Steuerung der Verfügbarkeitskontrolle

Einsatzmöglichkeiten

Dieser Prozeß ermöglicht Ihnen, die Überwachung der zur Verfügung stehenden Mittel differenziert zu steuern. Die aktive Verfügbarkeitskontrolle kann eine zu hohe Verfügung bereits zum Zeitpunkt der Entstehung verhindern.

Das System prüft beim Erfassen von bestimmten Vorgängen (z.B. Bestellung, Mittelreservierung) auf der Grundlage des gültigen Budgetprofils, ob das verfügbare oder das freigegebene Budget noch ausreicht. Dabei werden die per Customizing eingestellten Toleranzgrenzen für die Verfügbarkeitskontrolle berücksichtigt. Die Toleranzgrenzen können Sie auf bestimmte Vorgänge beschränken. Die Grafik stellt die Funktionsweise der Verfügbarkeitskontrolle vereinfacht dar.

Voraussetzungen

Systemseitig ist die Verfügbarkeitskontrolle für Ausgaben immer aktiv, sofern sie nicht für bestimmte Geschäftsjahre im Customizing deaktiviert wurde. Die Verfügbarkeitskontrolle für Einnahmen ist systemseitig nicht aktiv. Sie können sie im Customizing aktivieren.

Weitere Informationen zur Aktivierung und Deaktivierung der Verfügbarkeitskontrolle finden Sie im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung im Abschnitt Verfügbarkeitskontrolle deaktivieren/aktivieren.

Wenn die Überwachungsfunktion wirksam werden soll, müssen Sie im Customizing Toleranzgrenzen definieren, gegen welche die Verfügbarkeitskontrolle prüft. Sie können dort jeweils für eine Kombination aus Budgetprofil, Vorgangsgruppe und Aktion eine relative oder absolute Abweichung vom Budgetwert als Toleranzgrenze definieren. In Abhängigkeit vom Budgetprofil können Sie die Toleranzgrenzen auch für einzelne Finanzstellen, Finanzpositionen oder Fonds individuell festlegen.

Detaillierte Informationen zur Einstellung der Toleranzgrenzen erhalten Sie im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung in den Abschnitten Toleranzen für die Verfügbarkeitskontrolle festlegen und Ausnahmetoleranzen für die Verfügbarkeitskontrolle festlegen.

Ablauf

  1. Buchung mit Kontierung

  2. Die Prüfungen der Verfügbarkeitskontrolle beginnen, wenn im System eine Buchung durchgeführt wird, in der eine Haushaltsmanagement-Kontierung angesprochen wird. Das System prüft zuerst, ob eine Ausgaben- oder Einnahmen-HHM-Kontierung angesprochen wurde. Anschließend wird geprüft, ob die Verfügbarkeitskontrolle für das bei der Buchung eingegebene Geschäftsjahr deaktiviert ist oder nicht. Wenn die Verfügbarkeitskontrolle deaktiviert ist, erfolgt die Buchung ohne Verfügbarkeitskontrolle. Die Verfügtwerte werden vom System nicht fortgeschrieben.

  3. Ermittlung budgettragendes Element

  4. Wenn die Verfügbarkeitskontrolle nicht deaktiviert ist, ermittelt sie bei Buchungen auf eine Ausgaben-HHM-Kontierung zunächst das budgettragende Element. Das budgettragende Element kann eine andere HHM-Kontierung sein, als die bebuchte. Hierbei ist die Verfahrensweise bei Ausgaben-HHM-Kontierungen davon abhängig, ob Sie mit Budgetträgern oder ohne Budgetträger arbeiten.

    Bei Einnahmen-HHM-Kontierungen wird dieser Schritt nicht durchgeführt. Hier erfolgt die Prüfung auf der bebuchten Einnahmen-HHM-Kontierung.

