Vorlauf (optional)

Archivierungsobjekte, für die ein Vernichtungsbeleg oder eine Anlegesperre für den Vernichtungszeitraum erforderlich ist, verfügen über ein Vorlaufprogramm. Dies ist beispielsweise bei Archivierungsobjekten für die Vernichtung von abrechnungsrelevanten Daten der Fall.

In der Vorlaufphase finden die vorbereitenden Schritte zur Datenvernichtung statt. Das System erzeugt für alle Personalnummern, deren Daten vernichtet werden können, eine Lauf-ID, die Sie im nachfolgenden Schreibprogramm selektieren können. Das System schreibt als Vernichtungsbeleg für jede der im Vorlauf berücksichtigten Personalnummern einen Eintrag im Infotyp Archivierung/Datenvernichtung (0283) . Dieser hat den Status Vorbereitet zur Datenvernichtung. In der Vorlaufphase werden keine Daten aus der Datenbank gelöscht.

Sie führen das Vorlaufprogramm vor dem Schreibprogramm aus. Ein Vorlaufprogramm müssen Sie immer manuell über die Archivadministration (Transaktion SARA) einplanen und starten.

Schreiben

Wenn ein Vorlauf stattgefunden hat, erstellt das System für die im Vorlauf erzeugte Lauf-ID eine temporäre Archivdatei. Wenn kein Vorlauf stattgefunden hat, selektiert das System die Daten, führt die erforderlichen Prüfungen durch und erstellt die temporäre Archivdatei. In der Schreibphase werden keine Daten aus der Datenbank gelöscht.

Bei Archivierungsobjekten mit Vorlaufprogramm führen Sie das Schreibprogramm nach dem Vorlaufprogramm aus. Sie müssen das Schreibprogramm immer manuell über die Archivadministration (Transaktion SARA) einplanen und starten.

Löschen

Voraussetzung für die Löschphase ist, dass ein korrekter Schreiblauf und gegebenenfalls ein korrekter Vorlauf stattgefunden haben. Die Löschphase umfasst das Löschen der Daten aus den Datenbanktabellen und der Archivdatei selbst. Damit sind die personenbezogenen Daten aus Datenschutzsicht erfolgreich vernichtet. Sofern ein Vernichtungsbeleg im Infotyp 0283 vorhanden ist, setzt das System den Status automatisch auf Vernichtet.