Einrichten von E-Mail-Benachrichtigungen
Administratoren können E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren und deaktivieren sowie E-Mail-Vorlagen für Business-Process-Flow-Aktivitäten anpassen.
Die E-Mail-Adressen, an die die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen für Business-Process-Flow-Aktivitäten gesendet werden, sind die Adressen des Eigentümers einer Instanz, des Bearbeiters oder des Prüfers einer Aktivität, die im Business Warehouse über Transaktion SU01 eingerichtet werden. Damit das System die E-Mails automatisch versenden kann, müssen über Transaktion SCOT korrekte SMTP-Einstellungen konfiguriert werden. Genauere Informationen dazu finden Sie im Leitfaden für die SMTP-Konfiguration, der im SAP Help Portal verfügbar ist.
An Benutzer automatisch gesendete E-Mail-Benachrichtigungen enthalten einen Link, der sie direkt an die Aktivität bzw. den Prozessmonitor oder eine URL-basierte Anwendung, wie z.B. Transaktionen, Fiori oder ABAP-Web-Dynpro-Anwendungen, weiterleitet.
Administratoren können E-Mail-Benachrichtigungen wie folgt ein- bzw. ausschalten:
- Führen Sie die Transaktion SE38 aus.
- Führen Sie das Programm UJB_MAINTAIN_EMAIL_TMPL aus.
- Führen Sie für die E-Mail-Vorlage eine der folgenden Aufgaben aus:
Um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren, ändern Sie den Wert der Spalte Ist aktiv in Ja.
Um E-Mail-Benachrichtigungen zu deaktivieren, ändern Sie den Wert der Spalte Ist aktiv in Nein.
Klicken Sie auf der Seite der E-Mail-Vorlage auf Ändern, und wählen Sie Neue Einträge (F5).
Wählen Sie unter E-Mail-Vorlagentyp die Option Customizing-E-Mail-Vorlage.
Wählen Sie für die angepasste E-Mail-Vorlage eine ID. Wenn die angepasste E-Mail-Vorlage und die Standard-E-Mail-Vorlage dieselbe ID haben und später beide aktiviert werden, hat die angepasste Vorlage Vorrang.
- Geben Sie eine Bezeichnung für die E-Mail-Vorlage ein, wobei folgende Variablen verwendet werden können:
%PROCESS_NAME%: Name der Prozessinstanz
%STEP_REGION_NAME%: Name der Aktivität
Wählen Sie für den Textkörper eine Smart Form aus, oder geben Sie direkt Ihren Text ein.
Smart Forms können über die Transaktion SMARTFORMS eingerichtet werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Smart-Form-Textkörper einrichten“.
Ein E-Mail-Textkörper besteht aus einer einfachen Textzeile. Wenn sowohl ein Smart-Form-Textkörper als auch ein E-Mail-Textkörper definiert sind, hat der Smart-Form-Textkörper Vorrang.
Verwenden Sie das URL-Callback RSBPCB_SF_XSF_URL_CALL_BACK oder UJB_SF_XSF_URL_CALL_BACK aus der Standardvorlage, um die gewünschte URL aufzurufen.
Wählen Sie einen entsprechenden BPF-Vorgang.
Aktivieren und speichern Sie die Vorlage. Der Verantwortliche erhält E-Mail-Benachrichtigungen, die auf der angepassten Vorlage basieren.
Der Smart Form Editor wird über Transaktion SMARTFORMS aufgerufen.
Erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage als Kopie einer vorhandenen Vorlage. Wählen Sie aus der Liste der Formulare eine vorhandene E-Mail-Vorlage aus, und kopieren Sie sie, indem Sie in der Symbolleiste auf Kopieren klicken.
Geben Sie einen Namen für den neuen Smart-Form-Textkörper ein. Es wird empfohlen, einen Namen für die angepasste E-Mail-Vorlage zu wählen, der mit Z oder Y beginnt.
Sie können neue Vorlagen nur als lokale Objekte erstellen oder über die Auswahl eines Pakets transportieren.
Wählen Sie in der Symbolleiste Anzeigen bzw. Ändern, um den SAP Form Builder aufzurufen, wo der neue Smart-Form-Textkörper im Bearbeitungsmodus geöffnet wird.
Öffnen Sie den Textkörper der E-Mail-Vorlage, indem Sie Seiten und Fenster erweitern, bis Sie den Blattknoten NOTIF_BODY sehen. Führen Sie einen Doppelklick darauf aus, um den Textkörper zu bearbeiten.
- In der Benachrichtigung stehen folgende Variablen zur Verfügung:
Variable
Beschreibung
&I_PROCESS_NAME&
Name der Prozessinstanz
&I_INST_CTX_STR&
Kontext der Prozessinstanz
&I_RGN_NAME&
Name der Aktivität
&I_RGN_CTX_STR&
Kontext der Aktivität
&GV_URL&
Benutzerfreundliche URL zur Liste der Aktivitäten oder zum Prozessmonitor
&URL&
Vollständige URL zur Liste der Aktivitäten oder zum Prozessmonitor
.