Externe Workflows mit Business Process Flows integrieren

Schritte zur Integration von Workflows, die sich außerhalb von Business Planning and Consolidation befinden, anhand der Systemfunktionen von Business Process Flow

Vorgehensweise

  1. Der für die Planung zuständige Instanzeneigentümer initiiert den Planungsprozess.
  2. Die Aktivität wird dem Bearbeiter in BPC unter Meine Aktivitäten angezeigt. Optional kann eine OA-Benachrichtigungsaktivität erstellt werden, die Sie in OA finden. Der Bearbeiter kann in der OA-Benachrichtigung einen Link öffnen, um die BPC-Aktivität zu starten und die erforderliche Aufgabe abzuschließen.
  3. Der Bearbeiter übergibt eine Aktivität, die die Workflow-Instanz initiiert und die folgenden Informationen an den Workflow übermittelt: Instanzinformationen, wie Name und Eigentümer; Aktivitätsinformationen, wie Kontext, primäre Dimension und Kommentare; Links für sämtliche Anhänge; Arbeitsbereich-URL des Prüfers (Reviewer) und Kennzahlen.
  4. Der Genehmigende erhält im Workflow sämtliche für den Abschluss der Genehmigungsaktion erforderlichen Informationen. Der Genehmigende kann den Arbeitsbereich des Aktivitätsprüfers öffnen, indem er den bereitgestellten Link auswählt. Er kann die Aktivität dort jedoch weder genehmigen noch ablehnen.
  5. Der Genehmigende genehmigt bzw. lehnt im externen Workflow die Aktivität ab und fügt bei Bedarf Kommentare hinzu. Es gilt dann Folgendes:
    1. Wenn der aktuelle Genehmigende der letzte Genehmigende im Workflow-Prozess ist, wird die BPF-Aktivität automatisch genehmigt bzw. abgelehnt.
    2. Wenn der aktuelle Genehmigende nicht der letzte Genehmigende im Workflow-Prozess ist, bleibt der BPF-Aktivitätsstatus unverändert.
    3. Der Workflow-Status kann für BPF-Instanzenkommentare aktualisiert werden.
  6. Bearbeiter können unter „Meine Aktivitäten“ den Workflow-Status und die Kommentare anzeigen.
  7. Eigentümer von Prozessinstanzen können den letzten Status sowie die neuesten Kommentare sämtlicher Instanzen anzeigen, für die sie im Prozessmonitor zuständig sind.
  8. Eigentümer von Prozessinstanzen können im Prozessmonitor Instanzen sortieren sowie nach ihnen filtern und suchen, um bestimmte Instanzen schnell zu ermitteln.

    Ein Bearbeiter kann eine Aktivität in einem BPF erneut öffnen. Wenn die erneut geöffnete Aktivität übergeben wurde, wird ein neuer externer Workflow initiiert.