Buchen des Vorgangs
Verwendung
Sie möchten einen Vorgang buchen.
Bei der Buchung einer Abschlagsrechnung als Rechnung oder Anzahlungsanforderung sowie einer Schlussrechnung können verschiedene Sachverhalte berücksichtigt werden:
Sicherheitseinbehalte auf Abschlagsrechnungen
Im Vertragkönnen für Abschlagsrechnungen Einbehalte definiert werden. ein Einbehalt wird als Prozentsatz zum Rechnungsbetrag im Vertrag als Vorschlagswert hinterlegt.Einbehalte dienen dazu, Ungenauigkeiten bei der Erfassung von Teilleistungen abzusichern und werden daher auch Sicherheitseinbehalte genannt. Diese Sicherheitseinbehalte werden nie fällig, sondern sind bei der Stellung der Schlussrechnung aufzulösen.
Sicherheitseinbehalte auf Schlussrechnungen
Einbehalte zu Schlussrechnungen heißen auch Gewährleistungseinbehalte und werden nach Ablauf einervertraglich definierten Gewährleistungsfristfällig. Diese Fristen können für jeden Einbehaltstyp individuell hinterlegt werden.
Sondereinbehalte auf Abschlagsrechnungen
Bei nicht korrekt gestellten Abschlagsrechnungen (z.B. falsches Aufmaß, Qualitätsmängel) kann ein über den vertraglich vereinbarten Einbehalt hinausgehender Sondereinbehalt gebucht werden. Die Buchung erfolgt analog der Logik zum vertraglichen Einbehalt. Sondereinbehalte können in der Folge wieder zurückgenommen werden, z.B. wenn der entsprechende Mangel behoben wurde.
Nebenkosten
In der Regel werden gegenüber Nachunternehmern Nebenkosten (z.B. für Wasser, Strom, Abfall) geltend gemacht. Wenn die Berücksichtigung dieser Kosten innerhalb einer Anzahlungskette erfolgen soll, müssen sie in die Vertragsdaten aufgenommen werden, um bei einer neuen Rechnung automatisch als Vorschlagswerte zu erscheinen. Die Nebenkosten berechnen sich als prozentualer Anteil am Rechnungsbetrag, können aber manuell bei der Buchung des Vorgangs überschrieben werden.
Nebenkosten innerhalb einer Anzahlungskette wirken im debitorischen Fall ertragsschmälernd und im kreditorischen Fall aufwandsmindernd. Es sei denn es ist im Customizing anders definiert.
Funktionsumfang
Wenn Sie einen Vorgang buchen möchten, wählen Sie
Buchung
in der Anwendungsfunktionsleiste. Auf einem Dialogfenster geben Sie die Bezeichnung des Vorgangs ein und über den Vorgangstyp legen Sie fest, welchen Vorgang Sie buchen möchten.
Hinweis
Welche Vorgangstypen zur Auswahl stehen, hängt von folgenden Faktoren ab:
vom Kettentyp der Anzahlungskette
vom Vorgangstyp des vorher gebuchten Vorgangs
Anschließend erscheint im Arbeitsbereich die Registerkarte
Buchung
, auf der Sie Ihre Eingaben vornehmen. Außerdem erhalten Sie in der Anwendungsfunktionsleiste Funktionen für das Buchen des Vorgangs.
Registerkarte Buchung mit Erfassungsmaske
Sie finden auf der Registerkarte
Buchung
mehrere Datenbereiche.
Datenbereich Kopfdaten
Sie geben das Buchungsdatum, das Belegdatum und die Periode ein.
Die Transaktionswährung und das Steuerkennzeichen werden aus den Vertragsdaten übernommen und können nicht geändert werden. Falls sich der Umsatzsteuersatz ändert, müssen Sie eine entsprechende Änderung im Vertrag vornehmen.
Sie können weiterhin eine Referenz hinterlegen. Die Referenz kann die Belegnummer beim Geschäftspartner enthalten. Dieses Feld kann aber auch anders gefüllt sein.
Datenbereich Skonto
Sie finden hier die Skontoprozentsätze und Zahlungsfristen. Diese Zahlungsbedingungen sind im Zahlungsbedingungsschlüssel festgelegt, den das System aus den Vertragsdaten übernimmt. Sie können den Schlüssel jedoch für jeden Vorgang ändern.
Datenbereich Zahlung
Das System blendet auf der Registerkarte
Buchung
den Datenbereich
Zahlung
zwischen dem Datenbereich
Skonto
und dem Datenbereich
Buchungsdaten und Kontierung
ein. Dieser Datenbereich ist eine Default-Implementierung des BAdI /SAPPCE/DPC_POSTING. Wenn Sie eine eigene Implementierung für das BAdI anlegen, können Sie an dieser Stelle einen Datenbereich einblenden, der Ihren spezifischen Anforderungen genügt (siehe SAP Customizing Einführungsleitfaden:
Finanzwesen (neu)
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
Geschäftsvorfälle
Debitorische und kreditorische Anzahlungsketten
Debitorische und kreditorische Anzahlungsketten erweitern
Kundenerweiterungen definieren
BAdI: Buchung der Anzahlungskette
).
