Verwendung

Die Aufgaben in der Administration von Personalstammdaten können durch eine gezielte und automatisierte Prozesssteuerung wesentlich beschleunigt und vereinfacht werden. Hier bietet der SAP Business Workflow vielfältige Möglichkeiten, Aufgaben wie das Erfassen von speziellen Personalstammdaten an jeweils die Mitarbeiter zu verweisen, die diese Daten am besten kennen.

Aus diesem Grund ist der SAP Business Workflow für HCM Prozesse und Formulare die zentrale Komponente, um die personalwirtschaftlichen Abläufe abzubilden und zu gestalten. Die spezielle Architektur der ausgelieferten Workflow-Objekte im Zusammenspiel mit den anderen Komponenten von HCM Prozessen und Formularen ermöglicht Ihnen zudem die schnelle Einrichtung von Prozessvarianten und neuen Prozessen.

Funktionsumfang

Der SAP Business Workflow steuert die folgenden Funktionen in Verbindung mit den weiteren Komponenten von HCM Prozesse und Formulare :

Workflow-Muster

Mit den Workflow-Mustern und den Formularszenarios bilden Sie Ihre Prozesse in der Personaladministration ab. Für die wichtigsten Prozesse der Personaladministration wie Einstellung, Organisatorischer Wechsel oder Austritt stehen Ihnen neben Muster-Formularszenarios auch vorgefertigte Demo-Workflow-Muster zur Verfügung. Diese sind eng verknüpft mit den ebenfalls im Standard ausgelieferten Prozessen und Formularszenarios.

Neben den Demo-Workflow-Mustern, welche betriebswirtschaftliche Prozesse mit den beteiligten Personen im Unternehmen abbilden, stehen Ihnen auch Workflow-Muster zur Verfügung, mit denen technische Abläufe wie die Behandlung von Fehlern oder eine automatische Datensicherung gesteuert werden.

Standardaufgaben

Für die Abbildung der einzelner betriebswirschaftlicher oder technischer Schritte im Workflow stehen Ihnen spezifische Standardaufgaben für HCM Prozesse und Formulare zur Verfügung. Mit ihnen können Sie z. B. gezielt die in jedem Prozessschritt die auf der Formularanwendung durchzuführenden Arbeiten und zur Verfügung stehenden Funktionen steuern.

Bearbeiterzuordnung

Mit den für HCM Prozesse und Formulare spezifischen Regeln zur Bearbeiterzuordnung können Sie die für jeden Prozessschritt geeigneten Benutzer ermitteln.

Die Regeln zur Bearbeiterfindung legen fest, wie das System den Bearbeiter eines Workflow-Schrittes ermitteln soll. Die ermittelten Bearbeiter erhalten dann ein Workitem in ihren Zentralen Arbeitsvorrat.

Alternativ können Sie auch ein E-Mail an einen Bearbeiter schicken. Diese Technik ist besonders geeignet, wenn der Bearbeiter eines Workflow-Schrittes nur selten mit dem Portal arbeitet oder für die Sie keinen Zentralen Arbeitsvorrat bereitstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Einführungsleitfaden für HR Administrative Services unter Prozess-/Formularkonfiguration → Erweiterte Benachrichtigungen .

In der Standardauslieferung sind bereits einige Regeln zur Bearbeiterfindung enthalten.

Zusätzlich können Sie mit den Regeln zur Bearbeiterfindung auch die Berechtigungsprüfungen durchführen. Die Berechtigungsprüfungen erfolgen über die Berechtigungsobjekte der HR-Stammdatenberechtigungen. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungskonzept von HCM Prozesse und Formulare .

Die folgende Grafik verdeutlicht das Zusammenspiel der einzelnen Objekte des SAP Business Workflow mit den weiteren Customizing-Objekten von HCM Prozesse und Formulare .

Zusammenhang zwischen Prozessschritten und Workflow-Mustern