ProzessBuchen und Ausgleichen

 

Das Buchen und Ausgleichen erfolgt im SAP-System immer nach dem gleichen Prozess. Nach dem Einlesen des Kontoauszugs sucht das SAP-System nach den Informationen, die es zur automatischen Verarbeitung benötigt.

Prozess

  1. Eine Zahlung erfolgt auf das Bankkonto.

  2. Der Buchungsvorgang wird gestartet. Im SAP Customizing der Bankbuchhaltung haben Sie dazu für den elektronischen Kontoauszug die erforderlichen Einstellungen zum Buchungsvorgang hinterlegt. Wie das System bei der Suche nach den Informationen für das Buchen und Ausgleichen vorgeht, finden Sie im nachfolgenden Beispiel beschrieben.

    Hinweis Hinweis

    Weitere Informationen zur Konfiguration des elektronischen Kontoauszugs finden Sie in der Dokumentation im SAP Solution Manager.

    Ende des Hinweises

  3. Das System ordnet die Zahlung entsprechend Ihrer Einstellungen einem offenen Posten zu und gleicht diesen aus.

Ergebnis

Wenn die Identifikation der Information im elektronischen Kontoauszug erfolgreich war, erfolgt die Verbuchung im SAP-System. Im Idealfall ist alles korrekt verbucht. In vielen Fällen ist jedoch eine manuelle Nachbearbeitung notwendig.

Beispiel

Das nachfolgende Beispiel soll den Prozess näher erläutern:

Ein Kunde begleicht eine offene Rechnung, indem er das Geld hierfür auf Ihr Bankkonto überweist. Diesen Vorgang haben Sie beim Customizing des elektronischen Kontoauszugs so eingestellt, dass er im System folgenden zweistufigen Buchungsvorgang auslöst:

  1. Der Geldeingang wird auf ein Verrechnungskonto gebucht, z. B. auf ein Geldeingangskonto (Bankbuchhaltung).

  2. Der Debitor wird gefunden und ausgeglichen (Nebenbuchhaltung). Hierzu benötigt das System folgende Informationen im elektronischen Kontoauszug:

    • Geschäftsvorgang (z. B. Überweisungsgutschrift)

    • Buchungsregel, die bestimmt, wie der Geschäftsvorgang im System gebucht werden soll (Kontenfindung)

    • Ausgleichsinformation (z. B. Belegnummern), damit der offene Posten des Debitors ausgeglichen werden kann.

Folgende Schritte durchläuft das System dabei vom Einlesevorgang bis zur Buchung:

  1. Das System identifiziert den Geschäftsvorgang und findet anschließend die dazugehörigen Konten mit Buchungsregel. Es verwendet dazu die folgende Suchhierarchie:

    1. Über den Bankschlüssel und das Bankkonto wird der Vorgangstyp in der Customizing-Tabelle gefunden.

    2. Über den Vorgangstyp und den externen Vorgang bzw. Geschäftsvorfallscode (GVC) der Bank wird die Buchungsregel in der Customizing-Tabelle gefunden.

    3. Über den Schlüssel der Buchungsregel werden die Buchungsschemata und die Kontenfindungsregeln gefunden, die Sie zuvor im Customizing definiert haben.

  2. Anschließend gleicht das System den offenen Posten des Debitors aus. Die für den Ausgleichsvorgang benötigten Informationen findet das System in den Verwendungszweckzeilen des elektronischen Kontoauszugs. Anhand der Belegnummer oder der Referenzbelegnummer kann das System den Beleg finden und ausgleichen.

    Die Belegnummer oder die Referenzbelegnummer wird über sogenannte Interpretationsalgorithmen für die Verwendungszweckinformation gefunden. Auch wenn die Belegnummer nicht im Kontoauszug übermittelt wurde, gibt es weitere Möglichkeiten, den Ausgleich vorzunehmen (siehe Interpretation der Verwendungszweckfelder).