Ablauf des Berichtsimports

Einsatzmöglichkeiten

Mit dem Berichtsimport können Sie Inbound-Dokumente (IBD) in das SAP-System importieren.

Beispiel Beispiel

Auf diese Weise können Sie z.B. Sicherheitsdatenblätter, die nicht von Ihnen erstellt wurden, importieren und für den Berichtsversand verwenden.

Ende des Beispiels.

Hinweis Hinweis

Im Customizing der Grunddaten und Werkzeuge können Sie unter User-Exits verwalten weitere Schnittstellen festlegen, indem Sie den Standard-Funktionsbaustein kopieren und an Ihre Anforderungen anpassen.

Ende des Hinweises

Prinzipiell können alle Dokumentformate importiert werden, sofern das Format im Customizing der Dokumentenverwaltung (DVS) angelegt ist. Eine zusätzliche Schlüsseldatei enthält einen Verweis auf den Dateinamen des Dokuments. Dieser kann z.B. auf *.PDF oder ein anderes Format enden.

Hinweis Hinweis

Nach dem Import funktioniert die Anzeige im Berichtsinformationssystem nur, wenn für den Dokumenttyp ein entsprechendes Anzeigeprogramm installiert ist.

Für den Druck und Versand müssen Sie sicherstellen, dass der Generierungsserver das entsprechende Format in Postscript umwandeln kann.

Ende des Hinweises

Voraussetzungen

  • Siehe Abschnitt Voraussetzungen unter Ablauf des Imports .

  • Sie haben im Customizing der Grunddaten und Werkzeuge im IMG-Abschnitt Import und Export die Einstellungen festgelegt.

  • Sie besitzen die notwendigen Berechtigungen und das entsprechende Schreibrecht.

  • Zu der Inbound-Berichtsdatei muss eine Schlüsseldatei vorhanden sein, über die sich das SAP-System die zugehörige Spezifikation, die Sprache und die Generierungsvariante ermitteln kann. Als Stichtag wird das Importdatum verwendet.

    Beispiel Beispiel

    Beispiel für eine Schlüsseldatei:

    Schlüssel

    Erläuterungen

    CPN=DUPONT

    Firmenname

    DTY=SDB

    Dokumenttyp MSDS

    PRN=LITHIUM POLYSILICATE

    Produktname

    EDN=00001513

    Dokumentnummer

    CTY=GB

    Land

    LAC=E

    Sprachkürzel

    STA=V

    Status

    DAT=19.03.1996

    Gültigkeitsdatum (entspricht dem Importdatum)

    SYN=CHE – LITHIUM POLYSILICATE

    Synonymname (wird abhängig vom Austauschprofil ausgewertet)

    SYN_1=LITHIUM POLYSILICATE

    Synonymname 2

    FNA=30.PDF

    Dateiname (die Extension .PDF gehört zum Namen)

    FFT=PDF

    Dateityp
    Ende des Beispiels.

    Hinweis Hinweis

    Die Generierungsvariante wird aus den Angaben zum Land und Berichtstyp ermittelt, die im Customizing der Produktsicherheit eingetragen sind (siehe IMG-Abschnitt Konditionenschemata zur BGV-Selektion ).

    Ende des Hinweises

Ablauf

  1. Mit der Funktion Verzeichnis prüfe n führen Sie den Vorimport durch.

    • Das SAP-System ermittelt den Importumfang.

    • Das SAP-System ordnet den Berichten jeweils eine Spezifikation, eine Sprache und eine Generierungsvariante zu.

      Sie legen im Austauschprofil fest, anhand welcher Identifikatoren aus der Schlüsseldatei *.KEY eine Spezifikation einem Bericht zugeordnet wird.

      Hinweis Hinweis

      Für den Berichtsimport werden zwei Dateien benötigt: Die *.KEY-Datei enthält alle Schlüsselinformationen zum Bericht. Der eigentliche Bericht ist eine *.PDF-Datei.

      Ende des Hinweises

  2. Sie kontrollieren das Prüfprotokoll, das das SAP-System zum Vorimport erstellt hat.

  3. Sie führen den Import durch (siehe Inbound-Berichte importieren ).

Ergebnis

Die Schlüsselinformationen der *.KEY-Datei eines Inbound-Dokuments können Sie sich nach dem Import in der Berichtsverwaltung und im Berichtsinformationssystem anzeigen lassen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Suchen Sie nach dem Inbound-Dokument. Geben Sie dabei neben Ihren sonstigen Selektionskriterien als Berichtstyp IBD_MSDS ein.

  2. Wählen Sie Berichtsbaum .

    Sie gelangen auf den Berichtsbaum.

  3. Markieren Sie den Bericht und wählen Sie Springen → Zusatzinfo ).

    Wenn Sie einen Inbound-Bericht ins SAP-System importiert haben und dort zu Generierungsvariante, Sprache und Spezifikation bereits ein Bericht existiert, können folgende Fälle auftreten:

Ausgangssituation im SAP-System

Ergebnis

Bericht besitzt den Status Freigegeben .

Der Inbound-Bericht wird im SAP-System angelegt.

Bericht besitzt noch nicht den Status Freigegeben .

Der Inbound-Bericht ersetzt den bestehenden Bericht im SAP-System.

Hinweis Hinweis

Der Inbound-Bericht erhält nach seinem Import den Initialstatus, den Sie in der Generierungsvariante festgelegt haben.

Ende des Hinweises