Reduzierung von Budgetverteilungen

Verwendung

Wenn Sie einen Betrag von HHM-Kontierungselementen auf einer höheren Ebene auf HHM-Kontierungselemente auf einer niedrigeren Ebene verteilen , dann aber feststellen, dass der Betrag zu hoch war, können Sie den Betrag reduzieren.

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten: die Verteilung eines negativen Betrags mit dem Verteilungsvorgang, oder die Aktivierung und Verwendung des Vorgangs Verteilung teilweise zurück.

Beide Methoden werden im folgenden erläutert:

Mit dem Vorgang ‘Verteilung teilweise zurück’:

Den Vorgang Verteilung teilweise zurück können Sie in der Budgetierungs-Workbench verwenden, um einen zuvor verteilten Betrag reduzieren oder zurückholen. Wenn Sie mit dieser Methode Beträge umbuchen, muss der Sender sich in der Hierarchie immer auf einem niedrigeren Knoten befinden als der Empfänger, und der umzubuchende Betrag muss als positiver Betrag eingegeben werden. Insofern unterscheidet sich der Vorgang von der Verwendung des Verteilungsvorgangs und bietet eine intuitivere und benutzerfreundliche Vorgehensweise.

Das HHM-Kontierungselement, das einen zu hohen Betrag erhalten hat, wird zum Sender des Vorgangs Verteilung teilweise zurück, sodass die Umbuchung eines positiven Betrags von einem niedrigeren auf einen höheren Knoten wie unter beschrieben ermöglicht wird.

Die Hierarchie stellt sich folgendermaßen dar:

A

|-- A1

|-- A2

|-- A21

|-- A22

Sie verteilen 100 Euro von A2 auf A22.

HMK Vorgang Betrag Beschreibung

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A2 DIST 100 Verteilungssender

A22 DIST 100 Verteilungsempfänger

Später stellt sich heraus, dass der Betrag zu hoch war. Daher entscheiden Sie sich, die Verteilung um 40 Euro zu reduzieren. Hierfür verteilen Sie 40 Euro vom Originalempfänger zurück auf den Originalsender; die Rollen wurden also getauscht.

HMK Vorgang Betrag Beschreibung

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A22 RDIS 40 Sender Verteilung teilweise zurück

A2 RDIS 40 Empfänger Verteilung teilweise zurück

Mit dem Vorgang ‘Verteilung’:

Wenn Sie den Vorgang Verteilung zur Reduzierung eines zuvor verteilten Betrags verwenden möchten, müssen Sie wie unten beschrieben einen negativen Betrag oder Wert vom Originalsender zum Originalempfänger umbuchen.

Die Hierarchie stellt sich folgendermaßen dar:

A

|-- A1

|-- A2

|-- A21

|-- A22

Sie verteilen 100 Euro von A2 auf A22.

HMK Vorgang Betrag Beschreibung

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A2 DIST 100 Verteilungssender

A22 DIST 100 Verteilungsempfänger

Später stellt sich heraus, dass der Betrag zu hoch war. Daher entscheiden Sie sich, die Verteilung um 40 Euro zu reduzieren. Hierfür verteilen Sie minus 40 Euro zwischen demselben Sender und Empfänger:

HMK Vorgang Betrag Beschreibung

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A2 DIST -40 Verteilungssender

A22 DIST -40 Verteilungsempfänger

Voraussetzungen

Für die Verwendung des Vorgangs Verteilung teilweise zurück gelten die folgenden Voraussetzungen:

  • Sie haben alle für die Budgetverteilung erforderlichen Customizing-Einstellungen vorgenommen.

  • Sie haben die Rücknahmevorgangs-UI im Customizing unter folgendem Pfad aktiviert: Public Sector Management -> Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung -> Budgetverwaltungssystem (BCS) -> Budgetierung -> Budgeterfassung -> Budgeterfassungsbelege -> Belegdefinition -> Belegarten definieren. .

Vorgehensweise

  1. Rufen Sie die Budgetierungs-Workbench im Menü SAP Easy Access unter Rechnungswesen -> Public Sector Management -> Haushaltsmanagement -> Budgetierung -> Budgetverwaltungssystem (BCS) -> Erfassungsbelege -> Budgetierungs-Workbench auf.

  2. Wählen Sie den für Ihre Zwecke geeigneten Vorgang und führen Sie ihn wie in der Beispielen oben erläutert durch.

  3. Sie können den Sender und den/die Empfänger manuell eingeben oder über die Massenselektion unter Zusätze -> Stammdaten auswählen.

  4. Sichern Sie Ihren Beleg.