HHM ausgeglichen werden.

Beachten Sie, dass die bereits im HHM fortgeschriebenen Belege nicht migriert werden.

Voraussetzungen

  • Die Migration auf die Online-Zahlungsfortschreibung im HHM ist nur möglich, wenn Sie die neue Hauptbuchhaltung mit aktiver Belegaufteilung bereits im Einsatz haben (weitere Informationen hierzu finden Sie unter Migration neue Hauptbuchhaltung ).

  • Sie müssen die Zahlungsfortschreibung durch die V2-Verbuchung basierend auf der erweiterten Funktion der Zahlungsabgrenzung vor der Migration deaktivieren.

    Die Zahlungen werden dann nur durch den Zahlungsabgrenzer fortgeschrieben.

    Ein gleichzeitiger Einsatz der Online-Zahlungsfortschreibung und V2-Verbuchung der Zahlungen (basierend auf der konventionellen Zahlungsabgrenzung) ist aus technischen Gründen nicht möglich.

Funktionsumfang

Das Migrationsverfahren sieht einen gleitenden Übergang von der konventionellen Zahlungsabgrenzung zur Online-Zahlungsfortschreibung vor. Während dieser Übergangszeit, d.h. solange die alten offenen Rechnungen noch nicht komplett bezahlt sind, müssen Sie beide Verfahren der Zahlungsfortschreibung parallel verwenden. Dazu müssen Sie die Online-Zahlungsfortschreibung im Customizing des Public Sector Managements unter Anfang des Navigationspfads Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung Navigationsschritt Ist- und Obligofortschreibung/Integration Navigationsschritt Integration Navigationsschritt Migration der Zahlungsfortschreibung Navigationsschritt Online-Zahlungsfortschreibung aktivieren Ende des Navigationspfads aktivieren.

Bei der Aktivierung der Online-Zahlungsfortschreibung werden die hierzu benötigten Belegaufteilungsmerkmale wie FI-Belegnummer (KNBELNR), Zahlungsbelegnummer (VOBELNR) und Finanzposition (FIPOS) im Customizing der Hauptbuchhaltung (neu) unter Anfang des Navigationspfads Geschäftsvorfälle Navigationsschritt Belegaufteilung Navigationsschritt Technische Belegaufteilungsmerkmale definieren Ende des Navigationspfads automatisch definiert.

Hinweis Hinweis

Während der Aktivierung der Online-Zahlungsfortschreibung wird das aktuelle Datum auf der Datenbank gespeichert.

Dieses Datum wird später bei der Ausgleichsrückname verwendet, um zu verhindern, dass die Ausgleiche, die vor diesem Datum erfasste Belege enthalten, zurückgenommen werden.

Ende des Hinweises

Aktivitäten

Um die Migration und damit den vollständigen Übergang zur Online-Zahlungsfortschreibung zu beschleunigen, empfehlen wir Ihnen, folgende Schritte durchzuführen:

  1. Sie müssen zuerst alle noch offenen Belegbündel identifizeiren, die zumindest teilweise Belege enthalten, die vor der Aktivierung der Online-Zahlungsfortschreibung gebucht worden sind. Erstellen Sie dazu die Arbeitsvorräte der offenen zahlungsrelevanten Belegbündel im FI, die zu schließen bzw. nachzubuchen wären.

    Die Werkzeuge dazu finden Sie im Customizing des Public Sector Management unter Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung -> Ist- und Obligofortschreibung/Integration -> Integration -> Migration der Zahlungsfortschreibung .

    Nun können Sie die Belegbündel, die vor der Aktivierung der Online-Zahlungsfortschreibung gebucht wurden, anzeigen bzw. analysieren und im FI vollständig ausgleichen. Die konventionelle Zahlungsabgrenzung wird diese Ausgleiche im HHM fortschreiben und damit auch hier die betroffenen Belegbündel schließen.

  2. Im zweiten Arbeitsschritt können Sie den Arbeitsvorrat der Belege, die vollständig nach der Aktivierung der Online-Zahlungsfortschreibung gebucht wurden, im Haushaltsmanagement nachbuchen. Da diese Belege im FI bereits die entsprechende Belegaufteilungsinformation enthalten müssen, werden sie automatisch online fortgeschrieben.

    Hinweis Hinweis

    Voraussetzung hierfür ist, dass Sie bei der Migration in die neue Hauptbuchhaltung die Belegaufteilungsmerkmale FI-Belegnummer (KNBELNR) und Zahlungsbelegnummer (VOBELNR) aktiviert haben.

    Ende des Hinweises

Wenn nach der Ausführung der Arbeitsschritte 1 und 2 noch FI-Belege übrigbleiben, die weder ausgeglichen noch nachgebucht werden konnten, werden diese nach wie vor durch ausschließlich die konventionelle Zahlungsabgrenzung prozessiert. Die Zahlungen zu den neu gebuchten Rechnungen werden dagegen automatisch online fortgeschrieben.

Wenn ein neu gebuchter Beleg durch einen Ausgleich oder einen Rechnungsbezug mit einem alten Belegbündel in Verbindung kommt, wird er künftig nur mit dem Zahlungsabgrenzer bearbeitet. Wir empfehlen deshalb, solche Buchungsvorfälle zu vermeiden.