In der Default-Implementierung finden Sie in dem Datenbereich Zahlung den Skontobetrag, Abschlagsbasis, Zahlweg, Partnerbanktyp, Zahlsperre, Hausbank und fixierte Zahlungskondition.
Datenbereich Buchungsdaten und Kontierung
Die Erfassungsmaske für die Buchungsdaten besteht aus drei Spalten. Die Spalte
Kumuliert
gibt den zukünftigen „Zustand“ der Kette an, sobald der Benutzer gebucht hat. In der Spalte
Bisher
wird angezeigt, was in den vorherigen Vorgängen in der AZ-Kette gebucht worden ist. In der Spalte
Delta
wird angezeigt, welche Differenzbuchung erfolgt.
Dieser Datenbereich wird nicht bei Vorauszahlungen angezeigt.
Die Datenerfassung in der Anzahlungskette kann entweder kumuliert oder jeweils als Differenz zu den vorherigen Buchungen (Delta-Erfassung) erfolgen. Welche Felder eingabebereit sind, hängt vom Kettentyp ab.
Wenn im Kettentyp das Kennzeichen kumulierte Erfassung gesetzt ist, sind die kumulierten Felder eingabebereit.
Wenn im Kettentyp das Kennzeichen kumulierte Erfassung nicht gesetzt ist, sind die Delta-Felder eingabebereit.
Welche Felder in den Zeilen der Erfassungsmaske angezeigt werden, hängt von verschiedenen Faktoren ab:
von den Einstellungen in den Vertragsdaten, die Sie vorgenommen haben.
Wenn Sie in den Vertragsdaten Einbehalte erfasst haben, werden die entsprechenden Felder für die Einbehalte angezeigt.
Wenn Sie in den Vertragsdaten Nebenkosten erfasst haben, werden die entsprechenden Felder für die Nebenkosten angezeigt.
vom Vorgang, den Sie anlegen möchten.
Zum Beispiel erhalten Sie bei einer Teilrechnung das Feld
Einbehalt auf Teilrechnung
und bei einer Schlussrechnung das FeldEinbehalt auf Schlussrechnung
. Bei einer Vorauszahlung erscheinen diese Felder jedoch nicht.
Außerdem wird der Nettobetrag, der auf die Kontierungspositionen verteilt werden muss, unterschiedlich berechnet. Das System berechnet den zu verteilenden Betrag in Abhängigkeit vom Vorgangstyp und der Art der Erfassung.
Datenbereich Quellensteuer
Dieser Datenbereich wird angezeigt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
Die erweiterte Quellensteuer für den Buchungskreis ist aktiviert.
Die Quellensteuerinformationen sind in den Stammdaten des Debitors bzw. Kreditors hinterlegt.
Sie buchen eine Abschlagsrechnung als Rechnung, eine Schlussrechnung oder eine Korrektur.
Das Quellensteuerkennzeichen, der Quellensteuerbasisbetrag und der Quellensteuerbetrag in Belegwährung und der Quellensteuerbasisbetrag in Hauswährung werden angezeigt. Sie können den Quellensteuerbasisbetrag oder den Quellensteuerbetrag in Belegwährung ändern.
Hinweis
Am 16. Mai 2001 hat der Bundestag und am 22. Juni 2001 der Bundesrat der BRD dem Gesetz zur Eindämmung illegaler Betätigung im Baugewerbe zugestimmt. Seit dem 1.1.2002 unterliegen bestimmte Nachunternehmer diesem Gesetz.
Das Gesetz sieht vor, dass für Gegenleistungen auf erbrachte Bauleistungen vom Leistungsempfänger ein Steuerabzug von 15% für Rechnungen des Leistenden vorzunehmen sind. Dies wird im ERP-System mittels der erweiterten Quellensteuer abgebildet. (siehe auch SAP -Hinweis 429979)
Anwendungsfunktionsleiste
In der Anwendungsfunktionsleiste stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Wenn Sie die Daten erfasst haben und die Buchungsdaten prüfen möchten, bevor Sie sichern, wählen Sie
mit Quick-Info
Belegbuchung prüfen
. Ansonsten führt das System die Konsistenzprüfungen durch, bevor Sie die Daten sichern.Der Saldo aus Soll und Haben muss ausgeglichen (gleich Null) und die Daten müssen vollständig sein. Im Fehlerfall werden die Daten nicht gesichert, sondern Sie müssen diese vorher korrigieren. Wenn der Saldo ausgeglichen ist, schreibt das System die Belegdatei und die Sachkontensalden fort.
Um Ihre Eingaben zurückzusetzen, wählen Sie
mit Quick-Info
Zurücksetzen
.Mit
Vertragsdaten
können Sie in die Vertragsdaten abspringen und diese bearbeiten.
Informationen zu den allgemeinen Standardfunktionen in der Finanzbuchhaltung finden Sie in derSAP-Bibliothek unter
Rechnungswesen
Finanzwesen (FI)
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
Buchen.