Periodenbasierte Obligofortschreibung

Verwendung

Mit der periodenbasierten Obligofortschreibung können Sie im Haushaltsmanagement eine detaillierte Änderungshistorie von Obligobelegen im Verlauf eines Geschäftsjahrs abbilden. So werden in der periodenbasierten Obligofortschreibung Beleg- und Kontierungsänderungen als einzelne Datensätze im Obligo erfasst und führen nicht zu einer Überschreibung der Originalbelegdaten. Die im Obligo erzeugten Datensätze werden als Betragsart Änderung mit dem jeweiligen Änderungsdatum protokolliert.

Im Gegensatz dazu bewirken Änderungen in der jahresbasierten Obligofortschreibung eine Korrektur des Obligobetrags. Dabei wird der offene Posten des Obligo aktualisiert und der ursprüngliche Betrag des Originalbelegs überschrieben. Unabhängig von den Betragsaktualisierungen bleibt das Obligobelegdatum unverändert als Originalbelegdatum erhalten. Eine Änderungshistorie zum Obligoabbau ist in Bezug auf ein Geschäftsjahr nicht möglich.

Gegenüberstellung: Periodenbasierte und jahresbasierte Obligofortschreibung

Das folgende Beispiel zeigt den Abbau eines Obligos und die dabei erzeugten Datensätze der periodenbasierten Obligofortschreibung verglichen mit den analog dazu geänderten Datensätzen der jahresbasierten Obligofortschreibung.

Bei einem Geschäftsjahreswechsel werden sowohl bei der periodenbasierten Obligofortschreibung als auch bei der jahresbasierten Obligofortschreibung im Rahmen des Obligovortrags jeweils nur der aktuelle offene Posten im Vorjahr ausgebucht und in das Folgejahr übertragen.

Wenn Sie die periodenbasierte Obligofortschreibung für Ihre Organisation verwenden möchten, sollten Sie zuvor folgende Punkte berücksichtigen:

In Abhängigkeit von der Anzahl von Änderungen und der Erzeugung von Änderungsbelegen erhöht sich das Datenvolumen um ein Vielfaches.

Wenn Sie die periodenbasierte Obligofortschreibung aktiviert und eingesetzt haben, ist ein Wechsel zurück zur jahresabhängigen Obligofortschreibung nicht mehr möglich.

Voraussetzungen

Sie arbeiten mit einem Fortschreibungsprofil, das Obligowerttypen unter dem Buchungsdatum fortschreibt.

Dies unterstützen beispielsweise die Profile 000101 oder 000102.

Sie haben im Customizing die periodenbasierte Obligofortschreibung aktiviert.

Funktionsumfang

Fortschreibungsdatum manuell festlegen

Standardmäßig werden die Änderungsbelege im Obligo mit dem jeweiligen Systemdatum abgespeichert.

Sie können das Systemdatum des Änderungsbelegs im Obligo übersteuern, indem Sie ein individuelles Fortschreibungsdatum manuell setzen. Das manuelle Fortschreibungsdatum können Sie im System benutzerabhängig anlegen.

Sie setzen ein manuelles Fortschreibungsdatum über Rechnungswesen → Public Sector Management → Haushaltsmanagement → Buchung →Werkzeuge → Periodenbasierte Obligofortschreibung → Fortschreibungsdatum festlegen .

Neben dem Setzen eines manuellen Fortschreibungsdatums über das Menü steht Ihnen zusätzlich die Kundenerweiterung EXIT_SAPLFMFA_004 zur Verfügung. Beim Erzeugen von Obligoänderungen öffnet sich automatisch ein Dialogfenster, in dem Sie das Fortschreibungsdatum eintragen können.

Fortschreibungsdatum aus der Versionsverwaltung von Einkaufsbelegen ableiten

Wenn Sie in der Materialwirtschaft die Versionsverwaltung für die Einkaufsbelege Bestellanforderung und Bestellung aktiviert haben, können Sie das Buchungsdatum beim Anlegen oder Ändern von Bestellanforderungen/Bestellungen festlegen. Dieses Buchungsdatum wird dann in den Obligo-Änderungsbeleg übernommen.

