Erstellen von Prozessinstanzen

Prozessinstanzen sind Prozesse, die auf der Grundlage von Prozessvorlagen erstellt wurden.

Verwendung

Berechtigte Benutzer können auf dem Administrationsbild eine Prozessinstanz erstellen. Sie können für jede Prozessvorlage bis zu 24 Prozessinstanzen erstellen.

Beim Generieren eines Prozesses werden alle erforderlichen Aktivitäten und Aktivitätskontexte erstellt. Sobald die Prozessinstanz generiert wurde, ist er nicht mehr der Vorlage zugeordnet. Änderungen an der Vorlagendefinition haben keine Auswirkungen auf bereits generierte Prozesse.

Voraussetzungen

Eine Prozessvorlage wurde erstellt, validiert und implementiert.

Vorgehensweise

Wählen Sie auf dem Bild Prozessinstanz die Option Neu. Der Assistent Neue Prozessinstanz umfasst die folgenden Schritte:

Wählen Sie die Prozessvorlage aus.
Wählen Sie den Prozesseigentümer aus.
Wählen Sie den Kontext aus.
Sie können den Bearbeiter oder Prüfer für jede Aktivität ändern.

Markieren Sie eine Aktivität, und wählen Sie Bearbeiter ändern oder Prüfer ändern. Wählen Sie dann einen anderen Benutzer oder ein anderes Team.
Sie können eine Zeitleiste festlegen, indem Sie für die Prozessinstanz ein Startdatum einplanen und für jede Aktivität entsprechende Fristen aktivieren. Ausführlichere Informationen finden Sie unter Fristen für Aktivitäten festlegen.
Hinweis
Sämtliche in der Prozessinstanz vorgenommenen Änderungen überschreiben die in der Prozessvorlage vorgenommenen Änderungen. Wenn Sie beim Erstellen der Prozessinstanz keine Fristen für die Aktivitäten aktivieren, werden daher die von Ihnen in den Prozessvorlagen festgelegten Fristen nicht wirksam.
Prüfen Sie den Prozess, markieren Sie Prozessinstanz starten, und wählen Sie Fertigstellen.

Der Titel des erstellten Prozesses wird vom Namen der Prozessvorlage und dem Kontext des Prozesses abgeleitet.

Ergebnis

Sie haben einen Prozess erstellt. Wählen Sie auf dem Bild Prozessinstanzen die Option Regenerieren, um der Liste den neuen Prozess hinzuzufügen; er wird mit dem Status Aktiv angezeigt.

Sie müssen diesen Prozess verwalten und aktivieren, bevor ein Benutzer ihn in der Webschnittstelle sehen kann. Sie können für einen Prozess im Fenster Prozessinstanzen folgende Funktionen ausführen:

Funktion	Beschreibung
Starten/Fortsetzen	„Starten“ wird in der Regel verwendet, um eine Aktivität manuell zu starten. „Fortsetzen“ wird verwendet, um einen ausgesetzten Prozess neu zu starten. Der Status ändert sich anschließend in Wird ausgeführt.
Aussetzen	„Aussetzen“ deaktiviert einen aktiven Prozess oder einen Prozess, der auf Fertigstellung wartet. Der Status ändert sich in Ausgesetzt. Der Prozess kann mit Fortsetzen reaktiviert werden. Ein inaktiver Prozess wird den Benutzern nicht als verfügbar angezeigt und ist nur im Fenster „Administration“ sichtbar. Beachten Sie, dass die Frist nicht verlängert wird, wenn ein Prozess ausgesetzt wird.
Zuordnungen ändern	Mit dem Assistenten „Zuordnungen ändern“ können Sie den Prozesseigentümer und den Bearbeiter oder Prüfer einer Aktivität ändern.
Zurücksetzen	Setzt einen Prozess zurück auf Aktivität 1. Das System setzt den Status im Prozess zurück, sodass die Benutzer die Schritte erneut ausführen müssen. Änderungen an Metadaten oder Transaktionsdaten werden vom System jedoch nicht zurückgesetzt.
Archivieren	Löscht nicht benötigte lokale Dimensionen. Die zu archivierenden Prozesse dürfen nicht den Status Wird ausgeführt aufweisen.
Aktualisieren	Aktualisiert die Anzeige, nachdem Änderungen vorgenommen wurden.