  5. Ermittlung gültiges Budgetprofil

  6. Wenn Sie eine Kontierung mit Fonds eingegeben haben, prüft das System zunächst, ob ein Budgetprofil im Fonds hinterlegt ist. Wenn kein Profil im Fonds hinterlegt ist, ermittelt das System das Budgetprofil aus der im Customizing vorgenommenen Zuordnung von Budgetprofil zu Finanzkreis. Wenn Sie dort ein Budgetprofil für Fonds hinterlegt haben, ist dies das gültige Budgetprofil, wenn kein Budgetprofil für Fonds hinterlegt ist, ist das Budgetprofil des Finanzkreises gültig. Wenn Sie eine Kontierung ohne Fonds eingegeben haben, gilt das Budgetprofil des Finanzkreises.

  7. Errechnung des verfügbaren Budgets gemäß der Einstellungen im Budgetprofil

  8. Im Budgetprofil können sie festlegen, ob die Verfügbarkeitskontrolle gegen Gesamtbudgets, Jahresbudgets, freigegebene Gesamtbudgets, oder freigegebene Jahresbudgets erfolgen soll.

  9. Überprüfung Toleranzgrenzen

Zunächst prüft das System, ob für die eingegebene Kontierung eine Ausnahmetoleranz definiert wurde. Falls eine Definition vorhanden ist, wird das Budgetprofil zur Prüfung der Toleranzgrenzen herangezogen, das der Ausnahmetoleranz zugeordnet wurde. Falls keine Ausnahmetoleranz definiert wurde, werden die Toleranzgrenzen des zuvor ermittelten Budgetprofils zur Prüfung herangezogen.

  • Buchung ohne Referenz auf einen anderen Beleg

Das System prüft zuerst, ob für den Vorgang, der sich aus der Buchung ergibt (z.B. Mittelreservierung) eine Toleranzdefinition vorliegt. Falls ja, gilt diese. Falls keine Definition für den Vorgang vorliegt sucht das System nach einer Toleranzgrenze, die für alle Vorgänge (Vorgang ++) Gültigkeit besitzt. Wenn das System keine Toleranzgrenze findet, ist die Buchung zulässig. Ansonsten errechnet das System, ob die Toleranzgrenze überschritten wird oder nicht.

  • Buchung mit Referenz auf einen anderen Beleg (Vorgangskette)

Eine Überprüfung der Toleranzgrenzen findet nur dann statt, wenn der Verfügtwert durch die Buchung größer wird oder wenn im Customizing festgelegt ist, daß die aktive Verfügbarkeitskontrolle die Toleranzgrenzen für jeden Vorgang innerhalb einer "Vorgangskette" prüft. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung im Abschnitt Verfügbarkeitskontrolle deaktivieren/aktivieren .

  1. Ermittlung Statuseintrag

Wenn der Status "Keine Verfügbarkeitskontrolle" gesetzt ist, ist die Buchung zulässig.

  1. Aktion gemäß Toleranzdefinition und Festlegungen für die Obligobuchungen

Ergebnis

Bei Überschreitung der Toleranzgrenzen, reagiert das System entsprechend der Definition der Toleranzgrenzen und Festlegungen für die Obligobuchungen mit einer

  • Warnung

  • Warnung mit Mail an den Finanzstellenverantwortlichen

  • Fehlermeldung

Wenn die Toleranzgrenzen bei der Buchung auf eine Ausgaben-HHM-Kontierung nicht überschritten werden, erzeugt das System auf Grundlage der entstandenen Verfügungen entsprechende Verfügtwerte. Beachten Sie bitte, daß bei Buchungen auf Einnahmen-HHM-Kontierungen kein Verfügtwert erzeugt wird.

Siehe auch:

Budgetstrukturplan

Ermittlung des budgettragenden Elementes: Ohne Budgetträger

Ermittlung des budgettragenden Elementes: Mit Budgetträger

Verfügungsträger

Verfügbarkeitskontrolle bei Obligobuchungen

Erfassung von negativem Budget