Die jeweilige Feldauswahl ( Ausblenden , Anzeigen , Kanneingabe , Musseingabe ), die Sie für das Buchungsdatum in der Versionsverwaltung festlegen können, hat folgende Auswirkungen auf das Fortschreibungsdatum im Obligo-Änderungsbeleg:

Buchungsdatum:Ausblenden , Anzeigen , Kanneingabe

Wenn Sie kein Buchungsdatum im Einkaufsbeleg eintragen, wird in dem dazugehörigen Obligobeleg das manuell angelegte Fortschreibungsdatum (siehe oben) übernommen.

Buchungsdatum:Musseingabe

Wenn Sie das Buchungsdatum als Musseingabe festgelegt haben und kein Datum eingeben, wird in den Einkaufsbeleg das Systemdatum eingetragen und auch in dem dazugehörigen Obligobeleg übernommen.

Wenn Sie im Haushaltsmanagement die periodenbasierte Obligofortschreibung sowie die Versionsverwaltung der Materialwirtschaft aktiviert haben, empfehlen wir, das Buchungsdatum für Einkaufsbelege in der Versionsverwaltung als Kanneingabe oder Musseingabe festzulegen.

Selektive Steuerung der periodenbasierten Obligofortschreibung

Sie können im Rahmen der periodenbasierten Obligofortschreibung selektiv festlegen, in welchen Buchungsperioden und für welche Obligobelege eine detaillierte Änderungsbelegerfassung durchgeführt werden soll.

Sie erreichen dies, indem Sie für die betreffenden offenen Buchungsperioden festlegen, welche Budgetkategorien (Zahlungsbudget und/oder Verpflichtungsbudget), Werttypen und HHM-Kontierungen hiervon betroffen sein sollen.

Für die Bearbeitung der jeweiligen Buchungsperioden stehen Ihnen eine Einzelbearbeitung sowie eine Massenbearbeitung zur Verfügung.

Weitere Informationen finden Sie unter Öffnen und Schließen von Buchungsperiode n im Haushaltsmanagement .

Auswertung der Obligo- und Istdaten

Im Informationssystem stehen Ihnen Reports für die Auswertung von Jahres- und Gesamtbudget gegen Obligo- und Istdaten zur Verfügung.

Sie führen die Reports aus unter Rechnungswesen → Public Sector Management → Haushaltsmanagement → Infosystem → Periodische Sichten . Weitere Informationen finden Sie in den jeweiligen Reportdokumentationen unter ( Programmdokumentation Umsch+F1 ).

Aktivitäten

Sie aktivieren die periodenbasierte Obligofortschreibung, indem Sie das Fortschreibungsprofil, das Sie für Ihre Organisation (Finanzkreis) verwenden von Jahresbasiert auf Periodenbasiert ändern.

Sie führen diese Einstellung im Customizing des Haushaltsmanagements aus unter Ist- Obligofortschreibung / Integration → Allgemeine Einstellungen → Fortschreibungsprofil übersteuern .

Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden zur IMG-Aktivität Fortschreibungsprofil übersteuern .

Sie führen das Öffnen von Buchungsperioden in einer Einzelbearbeitung oder in einer Massenbearbeitung für das jeweilige Geschäftsjahr aus. Dabei können Sie auch selektiv festlegen, für welche Obligos und in welchen HHM-Kontierungen die detaillierte Änderungshistorie stattfinden soll.

Beachten Sie, dass standardmäßig zunächst alle Buchungsperioden geschlossen sind.

Sie führen das Öffnen der Buchungsperioden aus unter Rechnungswesen → Public Sector Management → Haushaltsmanagement → Weitere Funktionen → Abschlussarbeiten → Perioden/Geschäftsjahre öffnen und schließen → Buchung → Einzelbearbeitung bzw. Massenbearbeitung .

Sie aktivieren die Versionsverwaltung für Einkaufsbelege und die Feldauswahl des Buchungsdatums im Customizing unter Materialwirtschaft → Einkauf → Versionsverwaltung → Versionsverwaltung für Einkaufsbelege einstellen.

Siehe auch:

Beispiel: Periodenbasierte Obligofortschreibung