Eigene Aktivitäten
Unter „Eigene Aktivitäten“ werden die Aktivitäten angezeigt, die von Ihnen als derzeit angemeldetem Benutzer eine bestimmte Aktion erfordern. Dies umfasst ggf. das Bearbeiten von Aktivitäten, die Ihnen zugeordnet sind, und das Prüfen von Aktivitäten, die von anderen Benutzern vorgelegt wurden.
Sie können den zugehörigen Aktivitätsarbeitsbereich öffnen, um Ihre Aktivität auszuführen oder zu prüfen, indem Sie eine Aktivität anklicken. Der Aktivitätsarbeitsbereich enthält Hyperlinks, über die Sie Ihre Aufgaben ausführen können.
Offen – Zur Ausführung: Die neue Aktivität muss abgeschlossen oder vorgelegt werden.
Ausstehend: Die Aktivität wartet auf den Abschluss einer anderen Aktivität. Sie können für ausstehende Aktivitäten keine Aktionen ausführen.
Vorgelegt: Eine Aktion wurde ausgeführt, und die Aktivität steht zur Prüfung an.
Abgelehnt: Ein Prüfer hat die Aktivität abgelehnt, und die Aktivität ist nun wieder zur Ausführung offen.
Abgeschlossen: Die Aktivität ist genehmigt und vollständig abgeschlossen.
Wenn keine Prüfung erforderlich ist, kann ein Bearbeiter den Status nach dem Ausführen aller erforderlichen Aktionen direkt in „Abgeschlossen“ ändern.
Erneut geöffnet: Die abgeschlossene Aktivität wurde erneut geöffnet.
Verzögert: Der Abschluss der Aktivität hat sich aufgrund des erneuten Öffnens der vorherigen Aktivität verzögert. Für verzögerte Aktivitäten können keine Aktionen ausgeführt werden.
Der Bearbeiter einer Aktivität ist für die Ausführung der Aktivität verantwortlich. Der Prüfer ist dafür verantwortlich, die in einem bestimmten Aktivitätskontext vom Bearbeiter ausgeführten Aktionen zu überprüfen. Bei Bearbeiter und Prüfer kann sich um einen oder mehrere Benutzer bzw. ein Team handeln. Da unter Umständen mehrere Benutzer parallel am Abschluss einer Aktivität beteiligt sind, können zwei oder mehr Benutzer gleichzeitig an derselben Aktivität arbeiten.
Auf der linken Seite der Ansicht Eigene Aktivitäten werden alle Prozesse angezeigt, deren Aktivitäten eine Aktion erfordern. Sie sind Bearbeiter oder Prüfer der Aktivitäten, die Ihnen angezeigt werden.
Im oberen Bereich können Sie fertiggestellte und aktive Prozesse anzeigen, oder Prozesse nach ID oder Beschreibung (oder beidem) anzeigen. Über das Suchfeld in der rechten oberen Ecke können Sie spaltenübergreifend suchen, das heißt, alle Elemente auf der Seite, die mit Ihrer Eingabe übereinstimmen, werden angezeigt und hervorgehoben.
Über 
(Einstellungen anzeigen) können Sie die anzuzeigenden Spalten für alle Aktivitäten auswählen und die Aktivitäten Ihren Wünschen entsprechend sortieren und gruppieren. Dies ermöglicht Ihnen, Aktivitäten organisierter zu verwalten.
Zahlen, wie 
, zeigen Ihnen in einem Prozess die Gesamtanzahl der offenen Aktivitäten an, die Ihre Aufmerksamkeit als aktueller Prüfer oder Bearbeiter in diesem Prozess erfordern. Wählen Sie Mehr anzeigen, um die genaue Anzahl der Aktivitäten mit dem jeweiligen Status anzuzeigen.
Aktivitäten bearbeiten und prüfen
Wählen Sie einen Prozess aus. Im Fenster Details werden alle Aktivitäten dieses Prozesses angezeigt, bei denen eine Aktion Ihrerseits erforderlich ist. Wenn Sie als Bearbeiter einer Aktivität zugeordnet sind, können Sie auf die Namen der Aktivitäten klicken, um den Aktivitätsarbeitsbereich zu öffnen, in dem Sie die erforderlichen Aufgaben ausführen. Wenn Sie die erforderlichen Aktionen abgeschlossen haben, wählen Sie im Aktivitätsarbeitsbereich Fertigstellen. Der Status in der Ansicht Eigene Aktivitäten wird automatisch aktualisiert. Sollten weitere Prüfungen erforderlich sein, ändert sich der Status in Vorgelegt. Anderenfalls ändert sich der Status direkt in Abgeschlossen.
Wenn Sie den Status einer BPF-Aktivität ändern, können Sie Kommentare eingeben und prüfen.
Wenn Sie der einer Aktivität zugeordnete Prüfer sind, können Sie die Aktivität genehmigen oder ablehnen. Mit Genehmigen ändern Sie den Status der Aktivität in Abgeschlossen. Mit Ablehnen ändern Sie den Status der Aktivität in Abgelehnt, und der verantwortliche Benutzer kann sie erneut zur Genehmigung vorlegen.
Aktivitäten erneut öffnen
Sie können eine abgeschlossene Aktivität oder bestimmte Aktivitäten, bei denen die Kriterien für erneutes Öffnen erfüllt sind, erneut öffnen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Kriterien für das erneute Öffnen von Aktivitäten. Wenn Sie der Eigentümer einer Prozessinstanz sind, können Sie die Aktivitäten der Prozesse, für die Sie Eigentümer sind, ohne Einschränkungen öffnen. Um eine Aktivität erneut zu öffnen, wählen Sie die Prozessinstanz aus, und klicken Sie auf Mehr anzeigen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Erneut Öffnen, und wählen Sie die entsprechenden Aktivitäten aus.
Integration von Arbeitsstatus
Der Arbeitsstatus ist in Business Planning and Consolidation eine häufig zur Steuerung des Planungsprozesses verwendete Funktion. Wenn von einem Administrator die Integration des Arbeitsstatus mit BPF eingerichtet wurde, kann der Arbeitsstatus automatisch bei jeder Änderung des BPF-Aktivitätsstatus geändert werden. Wenn der Administrator beispielsweise für einen bestimmten Datenbereich festgelegt hat, dass der Arbeitsstatus des Bereichs automatisch gesperrt wird, wenn die entsprechende Aktivität abgeschlossen wurde, wird der zugehörige Datenbereich nach Arbeitsstatus automatisch gesperrt, sobald Sie als Bearbeiter der Aktivität einen Bereich von Planungsdaten vorlegen und den Status der Aktivität in „Abgeschlossen“ ändern.